預歸檔管理系統在城市軌道交通建設項目管理中的應用

徐賜珍

寧波市軌道交通集團有限公司

1 引言

近年來，隨著國家經濟結構轉型，全國各大城市都在加緊軌道交通項目建設。軌道交通建設項目檔案對日后技術改造、線路維護、地鐵沿線保護、城市建設等都起到舉足輕重的作用。軌道交通建設項目檔案管理存在著諸多的問題，面對新的問題，傳統的管理方式已經難以適應，寧波市城市軌道交通建設項目推廣檔案預歸檔管理系統，取得了一定的效果，積累了豐富的經驗。

2 城市軌道交通建設項目檔案的特點及存在的問題

軌道交通建設是當前城軌企業快速發展時期最重要的主營業務之一，產生檔案數量龐大，平均每個軌道交通建設項目產生2萬多卷檔案，其中施工檔案占比超過一半。以一個城軌企業每5年新增3條線路測算，每年至少產生12000卷建設項目檔案，占整個公司檔案總量的70%以上。管理好軌道交通建設項目檔案是城軌企業檔案工作的重點，而管理好施工檔案是重點中的難點。

軌道交通建設項目從第一個施工單位進場開工到最后工程竣工交付試運行，需要經歷5年左右的時間。按照傳統的做法，建設項目在竣工后3個月收集移交檔案，檔案產生周期過長、施工單位人員流動性特別大，給建設項目收集、整理、歸檔增加了難度，傳統項目檔案管理方式很難保證軌道交通建設工程檔案的完整性、準確性和安全性。

軌道交通建設涉及路橋、隧道、房建、軌道、通信、信號、供電等各類專業，業務牽涉面廣、專業性強、參建單位眾多，通常1個項目的檔案就由幾十個專業、200多家參建單位在建設過程中產生。工程項目部數量多、分布廣，檔案員不熟悉專業導致資料收集不齊全，傳統項目檔案管理模式下，城軌企業檔案管理部門沒有精力和能力對參建單位工程檔案收集整理情況進行有效的過程管控。

軌道交通項目作為民生工程，社會關注度高、工期緊，大量單位工程在通車前短時間內集中竣工，傳統項目檔案管理模式給檔案驗收乃至工程驗收帶來極大壓力。

3 傳統建設項目檔案管理模式下施工檔案管理存在的問題

建立模塊化清單式管理的檔案預歸檔系統輔助建設項目檔案管理，有效規避傳統建設項目檔案管理模式下施工檔案管理存在的問題。

3.1 在預歸檔管理系統中建立施工檔案精細化大綱，明確施工文件歸檔范圍及保管期限

對應軌道交通的土建、機電、系統等專業模塊，分別梳理不同施工部位、施工工法下各工序生成且需歸檔的工程用表、文件資料，按“單位工程—分部工程—分項工程”層級結構，根據不同階段產生的不同類型的文件資料之間相互聯系，在預歸檔管理系統中建立相應的施工檔案精細化大綱，即歸檔目錄清單及其保管期限。

3.2 在預歸檔管理系統中設置機構人員管理，明確參建各方角色分工，明晰工作界面

在預歸檔管理系統中，設置施工單位、監理單位、建設單位業主代表、建設單位檔案管理等業務角色。施工單位負責施工文件產生、上傳及歸檔，監理單位負責具體施工文件準確性把關，建設單位業主代表負責把控施工文件收集進度及完整性、對施工單位的歸檔進行審核，建設單位檔案管理負責預歸檔系統機構人員維護管理及施工檔案接收。

3.3 以預歸檔管理系統為輔助手段，將建設項目檔案管理模式由結果管理前置為過程管理，有效解決管理難點痛點

施工專業模塊在預歸檔系統中以結構樹方式預設，各模塊需歸檔文件清單平面化展示，施工文件歸檔范圍一目了然，解決軌道交通建設項目專業多、專業性強、資料員業務水平參差不齊的問題。

施工單位按工程進度在預歸檔管理系統中及時上傳施工資料，即使資料員頻繁更換，也能保證施工電子文件的齊全性，輔助紙質施工文件的管理。由建設單位檔案管理部門統一授權管理參建單位賬號，更是大大增強了施工資料的安全性。

建設單位通過預歸檔系統隨時監管施工資料收集情況，便于及時發現施工文件質量問題、把控工程外業進度與內業資料的同步程度。施工資料準確性、完整性得到保證，有助于緩解軌道交通開通運營前單位工程集中驗收帶來的壓力，為順利通過項目檔案驗收掃清最大障礙。

通過預歸檔管理系統，建設單位檔案管理部門可突破人手緊張、參建單位多而分散的瓶頸，提前介入施工文件的質量把關，極大提高工作效率。

依托預歸檔管理系統的幫助，工程竣工后的實體檔案整理，只需清點核對實體文件與紙質文件數量，依葫蘆畫瓢進行分類組卷，案卷卷內目錄直接從系統打印，大大提高立卷效率與質量。

預歸檔系統與檔案管理系統端口對接實現一鍵歸檔，檔案接收部門通過預歸檔系統輔助進行檔案質量審核與數量核對工作，使檔案移交接收過程變得輕松快捷。

4 預歸檔系統助力建設項目檔案管理工作的幾個關鍵點

首先，建立檔案信息化管理規范、健全建設項目檔案管理制度是預歸檔系統助力檔案管理工作的制度保障。以制度規范為依托，明確軌道交通建設項目實體與電子檔案收集整理移交管理規范標準，使檔案預歸檔管理系統的使用“有章可循”。

其次，績效考核是實現建設項目檔案信息化的硬核保障。只有將預歸檔管理系統的使用、建設項目檔案管理制度的踐行與績效考核結合起來，用立功競賽、經濟獎懲、公布紅黑榜、關聯后續招標等手段來約束參建各方“有章必循”，才能有效促進建設項目檔案信息化的落地實施，真正實現軌道交通工程實體與工程檔案同步形成、同步驗收、同步移交。

再次，預歸檔系統開發前的分析調研工作非常重要，需要多部門、參建各方共同參與。梳理設計出合理合規的工作流程和模塊清單是日后預歸檔系統正常使用、便捷使用的基礎保障。

最后，要對檔案信息系統進行安全等級保護評定，為建設項目檔案信息化的順利實施提供安全保障。

5 結語

在軌道交通行業領域，開展檔案信息化建設，運用預歸檔管理系統，實現建設項目歸檔文件資料及時收集上傳、在線審核管控、在線歸檔移交，為解決傳統軌道交通建設項目檔案管理工作中的難點、卡點帶來契機。實現城市軌道交通項目檔案信息化管理，能使軌道交通建設項目檔案更真實、更全面、更有效，使軌道交通項目檔案資源成為承載城市記憶、輔佐城市建設的重要源泉之一。