檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量提升策略

朱 笑

金華市藍(lán)波能源有限公司

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。在檔案信息化建設(shè)中，按照存量數(shù)字化、增量電子化和利用網(wǎng)絡(luò)化要求，存量檔案數(shù)字化是基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化質(zhì)量的好壞，直接影響檔案信息化建設(shè)的成效。在基層單位對(duì)存量檔案的數(shù)字化中，掃描是最常見(jiàn)的手段。

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，而掃描是紙質(zhì)檔案數(shù)字化中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，掃描工作的好壞影響著整個(gè)數(shù)字化工作的質(zhì)量。近年來(lái)，檔案掃描質(zhì)量不過(guò)關(guān)造成的檔案信息缺失、檔案原件毀損、檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)利用等問(wèn)題較為突出，因此，提升檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量是一個(gè)十分基礎(chǔ)，但是又十分迫切的課題。筆者長(zhǎng)期從事檔案數(shù)字化掃描工作，認(rèn)為提升檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量，應(yīng)該從事前、事中和事后3個(gè)環(huán)節(jié)著手，不同階段采用不同的方法，以起到實(shí)效，切實(shí)提升掃描質(zhì)量。

1 掃描前措施

1.1 需要有明確的組織架構(gòu)和職責(zé)分工

檔案數(shù)字化掃描項(xiàng)目整體工程量有大有小，但無(wú)論大小，職能職責(zé)需要明確。業(yè)主單位成立數(shù)字化工作小組，將任務(wù)目標(biāo)分解，責(zé)任落實(shí)到人，外包單位需要配備項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長(zhǎng)等，人員配備不一定齊全，但是職責(zé)必須清晰，落實(shí)到崗、到人。健全的組織是開(kāi)展檔案工作的前提。

1.2 需要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)范

業(yè)主單位和外包單位在掃描前必須組織數(shù)字化人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件管理規(guī)范》等規(guī)范性文件，使其熟練掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。

1.3 在檔案數(shù)字化掃描前，以年度為單位，對(duì)掃描件與非掃描件進(jìn)行劃分

數(shù)字化掃描工作人員要對(duì)需要掃描的檔案材料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、登記。依照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，對(duì)數(shù)字化前的檔案進(jìn)行整理檢查。要求進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件須完整、排序正確，無(wú)缺碼、缺頁(yè)、重碼，對(duì)破損、折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。

2 掃描中措施

2.1 選擇合適的設(shè)備

檔案數(shù)字化掃描企業(yè)在進(jìn)行檔案掃描時(shí)，應(yīng)該先根據(jù)紙張的規(guī)格、破損程度來(lái)明確所需要使用掃描儀器的規(guī)格型號(hào)。如果紙張的狀況比較好，通常采用高速掃描儀。如果紙張的狀況不好而且年代也比較久遠(yuǎn)，尤其是破損程度非常嚴(yán)重，一般加工公司會(huì)采取平板掃描儀。

2.2 注重圖像處理的質(zhì)量

圖像處理要以視覺(jué)清晰、頁(yè)面完整為準(zhǔn)，對(duì)圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，及時(shí)糾偏、去污、去黑邊。對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接，合并為一個(gè)完整圖像。掃描圖像的順序要與檔案原件保持一致，要保留文件編號(hào)及文件頁(yè)碼。注意檔案幅面的大小并根據(jù)紙張質(zhì)量選擇不同掃描速度，掃描后的文件存儲(chǔ)格式定義為T(mén)IFF格式，分辨率不小于300 DPI。

2.3 控制失誤

在掃描時(shí)，掃描人員要提高專(zhuān)業(yè)水平，從主觀上徹底消除失誤造成的漏掃、多掃和重掃問(wèn)題。如在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案紙張存在油性紙、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆字、字跡模糊、紙張較差及較薄等情況，可在保持檔案原貌的前提下進(jìn)行掃描，并提高分辨率或先墊白紙?jiān)龠M(jìn)行掃描，盡量反映檔案的原貌。掃描過(guò)程中，要把檔案紙張放置整齊，認(rèn)真填寫(xiě)檔案登記表。

3 掃描后措施

3.1 數(shù)據(jù)抽檢

抽檢率不得低于5%，主要檢查目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接是否錯(cuò)誤，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件有無(wú)出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題。有問(wèn)題的掃描件，標(biāo)記為“不合格”。抽檢合格率達(dá)到100%的，予以驗(yàn)收“通過(guò)”；達(dá)不到100%的，此批次全部返工。

3.2 數(shù)據(jù)掛接及校驗(yàn)

通過(guò)ADPS生成掛接數(shù)據(jù)，檔案數(shù)字化后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)匯總到數(shù)據(jù)服務(wù)器端，運(yùn)行服務(wù)器上的掛接軟件進(jìn)行操作，將每一份紙質(zhì)檔案掃描的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)的文件夾，對(duì)數(shù)據(jù)（包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形文件）以及數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行總的抽檢。

3.3 驗(yàn)收登記

驗(yàn)收過(guò)程需要遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)才能進(jìn)行，主要內(nèi)容包括目錄錄入的準(zhǔn)確率、圖像質(zhì)量處理、圖像掛接準(zhǔn)確率、檔案實(shí)體的完整性、移交數(shù)據(jù)的完整性等，按照這些內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表。

數(shù)字化為檔案管理帶來(lái)極大的便利，但在實(shí)際數(shù)字化建設(shè)工作中，受大量數(shù)據(jù)和復(fù)雜數(shù)據(jù)庫(kù)之間相互聯(lián)系、彼此影響等因素的制約導(dǎo)致文件資料不完整、不準(zhǔn)確地存檔歸檔，工作人員素質(zhì)低造成錄入時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤等問(wèn)題，都會(huì)制約檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，管理者、信息技術(shù)人員和檔案專(zhuān)業(yè)人員都應(yīng)該引起足夠重視，通過(guò)不斷的努力在實(shí)踐中探索思考，堅(jiān)持創(chuàng)新，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)全面、安全發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。