新時期機關單位檔案數字化管理現狀與對策

童曉娜

寧海縣發展和改革局

推進檔案數字化管理，加快檔案工作數字化轉型是當前機關單位檔案工作的重要任務。當前基層單位檔案數字化管理較為滯后，有必要針對檔案數字化管理存在的問題，采取針對性的措施，提高檔案數字化管理水平。

1 檔案數字化的含義及意義

1.1 檔案數字化的含義

檔案數字化是一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個結構有序的檔案信息庫，及時提供利用服務，實現資源共享。

1.2 檔案數字化的意義

一是最大限度保證檔案資料完整性。將檔案通過數字編碼的手段做成數據并上傳至數據庫中保存，數據庫可以在本地的服務器中，也可以存在于網絡中，即便存儲工具發生損壞，也可以通過技術手段恢復數據信息，安全性得到了最大保障。

二是有助于提升檔案管理效率。在調閱時省去了翻找紙質目錄的過程，可以在計算機上快速檢索找到檔案資料。檔案數字化的實現，使得紙質檔案的存儲空間壓縮到了最小，同時也減少了管理人員維護紙質檔案的工作量。

2 當前機關檔案數字化管理現狀

2.1 辦公自動化與電子檔案管理系統未統一融合

目前，辦公室在使用的辦公收文系統有寧海縣電子政務外網和寧波市電子公文系統兩套，而檔案管理運用的是獨立的一套檔案信息資源管理系統，由于系統的設計和開發單位都是不同單位，技術手段不統一，檔案管理系統和辦公自動化系統不能無縫結合，電子文檔不能直接導入檔案管理系統，需要將電子文檔從辦公系統中導出后，再彩打紙質材料進行歸檔。

2.2 檔案信息資源共享仍存在壁壘

信息資料的根本社會價值是通過交流共享實現資源價值的最大化。但在實踐管理中，受限于檔案信息安全體系的技術性保障問題，尤其是政府機關部門在檔案資源共享的“面”和“度”上都需要謹慎把控。在未能明確界定出保密與開放的情況下，推進檔案信息資源共享工作存在很大難度。此外，檔案信息系統建設是共享發展的基礎，但目前，全國沒有統一的檔案信息系統，省、市、縣檔案部門也大多未實現互聯互通。

2.3 檔案管理崗位人員綜合素質有待提升

隨著檔案數字化的發展，對檔案管理人員的要求也在提升，除了要掌握檔案管理專業知識，還要掌握計算機等其他學科的知識。但機關單位一般不設立檔案管理專職人員，而是由辦公室或者其他部門人員兼職，而且大都是“半路出家”，人手不夠、缺乏專業培訓、交接不到位等多方面因素，必然導致對檔案信息的收集不夠準確，對信息化的管理也就不夠全面，從而直接影響了檔案數字化管理進程。

2.4 中介服務規范性需進一步提高

機關單位檔案整理、數字化等業務對外承包，給單位檔案管理帶來了便利。但關于檔案作業質量和規范，中介服務機構缺乏統一標準，服務質量也是參差不齊，對服務機構的篩選存在困難。另外，經過中介服務機構整理后的檔案沒有驗收標準和監管單位，檔案行政主管部門也沒有精力組織各個機關單位對檔案中介服務成果進行逐一驗收，只能依靠購買服務單位自行把關。

2.5 制度規范建設較為滯后

由于在檔案管理中應用了數字化技術，檔案從保管到查詢使用等工作都發生了變化，傳統的檔案管理標準規范已不再適用于當下，需要建立新的管理規范體系。但目前數字化檔案管理還處于初級階段，在數字檔案的收集、整理、管理及應用等方面還沒有形成統一的制度規范。

3 推進檔案數字化的對策建議

3.1 注重創新檔案管理模式

檔案管理人員對電子檔案系統有必要進行周期性檢查，并結合當前機關單位的工作需求對檔案管理系統提出優化建議，提高檔案管理的信息化建設水平。此外，檔案管理模式需要創新，不可一味堅持傳統紙質化管理模式，而應當更多地應用電子化信息管理模式，這不僅能夠提高檔案信息的安全性，還能夠實現及時的共享操作，實際的應用效果也能夠得到改善。

3.2 強化檔案管理工作人員的培訓

檔案管理工作人員自身要加強學習，及時掌握信息技術和檔案管理等相關知識，積極參與檔案局（館）舉辦的培訓活動，加快提升業務能力和對新時代檔案管理方式的適應能力。為了迎合相應的電子化應用需求，檔案行政管理部門需要對檔案管理人員的系統操作能力及業務能力持續進行培訓，以確保能夠在日常的檔案信息化管理中熟練地開展各項工作。

3.3 積極推進檔案信息化成果共享

檔案信息系統建設應在符合保密原則的基礎上，逐步走向聯通、開放。首先在檔案系統內部逐步實現統一、融合、有序的平臺開放；然后在檔案部門與其他部門之間逐步實現自主、聯通、可控的跨系統開放；最后借助政務網向鄉鎮街道、村社區延伸而實現分批次、廣覆蓋的全方位開放，使檔案信息系統真正成為可控、可用、可拓的統一化、開放化平臺。

3.4 科學選擇檔案外包中介服務

為避免檔案數據的失、泄密，必須對服務外包企業進行嚴格的保密資質審核。根據單位實際需求，在認真聽取檔案局（館）有關意見的基礎上，對外包商的技術能力、業務處理能力等方面進行全面評估和審核后再做選擇，或是通過政府采購渠道統一購買數字化檔案中介服務，保障檔案中介服務機構的服務標準、規范統一。建議由縣檔案局（館）組建專家組對檔案中介服務機構提供的服務進行專項成果驗收，保障服務質量。

3.5 規范數字化檔案管理制度

在國家層面加快完善電子檔案管理法規、標準體系，掃除電子檔案全面應用的法規障礙。地方檔案主管部門要對檔案信息系統建設涉及的電子文件進行統一規范，并加大檔案業務指導和工作檢查力度，結束長期以來檔案工作“雙套制”運行的尷尬局面，使檔案信息化工作真正體現出其優勢所在。