基于人機(jī)料法環(huán)的檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場管理

沈園園

寧波市婦女兒童醫(yī)院

近年來，以“最多跑一次”改革為契機(jī)，在檔案行政管理部門的支持和推動(dòng)下，檔案數(shù)字化管理模式已成為檔案管理的主流。一般而言，單位檔案室配備專職檔案人員的較少，檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目多由外包公司完成。從2012年開始，我國陸續(xù)制定相關(guān)檔案規(guī)范文件50多個(gè)，2020年5月出臺(tái)的《檔案外包工作規(guī)范》對檔案數(shù)字化服務(wù)明確了更高的要求。

人機(jī)料法環(huán)是全面質(zhì)量管理理論中影響產(chǎn)品質(zhì)量的5個(gè)主要因素的簡稱。人：指制造產(chǎn)品的人員；機(jī)：指制造產(chǎn)品所用的設(shè)備；料：指制造產(chǎn)品所使用的原材料；法：指制造產(chǎn)品所使用的方法；環(huán)：指產(chǎn)品制造過程中所處的環(huán)境。五大因素各司其職、相互影響，形成一個(gè)完整的閉環(huán)，對生產(chǎn)現(xiàn)場進(jìn)行管理，進(jìn)而保障持續(xù)穩(wěn)定生產(chǎn)符合要求的產(chǎn)品。對生產(chǎn)現(xiàn)場的質(zhì)量控制，實(shí)際上就是對這5個(gè)因素實(shí)施監(jiān)督和控制的過程。

經(jīng)實(shí)踐，人機(jī)料法環(huán)要素管理方法在檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場管理中也可以應(yīng)用并適用。現(xiàn)將我院檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場管理控制措施介紹如下，以期為檔案數(shù)字化加工有序推進(jìn)，效率、質(zhì)量提升，以及安全管理提供借鑒。

1 人

人作為加工現(xiàn)場的主體，是影響檔案數(shù)字化加工質(zhì)量的最關(guān)鍵因素，是質(zhì)量管理的核心，人的素質(zhì)和態(tài)度決定了檔案加工的質(zhì)量。

1.1 外包公司工作人員

主要控制措施：

（1）進(jìn)入加工現(xiàn)場前：核對身份，為外包公司符合工作技能要求人員；做好登記，加工現(xiàn)場入口設(shè)簽到工作日志，包括姓名、進(jìn)場時(shí)間、離場時(shí)間、完成工作項(xiàng)目情況等；清潔雙手，避免污染檔案原件。

（2）進(jìn)入加工現(xiàn)場：加工檔案嚴(yán)肅認(rèn)真；不在加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等；不無故察看檔案，不相互議論檔案。

（3）離開加工現(xiàn)場：切斷電源，關(guān)閉門窗。

1.2 檔案項(xiàng)目監(jiān)管人員

主要控制措施：

（1）動(dòng)態(tài)巡查加工現(xiàn)場，確保規(guī)章制度、操作規(guī)程落到實(shí)處，防止泄密事件。

（2）發(fā)現(xiàn)不符要求的加工檔案及時(shí)干預(yù)，要求外包公司增派人員或加班，以免影響項(xiàng)目整體進(jìn)度。

1.3 外來人員

主要控制措施：

（1）原則上不允許外來人員進(jìn)入加工現(xiàn)場。

（2）確因業(yè)務(wù)需要進(jìn)入場地，做好身份審核及登記，遵守加工現(xiàn)場規(guī)章制度，必要時(shí)簽訂保密承諾書。

2 機(jī)

機(jī)是指數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和數(shù)據(jù)載體等，保密性是數(shù)字化加工的底線。

主要控制措施：

（1）封閉所有加工設(shè)備的不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、藍(lán)牙、光驅(qū)、紅外線等。

（2）屏蔽所有加工設(shè)備網(wǎng)絡(luò)信號(hào)，并定期檢測。

（3）數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件，殺毒軟件、操作系統(tǒng)除外。

（4）加工設(shè)備性能良好，能滿足項(xiàng)目整體要求。

（5）加工設(shè)備或儲(chǔ)存介質(zhì)出現(xiàn)故障，及時(shí)告知項(xiàng)目監(jiān)管人員，不得擅自帶回維修。

3 料

料是指檔案原件，是數(shù)字化加工的基礎(chǔ)，應(yīng)利用并保護(hù)好“獨(dú)一份”的資源。

主要控制措施：

（1）配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，分別存放待數(shù)字化和已數(shù)字化的檔案。

（2）分批調(diào)檔，先進(jìn)先出，有序掃描。

（3）做好原始檔案保護(hù)，出現(xiàn)損毀的，盡快修復(fù)并做好登記。

（4）每天入庫（柜），加工檔案不得在工位上留存過夜。

（5）離庫時(shí)間較長的檔案，應(yīng)進(jìn)行殺蟲處理。

（6）小心存放，原檔案不清晰的，及時(shí)聯(lián)系檔案項(xiàng)目監(jiān)管人員，經(jīng)同意后進(jìn)行下步處理。

4 法

法是指數(shù)字化加工中所遵循的規(guī)章制度。沒有規(guī)矩，不成方圓，規(guī)章制度猶如加工現(xiàn)場的靈魂，為高效規(guī)范地進(jìn)行數(shù)字化加工打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

主要控制措施：

（1）建立安全管理、日常安全防范、信息保密、突發(fā)事件應(yīng)急管理等規(guī)章制度，懸掛加工現(xiàn)場醒目位置，做到制度上墻、執(zhí)行落地、工作入心。

（2）建立安全保密管理臺(tái)賬，全程記錄項(xiàng)目實(shí)施過程。

（3）建立項(xiàng)目實(shí)施方案，制定甘特圖，有效控制項(xiàng)目進(jìn)程。

5 環(huán)

環(huán)是指數(shù)字化加工現(xiàn)場環(huán)境。安全有序的現(xiàn)場環(huán)境是檔案數(shù)字化加工質(zhì)量的有效保障。

主要控制措施：

（1）加工場所一般與檔案庫房相鄰，且為獨(dú)立、封閉空間。

（2）加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

（3）開始數(shù)字化加工前，整理好加工場地，清除與加工無關(guān)的物品，場地門口做好醒目標(biāo)識(shí)。

（4）加工場所應(yīng)安裝監(jiān)控錄像設(shè)施，確保檔案暫存處及作業(yè)區(qū)域不留死角，錄像至少留存6個(gè)月，并能定期回放。

（5）配備專用儲(chǔ)物柜，供加工人員存放背包、手機(jī)、水杯等個(gè)人物品。

6 結(jié)論

醫(yī)院檔案室和外包公司應(yīng)是良好的合作關(guān)系，而不是純粹的依賴關(guān)系。在檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施過程中，引入人機(jī)料法環(huán)要素管理模式，可系統(tǒng)地關(guān)注到數(shù)字化加工現(xiàn)場的方方面面，通過全過程、全方位的嚴(yán)密監(jiān)控與管理，為檔案數(shù)字化加工效率、質(zhì)量與安全提供有效保障。