數字化檔案管理的實踐與探索

盛雅苑

浙江省浙商資產管理有限公司

我公司是一家大型國有企業，自2013年8月成立以來，通過近8年的經營發展，逐步建立起了符合公司自身特點的檔案管理體系。隨著公司業務的發展，僅僅采用傳統的集中式紙質檔案管理模式，已較難適應公司快速發展的要求，亟須開展數字化檔案管理應用，切實提高公司檔案資源整體利用效率和管理水平。

1 傳統檔案管理方式在資產管理公司面臨的現狀

1.1 業務檔案利用效率不高

公司業務檔案主要由兩部分構成，一部分是外部產生的銀行資料，另一部分是內部產生的盡調清收資料。盡調清收資料還分散在各個部門，尚未進行集中保管和整理掃描。隨著公司對省外市場的不斷開拓，若業務檔案不能實現信息資源共享，將增加檔案資料的查閱成本。

1.2 安全可靠性較差

在日常的存儲和利用中，紙質檔案容易受到自身因素、外部環境因素、人為因素的影響，出現各種損害，如破損、弄臟、字跡褪色等。在庫房中，早期的會計檔案及年份較早的銀行原始債權資料，已經面臨變脆、發黃等問題。原始債權資料，主要包括債權轉讓協議、借款合同、擔保合同、抵押合同、轉賬憑證、貸款審批材料、法院判決書等具有法律效力的重要憑證。這些重要資料若未能妥善保管，后果不堪設想。

1.3 存儲空間占用大

不同類型的檔案有不同的保管期限。公司檔案庫房共有密集架10個，其中85%都用于存放業務檔案，在庫數量約7000余盒?？梢灶A計，隨著公司業務的不斷發展，未來幾年，公司檔案數量將會持續呈現井噴狀態。這對傳統紙質檔案管理來說，難度是越來越大。

2 資產管理公司數字化檔案管理方式的思考與設計

傳統的檔案管理模式，在利用、保管、存儲等方面存在著一些弊端，無法滿足公司業務不斷發展的要求，因而，建立數字化檔案管理系統，實現檔案信息資源的共享，顯得尤為重要。

數字化檔案管理系統因涉及各類檔案的線上管理和利用，需要對接各個相關部門，了解業務需求，時間跨度相對較長。因此，我們按照“最緊要優先落地，分步實施推進”的原則，啟動了對公司文書檔案和業務檔案這兩類檔案的開發應用，將其作為系統第一期實施的內容，截至目前，第一期已順利上線。

2.1 系統設計目標

首先，要確保基于影像內容平臺搭建的數字化檔案管理系統符合國家檔案管理標準和規范，并滿足檔案管理收管存用和系統管理的要求。

其次，與OA系統、公司核心業務系統對接，確保數據能自動推送，且符合電子文件和紙質文件的存檔、結構化、分級管理、識別、檢索、借閱、數據備份恢復、銷毀等要求，可滿足后續實物檔案數字化加工后的數據導入、海量存儲、內容加密，支持長期保存。

再次，系統運行應安全可靠，根據需要采取電子簽名、數字加密、安全認證等技術手段，防止非授權訪問。

最后，可以滿足后續檔案智能化集成（如庫房和環控）的整合需求。

2.2 系統主要功能和模塊設置

以檔案的“收、管、用、存”四大環節貫穿各個模塊的設置。如圖1所示：

具體分為7個模塊：

2.1 系統管理

主要是對檔案數字影像管理系統運行的必要參數設置，以及對系統訪問人員權限的管理，對檔案的分類設置，等等。

2.2 檔案接收

支持在線和離線批量接收與處理，并對電子檔案的數量、質量、完整性、規范性進行檢查，標注不符合標準的內容；對合格的電子檔案進行登記，賦予唯一標識。

2.3 檔案整理

實現電子檔案自動歸類、排序、著錄、標引，同步生成檔案目錄，并入庫管理。

2.4 檔案保存

對電子檔案及目錄數據庫進行備份與恢復管理，有“四性檢測”功能，防止非授權修改與刪除。

2.5 檔案利用

可進行多條件的模糊檢索、精確檢索、全文檢索和檔案借閱，支持在線申請、審批、閱覽、授權下載與打印等，并記錄利用反饋情況。

2.6 檔案鑒定與處置

支持保管期限到期鑒定的提醒，記錄鑒定與處置的過程信息，對實施銷毀的電子檔案，留存相關目錄信息及銷毀處理記錄。

2.7 檔案統計

按照門類、年度、保管期限、利用率等進行統計，生成統計報表，支持自定義修改報表格式。

3 數字化檔案管理在實踐中初顯成效

數字化檔案管理系統自第一期上線以來，收到了良好的應用效果，主要表現在以下幾方面：

3.1 檔案檢索快速便捷，利用效率提高

以往只能由檔案人員在檔案室的單機版檔案軟件上進行條目檢索，借閱者必須趕到現場進行查閱。系統上線后，只要開通了線上查閱權限，員工就能通過高級檢索或全文檢索，在條目數據庫和影像數據庫中，迅速找到與關鍵詞相關的條目及影像內容，內部還可進行數據共享，尤其是非在杭工作的外地員工，不必來回奔波，就能在檔案數字影像系統上調取需要的檔案資料，大大提高了檔案利用效率，方便了工作的開展。

3.2 檔案移交流程規范，資料齊全完整

在檔案接收模塊，電子檔案的收集主要來源于2個方面。一是OA系統和核心業務系統推送的電子檔案；二是各個部門應歸檔的檔案材料。原先各個部門應歸檔的材料都是通過線下編制移交清單方式向檔案室移交，經常出現移交文本格式不正確、填寫內容不完整、領導簽字不齊等情況?，F在有了線上檔案移交模塊，各個部門可根據移交模板，填寫相應字段（如必填項），上傳檔案資料，提交檔案人員審核，經審核無誤后，系統會自動生成一張移交清單，經發起部門的領導同意后，將自動存檔留底。

3.3 業務檔案動態管理，由分散轉向集中

資產管理公司的業務檔案，作為一個完整的項目檔案，包括外部的銀行原始債權資料和內部的盡調清收資料，即接收和處置兩大部分。

第一部分：外部的銀行債權資料。這部分資料，目前已通過第三方中介公司集中掃描存儲在影像數據庫中，供借閱者日常利用。

第二部分：內部的盡調清收資料。這部分資料，主要是對項目進行處置前的維權管理，追償中所形成的催收通知，在項目的處置審批實施過程中形成的請示、批復等相關材料。內部機構文件材料由于是多途徑形成，基本是分散在各個部門。這種分散管理，導致這些材料不能充分發揮其價值。業務檔案模塊上線后，根據核心業務系統推送的各類業務檔案名稱，前中后各部門可按照不同項目，將手頭產生的檔案資料上傳至各項目名下歸集起來。集中管理的資料，全面、正確、系統地反映了每一階段項目檔案的維權管理狀況和處置進度，充分發揮了業務檔案的價值，助力公司業務發展。