文化藝術(shù)檔案信息資源共享模式和機(jī)制研究

金艷萍

寧波市北侖區(qū)海晨業(yè)余藝術(shù)團(tuán)

檔案作為一種信息資源，現(xiàn)在通過(guò)計(jì)算機(jī)輸入、掃描、生成電子文檔等多種方式可以使檔案信息脫離紙質(zhì)等實(shí)物載體而以電子信息的形式存在，這樣就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息進(jìn)行傳遞，大大提高了檔案信息的利用效率。目前，各單位、部門(mén)都在進(jìn)行檔案信息化工作，但相對(duì)獨(dú)立，分散。如何更好地利用檔案信息資源呢？檔案信息資源共享就是一種有效的解決方法。下面將以文化館為研究對(duì)象，探討市級(jí)、區(qū)級(jí)文化館的文化藝術(shù)檔案資源信息共享模式及運(yùn)行機(jī)制。

1 文化藝術(shù)檔案信息資源共享概述

1.1 什么是文化藝術(shù)檔案信息資源

信息是抽象于物質(zhì)的映射集合，完整的信息過(guò)程是信息源—傳遞—接受。信息系統(tǒng)的工作主要是信息的存儲(chǔ)、信息的檢索、信息的提取。文化藝術(shù)檔案是信息系統(tǒng)的一個(gè)分支，存儲(chǔ)著文化活動(dòng)的信息。對(duì)文化藝術(shù)檔案的整理，就是對(duì)信息的調(diào)序；對(duì)文化藝術(shù)檔案的鑒定，就是對(duì)信息的篩選；對(duì)文化藝術(shù)檔案的保管，就是對(duì)信息的保護(hù)；對(duì)文化藝術(shù)檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，就是對(duì)信息的度量和計(jì)量；對(duì)文化藝術(shù)檔案的利用，就是對(duì)信息的傳遞。

1.2 什么是文化藝術(shù)檔案信息資源共享

文化藝術(shù)檔案信息資源共享可以細(xì)化描述為以滿(mǎn)足文化藝術(shù)檔案利用需求為中心，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源的橫向與縱向整合與共享為手段，以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享為目標(biāo)的一種信息共享系統(tǒng)。

1.3 文化藝術(shù)檔案信息資源共享的意義

（1）整合文化藝術(shù)檔案信息資源，方便統(tǒng)計(jì)、編研等工作開(kāi)展。整合各文化館的目錄信息、全文信息（整合的標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)問(wèn)題這里暫不討論），將有助于市文化館開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)、編研等工作。

（2）加強(qiáng)館際交流與合作。通過(guò)文化藝術(shù)檔案信息資源共享系統(tǒng)，各區(qū)縣檔案館可以開(kāi)展跨區(qū)的檔案交流與合作。

（3）為今后建設(shè)文化藝術(shù)檔案信息資源網(wǎng)奠定基礎(chǔ)。可以依據(jù)檔案信息資源共享系統(tǒng)逐步建設(shè)檔案信息資源網(wǎng)，提高檔案利用效率，擴(kuò)大檔案利用需求，形成檔案利用的良性循環(huán)。

2 文化藝術(shù)檔案信息資源共享模式

2.1 咨詢(xún)共享模式

這種共享模式主要是文化館工作人員通過(guò)電話(huà)、電子郵件等方式向其他文化館發(fā)出檔案查詢(xún)申請(qǐng)，由檔案館員查詢(xún)后給出答復(fù)，從而達(dá)到文化藝術(shù)檔案信息資源共享利用的目的。這種方式構(gòu)建簡(jiǎn)單，能夠較快地定位所需檔案的存儲(chǔ)位置，得到所需的信息數(shù)據(jù)，但是功能比較單一，適合于那些只需了解少量相關(guān)檔案信息，而不需要提供檔案憑證的檔案需求。

2.2 網(wǎng)絡(luò)共享模式

網(wǎng)絡(luò)共享模式主要是由市文化館確定檔案信息資源整合項(xiàng)目，各區(qū)縣檔案館分別將本館掌握的這部分檔案信息資源上傳至市文化館，由市文化館有關(guān)部門(mén)將數(shù)據(jù)整合后，在市文化館網(wǎng)站上設(shè)立查詢(xún)界面提供利用。

（1）檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享模式運(yùn)行流程。各區(qū)縣文化館進(jìn)行檔案信息資源調(diào)查分析，了解館藏檔案信息資源及數(shù)字化情況，然后分類(lèi)上報(bào)市文化館進(jìn)行匯總。以后可以定期上報(bào)檔案信息資源變化和利用的情況。

（2）上報(bào)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，整合數(shù)據(jù)。依照規(guī)定的數(shù)據(jù)格式，各區(qū)縣文化館將確定共享的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)上報(bào)市文化館，由市文化館統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)，建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)。

（3）檔案信息資源數(shù)據(jù)發(fā)布，提供檢索利用。市文化館將整合完畢的檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)，提供相應(yīng)的檔案信息資源信息檢索界面。各檔案單位可以根據(jù)權(quán)限來(lái)訪(fǎng)問(wèn)檔案信息內(nèi)網(wǎng)，檢索利用檔案信息資源。如果檔案信息資源可以向公眾開(kāi)放，則通過(guò)市文化館網(wǎng)站統(tǒng)一提供檢索。

3 文化藝術(shù)檔案信息資源共享運(yùn)行機(jī)制

3.1 依法調(diào)控機(jī)制

文化藝術(shù)檔案信息資源共享是一個(gè)系統(tǒng)工程，所涉及的檔案信息管理領(lǐng)域也是一個(gè)較新的領(lǐng)域，還有很多問(wèn)題需要解決，如檔案信息資源的查閱權(quán)限、檔案信息的數(shù)據(jù)類(lèi)型等，所以，檔案信息資源共享模式的實(shí)現(xiàn)就必須依靠相關(guān)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)來(lái)統(tǒng)一協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系。

3.2 文化藝術(shù)檔案信息資源需求調(diào)查機(jī)制

檔案存在的目的是利用，是滿(mǎn)足檔案利用者的需要。要使文化藝術(shù)檔案信息資源要更好地發(fā)揮作用，就必須及時(shí)了解掌握公眾的檔案利用需求。

3.3 有序的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和支持檔案信息工作，重視文化藝術(shù)檔案信息資源共享工作，才會(huì)在隊(duì)伍建設(shè)和硬件配備上給予支持和加強(qiáng)，為文化藝術(shù)檔案信息資源共享工作打下一個(gè)良好的工作基礎(chǔ)。

3.4 文化藝術(shù)檔案信息資源建設(shè)、協(xié)調(diào)機(jī)制

各個(gè)文化館掌握的檔案資源不同，對(duì)文化藝術(shù)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)程度也各不相同。為此需要市文化館制定相關(guān)的協(xié)調(diào)機(jī)制，督促各個(gè)文化館將相關(guān)檔案信息資源建設(shè)列入工作計(jì)劃。另外，在開(kāi)發(fā)新的檔案信息資源時(shí)，可以將檔案館以及專(zhuān)業(yè)的文化藝術(shù)檔案館的一些好的做法、經(jīng)驗(yàn)加以推廣。