企業(yè)電子檔案單套制管理實(shí)現(xiàn)路徑探析

孔 瑾

中石化寧波工程有限公司

單套制管理對(duì)應(yīng)的是基于現(xiàn)代信息辦公系統(tǒng)應(yīng)用，對(duì)其生成的電子檔案進(jìn)行分類歸檔時(shí)，只進(jìn)行電子存儲(chǔ)媒介的保存，不再對(duì)紙質(zhì)憑證進(jìn)行保存與管理的制度。這種制度是數(shù)字時(shí)代企業(yè)檔案管理模式變革的產(chǎn)物，既降低了檔案管理成本，又優(yōu)化了檔案管理流程，更是企業(yè)管理改革的必然要求。在國(guó)家有關(guān)電子檔案單套制管理思路日益清晰的基礎(chǔ)上，企業(yè)要不斷地探索電子檔案單套制管理的實(shí)現(xiàn)路徑，逐步提升企業(yè)檔案管理水平。

1 建立制度，明確電子檔案單套制管理的規(guī)范要求

企業(yè)電子檔案單套制管理模式的推行與落地，必然需要相應(yīng)規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范的建立與完善。

1.1 要強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)

企業(yè)要按照電子檔案單套制管理要求，制定統(tǒng)一的規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)范。在管理方式層面，要從傳統(tǒng)的分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿坦芾恚瑥哪甓葰w檔轉(zhuǎn)變?yōu)榧磿r(shí)歸檔，建立起電子檔案“集中管理”“隨辦隨歸”的管理理念；在技術(shù)路線層面，要制定業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的接口標(biāo)準(zhǔn)，制定電子文件元數(shù)據(jù)封裝、歸檔規(guī)范等，并明確具體操作的詳細(xì)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子檔案全生命周期管理制度的建立與廣覆蓋。

1.2 要持續(xù)調(diào)整

電子檔案單套制管理制度的創(chuàng)新，需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求，對(duì)有關(guān)制度內(nèi)容進(jìn)行持續(xù)的調(diào)整，提高制度的應(yīng)用可行性，確保各項(xiàng)內(nèi)容與時(shí)俱進(jìn)、落到實(shí)處。

2 加強(qiáng)配合，強(qiáng)化電子檔案單套制管理的責(zé)任分工

鑒于檔案工作的復(fù)雜性、綜合性，以及電子檔案單套制推行初期管理經(jīng)驗(yàn)不足的實(shí)際情況，企業(yè)電子檔案單套制管理的真正落地，單憑幾個(gè)人或幾個(gè)部門的力量是難以完成的，需要企業(yè)內(nèi)部縱向和橫向的高效協(xié)同。

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層需要加強(qiáng)策劃

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層帶頭示范，自上而下地推行電子檔案單套制管理模式，確保管理要求統(tǒng)一、管理流程清晰、各部門責(zé)任界定明確。

2.2 業(yè)務(wù)部門需要遵循規(guī)范

電子文件生成流轉(zhuǎn)階段的主要管理主體是業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門要按照一定的制度要求和技術(shù)路線，確保形成的電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性。

2.3 信息化部門需要協(xié)同配合

信息化部門承擔(dān)著業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)的連接工作和維護(hù)更新工作，需要會(huì)同檔案部門共同負(fù)責(zé)電子文件歸檔過(guò)程中真實(shí)性、完整性、安全性的檢測(cè)，確保電子檔案具有較長(zhǎng)的生命周期。

3 創(chuàng)新技術(shù)，保障電子檔案單套制管理的應(yīng)用

在應(yīng)用電子檔案單套制管理模式的過(guò)程中，企業(yè)需要對(duì)海量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行針對(duì)性管理，滿足不同形式檔案管理的需求。

3.1 要構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效管理，一些先進(jìn)技術(shù)無(wú)法融入系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，導(dǎo)致無(wú)法提高檔案信息的應(yīng)用安全性。應(yīng)將電子簽名和日志管理等技術(shù)融合到檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，對(duì)電子化歸檔處理的各個(gè)工作流程進(jìn)行全方位的監(jiān)督和管理。

3.2 要引入檔案安全技術(shù)設(shè)計(jì)

將時(shí)間戳和四性檢測(cè)等技術(shù)，應(yīng)用到電子檔案數(shù)據(jù)信息的管理中，確保數(shù)據(jù)信息在應(yīng)用時(shí)，存在可追溯性；也可以應(yīng)用非對(duì)稱加密算法，提高檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用安全性，降低黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)；在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息保存時(shí)，還需要構(gòu)建具備長(zhǎng)期保存功能的倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)。

4 逐步過(guò)渡，實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理的有序轉(zhuǎn)換

電子檔案單套制管理的推行是企業(yè)管理改革的縮影，實(shí)踐中，國(guó)家采用了從鼓勵(lì)到引導(dǎo)，到試點(diǎn)試水，再到完全推行的推廣路徑。可先以紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔，再過(guò)渡到以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔，最后根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理。

企業(yè)電子檔案單套制管理的實(shí)施，可以分三步走：

第一步，對(duì)不具有永久保存價(jià)值或關(guān)鍵信息價(jià)值的電子檔案，進(jìn)行單套制的歸檔與管理，而對(duì)具有永久保存價(jià)值和核心信息價(jià)值的電子檔案，基于實(shí)際情況，將其打印為紙質(zhì)檔案同步歸檔保存。

第二步，具有永久保存價(jià)值的電子檔案，在單套制管理模式中，應(yīng)參考其與企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的緊密程度，有側(cè)重，有篩選，由易到難，采取從聲像檔案到會(huì)計(jì)檔案再到文書檔案的試點(diǎn)策略。

第三步，跟隨當(dāng)前電子檔案管理技術(shù)的發(fā)展情況，不斷應(yīng)用新技術(shù)、新產(chǎn)品，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子檔案單套制管理的落地。

5 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)電子檔案單套制管理實(shí)踐，目前還處于摸索與試驗(yàn)階段，企業(yè)應(yīng)發(fā)揮自身能動(dòng)性，不斷創(chuàng)新與突破，積極關(guān)注檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，擺脫紙質(zhì)檔案管理思想的羈絆，逐漸從傳統(tǒng)的雙套制檔案管理模式中擺脫出來(lái)，向單套制管理模式轉(zhuǎn)換，在企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展中實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的改革。