檔案數字化項目交付質量控制研究

留 巍

浙江星漢信息技術股份有限公司

檔案信息資源是國家信息的重要組成部分，檔案數字化則是現代檔案信息化建設和數字化建設的基礎工作，如何保證項目符合相關質量標準，確保檔案信息的準確利用，是目前檔案數字化項目實施的重點和難點。

1 檔案數字化項目質量難以控制的原因

目前檔案數字化項目普遍存在項目質量難以控制、評估等問題，其原因主要有以下幾種：

1.1 檔案數字化行業的交付成果屬于非標產品

標準眾多，有國家標準、行業標準、地方標準、項目標準，甚至一些項目委托方不同人員有不同標準。如歷史文書檔案數字化中文件所涉人名的著錄項，相關國家標準中并未明確該字段的著錄標準，因此會出現各個委托單位各自的標準。在人名著錄范圍上，有些委托單位考慮到檔案利用價值，會要求涉及人員任免、處分、工資等相關的信息，而有些委托單位則要求有名單的均需著錄。在人名著錄格式上，有些委托單位要求將同一件中的所有人名著錄在同一個條目上，有些則要求10個人名為一條。

又如對《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31—2017）中圖像處理的“因遵循展現檔案原貌的原則”的理解存在差異。有些委托單位經辦人員認為，應當完全展現檔案原貌，不去除裝訂孔、污漬等；有些則認為，應當去除這些不影響檔案內容的部分，并盡量保持檔案頁面的趕緊，這也是符合以上原則。

1.2 部分質量標準難以客觀衡量，需要人員的主觀判斷

仍以《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31—2017）中圖像處理的圖像糾偏標準為例，標準中的描述為：“對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。”不同的人員對此的感覺不同，也就意味著質量標準不同。以目前常見的1°的質量標準為例，1°一般人是明顯感覺偏斜的，但從量化質量標準上看是符合質量要求的。

1.3 檔案數字化某種程度上屬于勞動密集型行業，大量工作通過人工完成，難以確保質量穩定輸出

檔案數字化項目工作量少則幾十萬頁，多則上千萬頁，而且項目不少流程環節只能通過人工完成，尤其是在存量檔案數字化方面。比如檔案前處理、檔案著錄、檔案裝訂等等環節。存量檔案因歷史原因，紙張類型復雜，字跡難以辨認。如此復雜的、海量的工作量，完全由人工完成，質量的穩定輸出難度極高。

1.4 檔案數字化行業門檻較低，普遍存在缺乏有效的項目質量控制體系和技術手段支持問題

以浙江省為例，據不完全統計，全省從事檔案行業的公司約有200家，而僅有10家具有檔案數字化加工設計乙級資質；具有自主知識產權檔案數字化加工軟件的也寥寥無幾，大部分公司的數字化軟件是通過各種簡單功能的軟件組合以及OFFICE來實現的。在體制和技術上完全無法保障項目質量。

1.5 特別是存量歷史檔案，由于歷史原因，檔案形成、收集不規范，檔案情況復雜

以綜合檔案館的歷史存量檔案為例，檔案形成時間跨度大，一般來說，從新中國成立后開始也有70年之久，紙張質量較差。因檔案館中館藏檔案來自各個單位、個人，早期檔案工作缺乏規范指導，甚至同一卷中出現不同全宗單位檔案，與現行檔案歸檔標準相去甚遠。

2 提高項目交付質量的對策

通過長期的行業項目積累和積極探索，我認為提高檔案數字化項目交付質量，應當從項目機制、人員、技術手段等多方面入手。

2.1 加強從業人員業務技能培訓

檔案數字化行業門檻較低，從業人員檔案業務能力普遍較低，流動性較大；而檔案數字化行業又有勞動密集型行業的特征，因此加強從業人員的業務技能，對提高檔案數字化項目的交付質量起到至關重要的作用。具體來說，業務技能培訓分為兩個層面，對項目負責人的業務培訓以及對操作人員的技能培訓。由于大部分檔案數字化項目均在委托方場所實施，項目負責人駐場交付，遠離承建方公司本部，因此，項目負責人對項目交付起到非常重要的作用。對項目負責人的業務能力進行系統培訓、綜合評估，實行持證上崗。對操作人員進行崗前培訓，確保在正式上崗前對流程標準已理解和掌握。操作人員層面可以由項目負責人進行培訓，也可以由公司進行培訓；應當做到崗前培訓，確保上崗前合理正確掌握質量標準。

2.2 建立樣品試制以及批次驗收機制

很多項目委托方和承建方都不重視機制的建立，正因為檔案數字化項目具有上述特征，建立上述機制能有效提升項目交付質量，降低大批量項目質量不合格的風險。項目因質量問題返工或者無法通過驗收，帶來的不僅僅是承建方的經濟損失，對委托方也是一種損失，更有可能給檔案實體帶來破壞性風險。在項目啟動階段，盡可能對項目涉及的檔案進行試加工，封存樣品，作為后續階段質量標準的實物參考和評估依據。在項目交付過程中，委托方可以以年度、目錄號等建立檢驗批，通過對檢驗批的質量檢查，以確保質量問題能得以及時發現，控制在較小范圍內。

2.3 提升技術能力，通過技術手段控制質量

檔案數字化行業中常見的質量問題可分為系統類、圖像類、條目類。系統類的常見問題有檔號重復、檔號錯誤等；圖像類的常見問題有掃描頁數不匹配、空白頁、掃描參數不正確等；條目類的常見問題有字段格式類型錯誤、錯別字。據此，通過對生產系統的研發、升級，實現流程控制、自動檢測、OCR識別、消息回退、系統隨機抽檢等技術提升交付質量。

提高檔案數字化行業的交付質量是一項復雜的系統工程，從機制、體系到技術，質量管理的目標是過程的持續改進，質量關注的焦點從結果或產品轉移到產生結果或產品的過程。