OA系統應用于醫院檔案管理存在的問題與思考

蘇 琴

溫州市第七人民醫院

辦公自動化系統（OA）通過實現辦公自動化，優化管理組織結構，調整管理體制，提高效率，增強協同辦公能力。隨著社會科學技術水平的發展，借助高新技術的變革，將OA系統引入醫院檔案管理工作，提升了醫院管理工作效率，也進一步推進了醫院檔案管理的發展與完善。在運用OA系統時也對以往的檔案管理模式進行了創新，使檔案管理人員工作觀念得到轉變，從而促進了檔案管理規范化、標準化的實現。以下就OA系統應用于醫院檔案管理中存在的問題，提出幾點對策，希望能為醫院檔案管理工作提供幫助。

1 OA系統應用于醫院檔案管理現狀

OA系統的應用是醫院檔案管理的重要方式，能有效提高資源的利用率和工作效率。OA系統的應用也可推進醫院檔案管理的制度化、規范化、科學化，實現醫院檔案管理的信息共享、數字化以及溝通的高效性。OA系統是通過建立統一的標準來規范整個文件管理，包括規范醫院業務系統的文件管理和完整的檔案資源信息共享服務平臺，主要實現檔案流水化采集功能。OA系統檔案管理模塊包括公文辦理、文檔盒管理、檔案借閱、文檔整理、檢索功能及檔案管理系統接口等幾個子模塊，尤其突出對收文、發文、擬文等工作流程的定制和應用。

2 OA系統應用于醫院檔案管理存在的問題

2.1 技術管理人員水平不足

目前，醫院應用OA系統進行檔案管理時，沒有配置專業網絡技術人員。而委托的網絡工程師缺乏在醫療方面的專業知識，導致醫院檔案管理工作存在一定的局限性。另外，本院負責應用OA系統進行檔案管理的人員雖然有一定的檔案管理知識，但相應的計算機操作技術能力欠缺，這也使得OA系統在醫院檔案管理工作中的應用受到極大限制。

2.2 對OA系統重視不夠

OA系統作為日常管理系統的一種，其中的檔案管理功能是將電子文檔統一納入OA系統平臺，方便用戶對檔案進行瀏覽使用，使工作效率顯著提升。目前多數醫院受傳統觀念限制，認為紙質文件具有保存價值與法律意義，導致部分醫院在應用OA系統的同時，還應用紙質文件，甚至少數醫院不認可OA系統，僅認可紙質文件在檔案管理中的作用，導致在醫院各類檔案的收集與歸納工作中OA系統的應用受到極大阻礙，也影響了OA系統的使用率。

2.3 網絡平臺搭建不健全

OA系統中電子文件通過網絡數據進行傳輸，因此相關的簽批、發布及閱讀等功能的應用與實現，均需要依靠網絡平臺，但是多數醫院在網絡系統平臺上的投入力度較小，導致網絡系統平臺缺乏穩定性與健全性，導致很多重要文件在進行數據傳輸的過程中存在丟失、簽批失敗等系統性問題。

2.4 OA辦公系統電子歸檔不及時

雖然OA系統在醫院檔案管理中已經得到廣泛引入與應用，但是尚未建立完整的電子歸檔制度，同時也未應用電子歸檔方式對醫院檔案信息進行分類歸檔。醫院多數檔案仍采用紙質文件進行歸檔保存，而紙質檔案易出現丟失、受潮、受損等問題，導致醫院檔案管理中存在一定的安全隱患。

3 OA系統應用于醫院檔案管理的改進對策

3.1 培養復合型專職人員

設置專業專職人員負責OA系統的開發與維護，并完成檔案管理工作。首先，需對網絡工程師進行醫療相關知識理論的培訓，使醫院檔案管理的開發與維護與醫院實際相吻合，同時選取網絡知識與檔案管理知識兼備的復合型人才作為OA系統管理的專職人員。醫院也需定期對專職人員進行OA系統相關業務培訓，提高專職人員的綜合素質水平，進而使醫院檔案信息化管理能力大幅度提升。

3.2 提高各部門對OA系統的重視程度

醫院需重視OA系統在醫院檔案管理中的應用程度，積極主動開展OA系統相關培訓與教育工作，改變醫院工作人員對于OA系統的思想認識，提高各部門對OA系統的重視程度，并在日常醫院檔案管理工作中規范性應用OA系統開展電子歸檔及辦公，使OA系統在檔案管理中的優勢得到充分發揮。

3.3 重視網絡平臺建設

醫院加大網絡平臺搭建的資金投入，可使OA系統在醫院檔案管理中的高效性、安全性大幅度提升。OA系統的共享主要依賴網絡傳輸，因此，穩定的網絡平臺對于OA系統的信息提交、存儲、檢索、共享等均具有重要作用，可實現OA系統與其他部門之間的溝通協作，進一步推動OA系統的完善運用。

3.4 健全電子歸檔制度

醫院要高度重視電子歸檔工作，結合文書檔案管理工作實際情況，建立起科學合理、行之有效的電子歸檔制度。制度要將電子歸檔的存儲設備、操作流程、歸檔管理負責人等包含在內。要從細節之處入手，將電子歸檔制度落到實處，這樣才能有效讓醫院文書檔案更加安全、完整和真實。

醫院檔案朝電子信息化的方向發展是大勢所趨。OA系統的運用在醫院辦公和檔案管理中起到了極大的推進作用，提高了各大醫院的管理水平和工作效率。要不斷地促進和完善醫院OA系統的建設，最大限度地發揮OA系統在醫院檔案數字化管理中的功能。