照片檔案管理工作實踐思考

鄭曉麗

溫州市科學技術情報研究所

照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片，并輔以文字說明的歷史記錄，是國家檔案的重要門類和載體，具有重要的保管和利用價值。照片檔案之所以重要，就在于它能夠真實、及時地記錄某一事件發生的面貌和大體過程。雖然也可以用文字等形式記錄下來，但它的直觀性和真實性遠不及照片。因此加強對工作開展過程中形成的照片和有關材料的收集歸檔是非常重要的一項工作。

1 當前照片檔案的管理現狀

1.1 檔案管理人員專業水平不夠

本研究所目前的檔案管理人員本身不是檔案專業人員，在檔案管理中專業水平較差，工作之前也沒有相應的培訓教育，甚至有些工作人員對于檔案管理工作沒有任何經驗。這些情況在照片檔案的管理中尤其嚴重，導致工作人員在實際工作中質量不高，無法發揮檔案管理真正價值。

1.2 相關管理制度執行不夠有力

檔案室制訂有檔案管理制度，從檔案收集、歸檔到移交檔案室統一管理，都有比較詳細的規定，而且本研究所還專門制定了相應的照片檔案管理制度。但從實際操作情況看，這些制度的執行和落實都存在許多問題，往往成為敷衍上級檢查的擺設。

1.3 照片檔案的利用率不高

浙江記憶工程的其中一項重點實施項目就是“浙江老照片”。而本研究所只是將照片收集歸檔，照片檔案發揮的宣傳作用十分有限，除了照片拍攝者和檔案工作人員，很少人知道單位有哪些照片已經歸檔，這就導致沒有真正將照片檔案利用起來。

2 照片檔案存在的主要問題

2.1 歸檔意識不強

單位對文書、科技等材料的歸檔管理工作比較重視，相比之下，照片檔案的歸檔意識就很淡薄。許多重大重要活動結束后，相關人員很少將活動期間形成的照片集中歸集到檔案室，反而習慣于將照片保留在自己手中。造成這種情況的主要原因，一是對照片是否屬于檔案，認識上較模糊，二是認為這些照片反映了本部門工作業績，留在手里便于查找和利用。

2.2 收集整理不齊全

照片檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片、底片（含電子版）需同時歸檔，照片需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，本單位有相當多的積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或根本找不到底片，很多照片要么沒有文字說明，要么只有總說明，并沒有每張照片的分說明，且有時對活動的總說明也并不符合《照片檔案管理規范》對文字說明的要求。隨著時間的推移，形成部門很難再對照片所反映的事由、時間、地點、人物、背景等信息進行完整、準確的描述，這就造成了照片事由不清楚、主題不明確等現象。

2.3 保管條件有待改善

照片檔案屬于特殊載體檔案，保管條件比一般紙質檔案的要求更嚴格。照片、底片表面易落灰塵、受污染，必須存放在符合特殊要求的庫房內加以保管，要求恒濕、恒溫、防磁、防震等，需要配備照片檔案專用柜。但是在實際工作中，由于領導對檔案室的投入相對較少，單位沒有設置照片檔案專柜，只能將重要的照片檔案資料存放在普通檔案櫥中，不具備照片檔案要求的恒濕、恒溫、防磁等保存條件，致使一些照片變黃褪色、底片粘連變質等，也沒有做到每隔兩年對底片/照片進行抽樣檢查，這樣非常不利于照片檔案的長久保存和利用。

3 加強照片檔案管理工作的若干建議

3.1 提高對照片檔案管理重要性的認識

照片檔案是國家全部檔案的重要組成部分，把照片檔案列入歸檔范圍早在1956年國務院已有明確規定。要依法宣傳照片檔案的相關知識和價值。通過宣傳，使單位全員充分認識照片檔案的重要性，從而依法自覺地做好照片檔案的收集和歸檔工作。改變過去那種不重視檔案、消極應付的工作作風和只注重文字材料收集而忽略了照片檔案積累的錯誤做法。使大家樹立“檔案工作、人人有責”的思想，把自己手中珍貴的檔案信息資源提供給檔案室，永遠保存下來，傳承下去，提高全員，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。

3.2 建立健全照片檔案管理體制機制

為規范照片檔案的管理，單位要建立健全相關的管理體制機制、集中統一管理的制度、照片收集歸檔范圍的制度、照片管理利用的制度等。本單位形成的照片檔案，要堅持“凡是本單位工作活動中形成的，具有保存價值的照片均應歸檔”這一原則。根據這一原則，能夠作為檔案保存的照片應是產生于或反映出本單位工作活動的記錄物，由本單位檔案室集中統一管理，不得由個人分散保存。能夠作為檔案保存的照片還必須有一定的價值，即這些照片在日后可以在各方面的工作活動中提供利用，能夠滿足社會各方面的需要，具有一定的利用價值，又值得對其施以管理活動，花費人力、物力、財力，具有一定的保存價值。這兩種價值都是在制定歸檔范圍時應考慮的。

3.3 嚴格把好文字說明關和歸檔入口關

由于照片檔案反映的是靜止的無聲的瞬間，照片畫面本身無法說明所要表達的內容，照片檔案要具有較高的史料價值，需要有相關的文字說明材料。照片文字說明材料包括事由、時間、地點、任務、背景、攝影者等要素，以概括提示照片影像反映的全部信息。因此，在照片檔案收集歸檔過程中，檔案人員發現文字說明材料不全時，要及時向有關形成單位催要補全。同時，照片檔案收集不宜過多過濫，對一些保存價值不大或無保存價值的照片材料要在歸檔前予以剔除，確保歸檔照片材料的準確率和規范性。

3.4 加快推進照片檔案數字化管理和利用

新的計算機技術為檔案管理提供了新的方法和機遇，促使檔案管理工作者轉變思維方式、提高工作效率。照片檔案的管理要以硬件設備為基礎，主要是計算機和掃描儀。然后再把信息儲存在光盤、硬盤或者網絡上，這使照片的管理方式產生了質的飛越。照片檔案的數字化管理是照片檔案儲存和管理的發展趨勢，我們需要盡快跟上趨勢，加快推進照片檔案數字化管理和利用，提高檔案管理的效率和質量。

3.5 提高檔案工作人員的專業素質

大力引進高素質的檔案專業人才，使人力資源與檔案工作要求相適應。同時要加大對現有檔案工作人員的培訓力度，切實提高專業化建設水平。要加強收集工作的主動性和預見性，可根據本單位的工作特點，圍繞中心工作或階段性工作重點，針對年內要開展的重大活動、各項工作等做出照片檔案收集計劃，在每年底對照清單進行檢查，形成工作閉環。