文化藝術檔案信息資源共享模式和機制研究

金艷萍

寧波市北侖區海晨業余藝術團

檔案作為一種信息資源，現在通過計算機輸入、掃描、生成電子文檔等多種方式可以使檔案信息脫離紙質等實物載體而以電子信息的形式存在，這樣就可以通過計算機對檔案信息進行存儲和檢索，通過網絡對信息進行傳遞，大大提高了檔案信息的利用效率。目前，各單位、部門都在進行檔案信息化工作，但相對獨立，分散。如何更好地利用檔案信息資源呢？檔案信息資源共享就是一種有效的解決方法。下面將以文化館為研究對象，探討市級、區級文化館的文化藝術檔案資源信息共享模式及運行機制。

1 文化藝術檔案信息資源共享概述

1.1 什么是文化藝術檔案信息資源

信息是抽象于物質的映射集合，完整的信息過程是信息源—傳遞—接受。信息系統的工作主要是信息的存儲、信息的檢索、信息的提取。文化藝術檔案是信息系統的一個分支，存儲著文化活動的信息。對文化藝術檔案的整理，就是對信息的調序；對文化藝術檔案的鑒定，就是對信息的篩選；對文化藝術檔案的保管，就是對信息的保護；對文化藝術檔案數量的統計，就是對信息的度量和計量；對文化藝術檔案的利用，就是對信息的傳遞。

1.2 什么是文化藝術檔案信息資源共享

文化藝術檔案信息資源共享可以細化描述為以滿足文化藝術檔案利用需求為中心，以信息技術為基礎，以檔案信息資源的橫向與縱向整合與共享為手段，以實現檔案資源共享為目標的一種信息共享系統。

1.3 文化藝術檔案信息資源共享的意義

（1）整合文化藝術檔案信息資源，方便統計、編研等工作開展。整合各文化館的目錄信息、全文信息（整合的標準、技術問題這里暫不討論），將有助于市文化館開展檔案統計、編研等工作。

（2）加強館際交流與合作。通過文化藝術檔案信息資源共享系統，各區縣檔案館可以開展跨區的檔案交流與合作。

（3）為今后建設文化藝術檔案信息資源網奠定基礎。可以依據檔案信息資源共享系統逐步建設檔案信息資源網，提高檔案利用效率，擴大檔案利用需求，形成檔案利用的良性循環。

2 文化藝術檔案信息資源共享模式

2.1 咨詢共享模式

這種共享模式主要是文化館工作人員通過電話、電子郵件等方式向其他文化館發出檔案查詢申請，由檔案館員查詢后給出答復，從而達到文化藝術檔案信息資源共享利用的目的。這種方式構建簡單，能夠較快地定位所需檔案的存儲位置，得到所需的信息數據，但是功能比較單一，適合于那些只需了解少量相關檔案信息，而不需要提供檔案憑證的檔案需求。

2.2 網絡共享模式

網絡共享模式主要是由市文化館確定檔案信息資源整合項目，各區縣檔案館分別將本館掌握的這部分檔案信息資源上傳至市文化館，由市文化館有關部門將數據整合后，在市文化館網站上設立查詢界面提供利用。

（1）檔案信息資源網絡共享模式運行流程。各區縣文化館進行檔案信息資源調查分析，了解館藏檔案信息資源及數字化情況，然后分類上報市文化館進行匯總。以后可以定期上報檔案信息資源變化和利用的情況。

（2）上報檔案數據庫，整合數據。依照規定的數據格式，各區縣文化館將確定共享的檔案信息資源數據庫上報市文化館，由市文化館統一整合數據，建立相應的網絡數據庫。

（3）檔案信息資源數據發布，提供檢索利用。市文化館將整合完畢的檔案數據上網，提供相應的檔案信息資源信息檢索界面。各檔案單位可以根據權限來訪問檔案信息內網，檢索利用檔案信息資源。如果檔案信息資源可以向公眾開放，則通過市文化館網站統一提供檢索。

3 文化藝術檔案信息資源共享運行機制

3.1 依法調控機制

文化藝術檔案信息資源共享是一個系統工程，所涉及的檔案信息管理領域也是一個較新的領域，還有很多問題需要解決，如檔案信息資源的查閱權限、檔案信息的數據類型等，所以，檔案信息資源共享模式的實現就必須依靠相關的法規、標準來統一協調內部關系。

3.2 文化藝術檔案信息資源需求調查機制

檔案存在的目的是利用，是滿足檔案利用者的需要。要使文化藝術檔案信息資源要更好地發揮作用，就必須及時了解掌握公眾的檔案利用需求。

3.3 有序的組織領導機制

各級領導關心和支持檔案信息工作，重視文化藝術檔案信息資源共享工作，才會在隊伍建設和硬件配備上給予支持和加強，為文化藝術檔案信息資源共享工作打下一個良好的工作基礎。

3.4 文化藝術檔案信息資源建設、協調機制

各個文化館掌握的檔案資源不同，對文化藝術檔案信息資源的開發程度也各不相同。為此需要市文化館制定相關的協調機制，督促各個文化館將相關檔案信息資源建設列入工作計劃。另外，在開發新的檔案信息資源時，可以將檔案館以及專業的文化藝術檔案館的一些好的做法、經驗加以推廣。