大數據背景下加快自然資源數字檔案館建設的實踐與思考

童萍麗

寧海縣自然資源和規劃局

自然資源檔案是自然資源管理活動中形成的一系列具有保存價值的資料，根據自然資源業務管理內容，可分為建設用地管理檔案、建設工程檔案、礦產檔案、土地利用規劃檔案、法制監察檔案、不動產檔案、地籍檔案等。當前，在大數據時代下，應當抓住機構改革這一契機，加強自然資源數字檔案館建設，推動檔案工作數字轉型。

1 注重頂層設計，統籌規劃數字檔案館建設

1.1 構建市區縣一體化的數字檔案館建設模式

一直以來，全局系統檔案是分散管理的，市局、區縣（市）分局（局）分別設有檔案室。建設數字檔案館的目的是打破這種分散管理的現狀，建立一個實體檔案物理分散、信息資源邏輯集中的開放式、一體化的檔案數據中心。按照“五統一”“三結合”的理念推進數字檔案館建設，在遵循統一規劃、組織、管理、平臺、標準的原則下，堅持數字檔案館建設與業務系統相結合、與日常業務管理工作相結合以及與實體檔案相結合的工作方法，推進數字檔案館與自然資源和規劃業務工作的深度融合，構建覆蓋全域的自然資源和規劃專業數字檔案館。

1.2 形成“1＋X”數字檔案館建設工作機制

數字檔案館建設由市局、區縣（市）分局（局）共同參與，采取“共建、共享、共用”的方式推進。由市局辦公室牽頭，市局檔案管理部門負責數字檔案館主體建設，承擔全市自然資源和規劃數字檔案館建設的總體統籌規劃、標準規范制定、基礎設施建設、應用系統開發和信息資源整合、安全保障體系建設等工作；區縣（市）分局（局）按照市局統一要求和規范，開展本單位數字檔案館（室）建設，完成本轄區檔案數字化、配套相應經費等工作，并向市局提交檔案資源信息，達到相關建設要求，納入數字檔案館一體化管理。

1.3 明確試驗區先行、逐步推開的建設方案

在建設過程中選取試點區，分步實施區域內項目部署、項目運行、實驗評估等工作，在試點區運行一段時間后，對試點區項目進行總結并逐步推開到全市范圍。

2 強化規范管理，構建數字檔案館資源體系

2.1 統一檔案資源分類、建立目錄體系

為加強檔案資源的規范化管理，寧波市局制定和完善全市統一的文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限和數字檔案安全利用等級的“四合一制度”。積極推進數字檔案資源的集中共享，對全局系統檔案目錄和全文信息進行集成與建庫，實現全市域以專業檔案為主體的電子信息的集中統一管理及異地檢索，推進檔案信息資源的互聯互通和信息共享。

2.2 整合已有檔案數據資源

為建立全局的自然資源檔案庫，要將包括市局和區縣（市）分局（局）原國土、規劃、海洋及林業等檔案數據整理后存儲在統一的管理平臺，以資源豐富與數據優質相輔，對于不符合相關分類及著錄規范的數據逐步進行數據整理工作，以便后續的整合利用。

2.3 全面實施存量檔案數字化

市局和區縣（市）分局（局）均已對存量檔案進行了數字化建庫，但數字化率不一，給相關業務辦理及檔案查詢利用帶來不便。因此應加快推進實體檔案數字化工作，在全局系統推行，將開展檔案信息化建設與年度績效目標工作相結合，有計劃地安排實體檔案數字化轉換，實現全局系統館藏檔案數字化建庫與利用。制定并完善檔案數字化加工標準、檔案著錄標準、檔案外包管理、數據質量檢查等系列規范性文件，加強檔案數字化過程的規范化管理。

2.4 分步推進增量檔案電子化

按照“三步走”的策略積極推進全大市增量檔案電子化，在電子化工作中，第一步，梳理OA公文在線歸檔流程，建立公文電子文件歸檔制度；第二步，研究業務審批電子文件在線流轉流程，形成業務審批電子文件在線歸檔方法；第三步，建立健全電子文件管理與歸檔機制，逐步鋪開，推進各門類增量檔案電子化。

2.5 配置信息化硬件設備

分步建設智慧檔案庫房，以智慧化先進技術為依托，采用先進、成熟、實用技術，與信息化體系相銜接，以信息自動化為核心，立足實際，充分運用當下成熟先進的領先科技，適應檔案館信息化條件下環境監測、庫房管理、消防聯動、安防監控等一體化集成的要求。

3 加強應用系統建設，搭建數字檔案館信息平臺

3.1 構建全局檔案數據中心

構建全局檔案數據中心，采取檔案數據分別存放、業務統一管理的策略，在市局和各區縣（市）分局（局）電子檔案數據依照檔案著錄項規范分階段完成標準化改造工作并實現整合梳理后，將數據存儲在各單位存儲設備中，實現對數字檔案信息資源的管理和保護。

3.2 開發一體化的數字檔案管理系統

將需求導向與利用為先共融，建立實用的數字檔案館管理系統，面向全局人員提供全大市綜合檔案數據的管理和應用服務。系統參考開放檔案信息系統模型設計，涵蓋檔案收集、檔案管理、檔案檢索、檔案借閱、檔案鑒定、檔案統計、移交接收、電子檔案長期保存管理、系統功能維護等方面，實現檔案文件歸檔、檔案門類管理、檔案接收采集、檔案分類編目、檢索利用、鑒定統計、數據導入導出、權限管理、數據遷移、電子印章水印管理與系統管理等功能。系統統一管理數字檔案的歸屬區域、檔案類別和利用權限等，實現各單位數字檔案信息資源的共享，滿足檔案信息一體化管理的需要。

3.3 做好與業務系統的電子文件歸檔技術對接

研究并實現數字檔案館系統與各業務系統建設成熟后的逐一對接。集成電子印章功能，實現公文、規劃管理、建設用地審批等電子文件自動分類和保管期限鑒定、智能分類，自動捕獲電子文件及其元數據，通過數據歸檔接口，實現公文和業務系統電子文件在線歸檔至數字檔案管理系統。對接系統包括浙江省投資項目在線審批監管平臺3.0、OA系統、不動產檔案信息系統等。

4 加強信息服務，實現數字檔案資源多元化利用

4.1 內部查詢網絡化

開放自然資源和規劃數字檔案館的信息資源，促進內部利用的網絡化，為審批決策提供輔助支撐。

（1）局內人員檔案查詢管理。實行統一用戶權限管理，授予用戶相應的訪問權限。授權用戶可通過訪問數字檔案館系統，查詢數字檔案目錄信息和公開信息，對非公開檔案信息實現在線借閱、在線審批、在線瀏覽和在線下載。

（2）對外支持通過接口服務的方式調用，支持外部系統進行數據的共享利用。根據存量檔案數字化和增量檔案電子化的成果，構建證照庫等檔案專題庫，實現自然資源檔案的多渠道檔案利用服務。

4.2 外部利用快捷化

堅持以人為本、服務為先，大力提升公共服務效能。按照數字檔案查詢利用權限要求，依托政務外網，研制開發面向公眾的自助查詢系統，提供專門檔案查閱場地，完善服務指南，為社會公眾提供公開的非涉密數字檔案信息查詢服務。

4.3 信息共享社會化

結合數字寧波、智慧寧波的推進，依托自然資源和規劃專業檔案信息資源，形成省、市、區縣（市）、基層站所四級聯動。

5 強化信息安全，構建數字檔案安全保障體系

5.1 建立自然資源和規劃安全策略體系

以檔案長期保存與安全為基并重，建立數字檔案安全策略體系和信息安全評估模型，實現面向社會公眾的自然資源和規劃數字檔案信息的安全利用。

5.2 建立檔案安全應急響應制度

制定檔案安全突發事件應急預案，明確規定檔案安全突發事件的種類與等級和應急準備，以及在突發事件發生后的應急程序、應急重點、搶救順序和災后工作等內容，提高對各種突發事件的應急指揮和協同處置能力，以達到快速有效救援，減少損失的目的。

5.3 建立自然資源信息異地、異質備份系統

搭建數據備份管理平臺，實現系統數據的備份，針對核心、關鍵性的業務信息系統建立應用級的本地快速恢復。建設藍光光盤等管理系統，實現數據異地、異質備份，為我局數據的保護與恢復管理工作提供更有效、更可靠、更全面的技術參考。