法院訴訟檔案的數(shù)字化管理探索

余牡鳳

龍港市人民法院

人民法院的訴訟檔案是人民法院在審判活動(dòng)中，與訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)形成的，具有保管價(jià)值且應(yīng)歸檔保存的最原始、最全面的各類電子文件。訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案，是對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的真實(shí)記錄，是人民法院進(jìn)行審判、執(zhí)行工作的重要依據(jù)和必要條件。

隨著信息化、互聯(lián)網(wǎng)、云數(shù)據(jù)等新一代技術(shù)的快速發(fā)展，一體化智能檔案管理形態(tài)和服務(wù)有機(jī)統(tǒng)一形成。2020年浙江省高院全面推出無紙化辦案工作，以一鍵歸檔的模式管理檔案，人民法院的訴訟檔案媒介也隨之發(fā)生了翻天覆地的變化，從傳統(tǒng)的紙字檔案時(shí)代過渡到電子檔案時(shí)代，著力提升了檔案工作的現(xiàn)代化、信息化、智能化水平。

1 訴訟檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

訴訟檔案是對法院審判行動(dòng)的記載，能夠?yàn)閷徟泄ぷ魈峁┮罁?jù)。通過互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、通信等電子技術(shù)的支持，利用統(tǒng)計(jì)、分類運(yùn)算原理，使用電子掃描技術(shù)，可將訴訟紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享，發(fā)揮便捷使用的服務(wù)價(jià)值。訴訟檔案的數(shù)字化管理與其他檔案有著不同的鮮明特點(diǎn)，包括：

1.1 以電子為主、紙質(zhì)并存的混合單套制管理

在保障電子訴訟檔案的真實(shí)、完整、有效與安全的前提下，將人民法院在立案、審判、執(zhí)行等訴訟活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值且應(yīng)歸檔保存的電子訴訟文件以及訴訟活動(dòng)經(jīng)數(shù)字化處理產(chǎn)生的紙質(zhì)訴訟文件電子版本，直接以電子方式進(jìn)行存檔，如民商事案件調(diào)解、撤訴案件等。

1.2 可極大節(jié)約保存和管理成本

訴訟檔案形成量大，紙質(zhì)檔案占用空間大，浪費(fèi)紙質(zhì)資源較多，檔案保存環(huán)境要求高，檔案庫房要保持恒溫，經(jīng)常除濕、通風(fēng)、殺蟲等，紙質(zhì)檔案保存和管理的成本較高。而借助數(shù)字化管理方式，不僅節(jié)約空間資源，更節(jié)約了紙質(zhì)資源，對到期不需要永久保存的檔案可以銷毀，更重要的是管理利用更加便捷。

1.3 更注重檔案的法律證據(jù)效力和安全

訴訟檔案作為訴訟活動(dòng)的原始記錄，卷中的證據(jù)材料具有唯一性和不可替代性。訴訟檔案因其記載著案件審理的全過程，非法定程序不得替換、丟失、銷毀。

1.4 檔案利用方面有更高要求

因上訴、再審、申訴或與其他案件相關(guān)聯(lián)等，訴訟檔案一般在兩年內(nèi)利用率比較高。訴訟檔案因其保存時(shí)間長，可供法官、偵查部門、案件當(dāng)事人等，根據(jù)需求反復(fù)查詢利用。訴訟檔案往往涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，一般只供案卷的當(dāng)事人及代理人、公安偵查部門查閱，僅限正卷，并且需要檔案管理部門進(jìn)行嚴(yán)格的審核辦理。

2 訴訟檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及問題

2.1 訴訟檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

在信息時(shí)代的大背景下，全國各地法院都加快信息化建設(shè)進(jìn)程，許多法院紛紛開發(fā)屬于自己管理模式的“法院系統(tǒng)”。“系統(tǒng)”的使用優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)，所有案件從立案到歸檔均通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行控制管理，提高了工作質(zhì)量和效率。但是從全國范圍看，由于沒有統(tǒng)一設(shè)計(jì)開發(fā)，各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態(tài)，不利于實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)的訴訟檔案信息化共享，另外各地檔案數(shù)字化工作進(jìn)程差異較大，很多法院尤其是基層法院未實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的全面數(shù)字化處理，卷宗調(diào)閱仍基本停留在實(shí)體利用階段。由于訴訟檔案利用率很高，辦案人員查閱卷宗時(shí)不得不頻繁到檔案室調(diào)取卷宗，既占用了時(shí)間又不利于對檔案實(shí)體的保護(hù)，因此訴訟檔案全面數(shù)字化工作是法院檔案電子化管理的重要內(nèi)容。

2.2 訴訟檔案數(shù)字化管理存在的主要問題

（1）“異地調(diào)檔、跨域服務(wù)”模式有待升級。目前法院的“異地調(diào)檔、跨域服務(wù)”，還僅僅停留在浙江省內(nèi)法院間系統(tǒng)開放，未能擴(kuò)展至省外乃至全國法院系統(tǒng)數(shù)據(jù)的聯(lián)網(wǎng)，且工作程序煩瑣、效率低。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的無限延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的訴訟檔案應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息共享，而訴訟檔案還處在“睡眠或半睡眠”狀態(tài)，未打破“異地調(diào)檔、跨域服務(wù)”的壁壘，實(shí)現(xiàn)法院與法院間檔案的遠(yuǎn)程查閱。

（2）檔案數(shù)字化管理安全問題。訴訟檔案之所以具有重要憑證價(jià)值，就是因其涵蓋國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等真實(shí)記錄，而不同于一般檔案。檔案數(shù)字化后很多人擔(dān)心系統(tǒng)會(huì)被黑客盜取信息，這對于國家來講會(huì)造成巨大的損失，加上案多人少、數(shù)字化服務(wù)外包、專業(yè)人員缺乏等，檔案的真?zhèn)螣o法辨認(rèn)，所以檔案數(shù)字化安全管理成為制約檔案數(shù)字化發(fā)展的一大障礙。

3 加強(qiáng)訴訟檔案數(shù)字化管理的對策措施

3.1 推進(jìn)“異地調(diào)檔、跨域服務(wù)”，實(shí)現(xiàn)信息化便捷共享

針對當(dāng)事人異地查檔困難，在全省乃至全國法院開通“跨域調(diào)檔”服務(wù)功能。當(dāng)事人可以在手機(jī)上搜索“浙江法院網(wǎng)”“移動(dòng)微法院”“智慧法院”或法院自助終端窗口等，輸入有效證件、手機(jī)驗(yàn)證碼或掃臉進(jìn)入檔案查詢窗口，進(jìn)行裁判文書之類在線申請，系統(tǒng)借云數(shù)據(jù)將當(dāng)事人申請信息反饋給檔案部門，檔案部門在一個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批、加蓋電子簽章，并將此信息以鏈接或短信方式推送給當(dāng)事人；另一方面，還要打通上下級法院、法院與法院各個(gè)系統(tǒng)之間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)法院檔案互聯(lián)互通，做到“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”，最大限度方便當(dāng)事人查閱檔案。

3.2 加強(qiáng)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全保障

運(yùn)用高科技技術(shù)完善檔案數(shù)據(jù)安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全，通過權(quán)限控制機(jī)制，對不同檔案設(shè)立不同權(quán)限等級，提高監(jiān)督和核實(shí)效用。建立檔案由專人保管、專人負(fù)責(zé)制度，將訴訟檔案的存儲及借閱設(shè)為只可讀不可修改格式，只有管理員才有權(quán)限進(jìn)行管理。還需注意訴訟檔案的保密性，對于涉密檔案，要注意與互聯(lián)網(wǎng)隔斷，防止互聯(lián)網(wǎng)黑客及病毒入侵，以免檔案被盜取。同時(shí)應(yīng)對輸出的檔案添加“**法院”水印字樣，做好數(shù)據(jù)加密、檔案數(shù)據(jù)備份工作，以應(yīng)對檔案因介質(zhì)消磁而無法讀取數(shù)據(jù)或受到人為破壞等情況。