如何做好紙質檔案數字化中的前處理

2018-01-24 16:12:28王勇

王勇

余姚市城市天然氣有限公司

最近幾年，隨著互聯網的普及，尤其是智能手機、電腦大眾化后，高速發展的信息已經涉及各行各業及千家萬戶。現代化的信息都是以數字化的形式顯示、傳遞、儲存和保管的。作為國家重要信息資源的紙質檔案，其數字化進程也變得更加重要。

紙質檔案數字化一般是采用掃描儀等專業設備對紙質檔案進行加工處理的過程。一般分為數字化加工前處理、掃描、圖像處理、圖像檢查、數據對接檢查、數據存儲、數據移交等7個步驟。一個規范的數字檔案室建立猶如建造摩天高樓，優秀的設計、堅實的地基都是很重要的。

在檔案數字化過程中，檔案數字化加工前處理是開展數字化工作最基本、最重要的一個環節，是數字化的起步和關鍵環節，也是后一步工作的基礎。具體涉及內容包括管理制度、掃描設施、有檔案知識的專業掃描人員、紙質檔案的前處理。

而紙質檔案的前處理是重中之重，前處理應保持原來的案卷基本不變，不然就會費錢費力。我公司成立于2001年底，對于形成的各種檔案，兼職檔案人員經手的比較多，而且人員更換比較頻繁，立卷整理的形式也就各種各樣。下面結合本單位實際，敘述一些我們在實際工作中的觀點和做法，與大家共商。

1 創建納入年度計劃，制定數字檔案制度

（1）公司例會上向各部門傳達創建省規范化數字檔案室文件及計劃，下發公司創建通知，使公司上下都能行動起來，并成立檔案信息化工作領導小組，具體事項落實到各部門各責任人。

（2）組織部門兼職檔案人員學習新規定新目標，當年上年度要歸檔的資料要按新規定的要求實行整理歸檔，盡量避免過錯造成掃描時的大量返工，影響數字化工作進度。

（1）制定檔案數據安全保密制度、電子文件歸檔制度、檔案數據上網發布審查制度、檔案數據移交管理制度、電子檔案鑒定銷毀制度、數字化檔案查詢利用制度、電子文件和數字檔案安全保管和備份制度等7項規范性文件。

（2）制定數字化管理過程中的檔案數字化實施方案、檔案數字化安全管理制度、檔案數字化加工操作流程及規范、涉密檔案數據管理制度、數字檔案安全保管制度等實施規范和制度。

從紙質檔案數字化開始，向各部門、各借閱者告知數字化前所有借出的檔案在規定時間內都要歸還，除了特殊情況下外借的。盡量減少借出檔案的數量，避免數字化過程中產生重復或缺少現象，也便于準確統計。

（1）電子目錄上的檔號可以通過所用龍宇檔案室軟件里的查找重復記錄組合設置排查，確保具有唯一性，再通過底部的在線數和總數核對有無不符，逐條核查，或者采用抽查的辦法核對。

（2）組織人員分類、分批、通查、梳理原有庫存檔案，核對龍宇檔案室上的各類檔案電子目錄的檔號與紙質檔案的檔號一一相符，按文書、科技、業務分類，再按年度或檔號分批核對，加快工作效率。

如有不符，根據檔案標準、規范，充分利用原案卷，核查保持文件之間的歷史聯系，按照最小影響原則，然后采用合并、拆件等等辦法修改補救，直到修復符合要求。除去保密的檔案外，確定所要掃描的紙質檔案數量，30年（長期）以上的各類檔案都要記錄在冊。

（1）針對建立目錄數據庫時的數據，對照紙質檔案原件目錄，根據電子目錄，逐條檢查目錄著錄項與文件內容是否一致，通過增補、刪減等修改文件目錄，補上空缺的欄目，修正明顯的打字、日期錯誤等等，完善和規范檔案的文件級目錄。

（2）按照檔案內容逐頁檢查原案卷質量，有缺漏頁、頁數不符、破損等問題，及時在案卷備考表中標注，并填寫紙質檔案數字化前處理單。

（1）應對沒有頁號或頁碼不準確的檔案頁重新編制頁號，如有多頁不能采用“.1”表示，也不能采用“-1”表示。

（2）根據我們的實踐辦法，如果要修改的頁號在整卷較前面的，有多頁的找其前后，檢查檔案頁內的有機聯系，再采用A4紙合并為A3紙。

（3）如是少頁，可以采用增加件內彩色封面等辦法。

（4）如果多頁少頁接近最后，可以選擇更改頁碼的辦法。

在修復中我們盡量不增加大面積的修改，保持原有的大部分檔案頁不變動。重新編制過的頁號，應在統一位置且不影響檔案內容，書寫的筆和墨不應破壞檔案原件。且要核對卷內目錄是否有錯。

在檢查過程中用望、觸摸、翻看等辦法予以檢查，確認是否有金屬物等裝訂物，如果有，應在拆除金屬物后按原先的排序重新按規范裝訂，原裝訂有錯誤的除外。

在逐頁檢查原案卷質量過程中發現破損嚴重、褶皺不平的紙張等問題，應按照《檔案修裱技術規范》（DA/T 25—2000）的標準，采用粘補、壓平等技術手段予以修復，不得損害原件上的原始痕跡，不得造成文字、圖等信息失真，應保持原貌。

我們按規范篩選過后，可以修正大部分的不規范，但難免還有部分不足之處。另外，在掃描過程中，也能及時發現問題，再次按規范補正和修補。這樣下來，檔案數字化中紙質檔案的前處理就會矯正很多不足之處，滿足檔案的歷史真實記錄要求。

建立數字化檔案資源共享體系是檔案發展適應時代的要求。我們作為涉及民生的國有企業，高質量、高速、高效地給公司各部門和全市用戶提供快速、便捷、優質的服務，是響應“最多跑一次”改革的優化措施。最終數字檔案室會更好地為部門和用戶服務。