檔案數字化掃描質量提升策略

朱 笑

金華市藍波能源有限公司

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。在檔案信息化建設中，按照存量數字化、增量電子化和利用網絡化要求，存量檔案數字化是基礎的環節。檔案數字化質量的好壞，直接影響檔案信息化建設的成效。在基層單位對存量檔案的數字化中，掃描是最常見的手段。

檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容，而掃描是紙質檔案數字化中的關鍵環節，掃描工作的好壞影響著整個數字化工作的質量。近年來，檔案掃描質量不過關造成的檔案信息缺失、檔案原件毀損、檔案信息無法實現網絡利用等問題較為突出，因此，提升檔案數字化掃描質量是一個十分基礎，但是又十分迫切的課題。筆者長期從事檔案數字化掃描工作，認為提升檔案數字化掃描質量，應該從事前、事中和事后3個環節著手，不同階段采用不同的方法，以起到實效，切實提升掃描質量。

1 掃描前措施

1.1 需要有明確的組織架構和職責分工

檔案數字化掃描項目整體工程量有大有小，但無論大小，職能職責需要明確。業主單位成立數字化工作小組，將任務目標分解，責任落實到人，外包單位需要配備項目經理、質量經理、整理組長等，人員配備不一定齊全，但是職責必須清晰，落實到崗、到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。

1.2 需要認真學習相關規范

業主單位和外包單位在掃描前必須組織數字化人員認真學習《紙質檔案數字化技術規范》《電子文件管理規范》等規范性文件，使其熟練掌握標準要求。

1.3 在檔案數字化掃描前，以年度為單位，對掃描件與非掃描件進行劃分

數字化掃描工作人員要對需要掃描的檔案材料進行清點、核對、登記。依照《紙質檔案數字化技術規范》的要求，對數字化前的檔案進行整理檢查。要求進行數字化的檔案原件須完整、排序正確，無缺碼、缺頁、重碼，對破損、折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。

2 掃描中措施

2.1 選擇合適的設備

檔案數字化掃描企業在進行檔案掃描時，應該先根據紙張的規格、破損程度來明確所需要使用掃描儀器的規格型號。如果紙張的狀況比較好，通常采用高速掃描儀。如果紙張的狀況不好而且年代也比較久遠，尤其是破損程度非常嚴重，一般加工公司會采取平板掃描儀。

2.2 注重圖像處理的質量

圖像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像質量進行檢查，及時糾偏、去污、去黑邊。對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接，合并為一個完整圖像。掃描圖像的順序要與檔案原件保持一致，要保留文件編號及文件頁碼。注意檔案幅面的大小并根據紙張質量選擇不同掃描速度，掃描后的文件存儲格式定義為TIFF格式，分辨率不小于300 DPI。

2.3 控制失誤

在掃描時，掃描人員要提高專業水平，從主觀上徹底消除失誤造成的漏掃、多掃和重掃問題。如在掃描中發現檔案紙張存在油性紙、復寫紙、鉛筆字、字跡模糊、紙張較差及較薄等情況，可在保持檔案原貌的前提下進行掃描，并提高分辨率或先墊白紙再進行掃描，盡量反映檔案的原貌。掃描過程中，要把檔案紙張放置整齊，認真填寫檔案登記表。

3 掃描后措施

3.1 數據抽檢

抽檢率不得低于5%，主要檢查目錄數據庫與圖像文件掛接是否錯誤，目錄數據庫、圖像文件有無出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題。有問題的掃描件，標記為“不合格”。抽檢合格率達到100%的，予以驗收“通過”；達不到100%的，此批次全部返工。

3.2 數據掛接及校驗

通過ADPS生成掛接數據，檔案數字化后通過網絡及時匯總到數據服務器端，運行服務器上的掛接軟件進行操作，將每一份紙質檔案掃描的圖像存儲到相應的文件夾，對數據（包括目錄數據庫、圖形文件）以及數據掛接進行總的抽檢。

3.3 驗收登記

驗收過程需要遵循相關標準才能進行，主要內容包括目錄錄入的準確率、圖像質量處理、圖像掛接準確率、檔案實體的完整性、移交數據的完整性等，按照這些內容與標準進行驗收。驗收“通過”的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表。

數字化為檔案管理帶來極大的便利，但在實際數字化建設工作中，受大量數據和復雜數據庫之間相互聯系、彼此影響等因素的制約導致文件資料不完整、不準確地存檔歸檔，工作人員素質低造成錄入時出現錯誤等問題，都會制約檔案數字化建設。因此，管理者、信息技術人員和檔案專業人員都應該引起足夠重視，通過不斷的努力在實踐中探索思考，堅持創新，才能夠實現檔案數字化建設全面、安全發展，最終實現檔案管理可持續發展。