法院訴訟檔案的數字化管理探索

余牡鳳

龍港市人民法院

人民法院的訴訟檔案是人民法院在審判活動中，與訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動形成的，具有保管價值且應歸檔保存的最原始、最全面的各類電子文件。訴訟檔案是國家重要的專業檔案，是對國家和社會具有保存價值的真實記錄，是人民法院進行審判、執行工作的重要依據和必要條件。

隨著信息化、互聯網、云數據等新一代技術的快速發展，一體化智能檔案管理形態和服務有機統一形成。2020年浙江省高院全面推出無紙化辦案工作，以一鍵歸檔的模式管理檔案，人民法院的訴訟檔案媒介也隨之發生了翻天覆地的變化，從傳統的紙字檔案時代過渡到電子檔案時代，著力提升了檔案工作的現代化、信息化、智能化水平。

1 訴訟檔案數字化管理的特點

訴訟檔案是對法院審判行動的記載，能夠為審判工作提供依據。通過互聯網、計算機、通信等電子技術的支持，利用統計、分類運算原理，使用電子掃描技術，可將訴訟紙質檔案轉變成電子檔案，并實現網上資源共享，發揮便捷使用的服務價值。訴訟檔案的數字化管理與其他檔案有著不同的鮮明特點，包括：

1.1 以電子為主、紙質并存的混合單套制管理

在保障電子訴訟檔案的真實、完整、有效與安全的前提下，將人民法院在立案、審判、執行等訴訟活動中形成的，具有保存價值且應歸檔保存的電子訴訟文件以及訴訟活動經數字化處理產生的紙質訴訟文件電子版本，直接以電子方式進行存檔，如民商事案件調解、撤訴案件等。

1.2 可極大節約保存和管理成本

訴訟檔案形成量大，紙質檔案占用空間大，浪費紙質資源較多，檔案保存環境要求高，檔案庫房要保持恒溫，經常除濕、通風、殺蟲等，紙質檔案保存和管理的成本較高。而借助數字化管理方式，不僅節約空間資源，更節約了紙質資源，對到期不需要永久保存的檔案可以銷毀，更重要的是管理利用更加便捷。

1.3 更注重檔案的法律證據效力和安全

訴訟檔案作為訴訟活動的原始記錄，卷中的證據材料具有唯一性和不可替代性。訴訟檔案因其記載著案件審理的全過程，非法定程序不得替換、丟失、銷毀。

1.4 檔案利用方面有更高要求

因上訴、再審、申訴或與其他案件相關聯等，訴訟檔案一般在兩年內利用率比較高。訴訟檔案因其保存時間長，可供法官、偵查部門、案件當事人等，根據需求反復查詢利用。訴訟檔案往往涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私，一般只供案卷的當事人及代理人、公安偵查部門查閱，僅限正卷，并且需要檔案管理部門進行嚴格的審核辦理。

2 訴訟檔案數字化管理現狀及問題

2.1 訴訟檔案數字化管理現狀

在信息時代的大背景下，全國各地法院都加快信息化建設進程，許多法院紛紛開發屬于自己管理模式的“法院系統”。“系統”的使用優化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統計等工作環節，所有案件從立案到歸檔均通過計算機網絡系統進行控制管理，提高了工作質量和效率。但是從全國范圍看，由于沒有統一設計開發，各地法院的信息管理系統各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態，不利于實現跨地區的訴訟檔案信息化共享，另外各地檔案數字化工作進程差異較大，很多法院尤其是基層法院未實現訴訟檔案的全面數字化處理，卷宗調閱仍基本停留在實體利用階段。由于訴訟檔案利用率很高，辦案人員查閱卷宗時不得不頻繁到檔案室調取卷宗，既占用了時間又不利于對檔案實體的保護，因此訴訟檔案全面數字化工作是法院檔案電子化管理的重要內容。

2.2 訴訟檔案數字化管理存在的主要問題

（1）“異地調檔、跨域服務”模式有待升級。目前法院的“異地調檔、跨域服務”，還僅僅停留在浙江省內法院間系統開放，未能擴展至省外乃至全國法院系統數據的聯網，且工作程序煩瑣、效率低。隨著信息技術的飛速發展和互聯網的無限延伸，數字化、網絡化、信息化的訴訟檔案應實現信息共享，而訴訟檔案還處在“睡眠或半睡眠”狀態，未打破“異地調檔、跨域服務”的壁壘，實現法院與法院間檔案的遠程查閱。

（2）檔案數字化管理安全問題。訴訟檔案之所以具有重要憑證價值，就是因其涵蓋國家機密、商業秘密、個人隱私等真實記錄，而不同于一般檔案。檔案數字化后很多人擔心系統會被黑客盜取信息，這對于國家來講會造成巨大的損失，加上案多人少、數字化服務外包、專業人員缺乏等，檔案的真偽無法辨認，所以檔案數字化安全管理成為制約檔案數字化發展的一大障礙。

3 加強訴訟檔案數字化管理的對策措施

3.1 推進“異地調檔、跨域服務”，實現信息化便捷共享

針對當事人異地查檔困難，在全省乃至全國法院開通“跨域調檔”服務功能。當事人可以在手機上搜索“浙江法院網”“移動微法院”“智慧法院”或法院自助終端窗口等，輸入有效證件、手機驗證碼或掃臉進入檔案查詢窗口，進行裁判文書之類在線申請，系統借云數據將當事人申請信息反饋給檔案部門，檔案部門在一個工作日內進行審批、加蓋電子簽章，并將此信息以鏈接或短信方式推送給當事人；另一方面，還要打通上下級法院、法院與法院各個系統之間的信息壁壘，實現法院檔案互聯互通，做到“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”，最大限度方便當事人查閱檔案。

3.2 加強系統和數據安全保障

運用高科技技術完善檔案數據安全和信息系統及其網絡平臺的安全，通過權限控制機制，對不同檔案設立不同權限等級，提高監督和核實效用。建立檔案由專人保管、專人負責制度，將訴訟檔案的存儲及借閱設為只可讀不可修改格式，只有管理員才有權限進行管理。還需注意訴訟檔案的保密性，對于涉密檔案，要注意與互聯網隔斷，防止互聯網黑客及病毒入侵，以免檔案被盜取。同時應對輸出的檔案添加“**法院”水印字樣，做好數據加密、檔案數據備份工作，以應對檔案因介質消磁而無法讀取數據或受到人為破壞等情況。