自媒體時代學校檔案信息有效傳播的策略

張美芳

杭州市蕭山區第五高級中學

隨著自媒體時代的來臨，信息傳播方式更多樣，信息傳播速度更快，信息與閱讀者之間互動更廣泛，檔案信息的傳播和利用面臨新的機遇。學校檔案工作需要有效地利用自媒體給檔案工作帶來的便利條件，提高學校檔案管理現代化水平，更好地為學校教育教學服務。

1 自媒體時代學校檔案信息資源有效傳播的必要性

檔案信息資源開發利用的方式多種多樣，自媒體為其提供了一種更廣泛、更快速的傳播方式。

首先，自媒體時代檔信息資源利用更人本化、平民化。自媒體技術突破了檔案信息資源開發利用難的技術障礙，利用者會在海量的檔案信息資源中找到自己感興趣的信息，也可通過信息反饋找到原來找不到的信息。

其次，自媒體傳播使檔案信息更具開發性。隨著傳播范圍的擴大和程度的加深，自媒體所承載的檔案信息與利用者之間有了更多的交互性，促進了更多檔案信息開發的原動力。學校檔案信息通過整合開發，利用自媒體多渠道、多類型的傳播，可以實現檔案信息由被動利用到主動開發的轉變，豐富檔案信息的開發利用途徑，產生良好的社會效益和宣傳效益，為促進學校發展和提升知名度貢獻檔案力量。

2 目前檔案信息資源利用自媒體傳播的不足

首先，學校檔案信息的特性決定了自媒體傳播信息的有限性。學校檔案有其自身的特點。就收集內容來看，學校檔案以上級有關部門文件和學校自身形成的文件資料為主，收集范圍明確，檔案種類多樣，除文書檔案外，還有會計檔案、教學檔案、科研檔案、聲像檔案等。就使用對象來看，學校檔案的使用對象比較單一，一般為學校領導、各部門負責人或特定的工作人員、學生。就使用方式來看，學校檔案的使用多為就地查閱，不涉及保密范圍的可以摘錄、復印、外借等。目前，可通過自媒體公開的學校檔案信息還是比較有限的。

其次，學校檔案信息類型比較單一無法適應自媒體傳播的要求。學校檔案數字化的類型還是以文稿文件為主，圖片和視頻檔案相對還是不夠多。檔案信息類型單一，制約了檔案信息在自媒體中傳播的速度和廣度，以及與利用者的交互度。

最后，學校檔案信息開放開發有限，離學校發展要求和師生需求還有較大距離。學校檔案工作重點還落在檔案收集和整理上，在利用開發方面有待進一步加大工作力度。

3 自媒體時代學校檔案信息資源有效傳播策略

在自媒體時代，檔案信息應實現更有效的傳播，更好地為學校發展服務，為教育教學服務，為師生服務。

3.1 主動收集學校數字檔案是有效傳播的基礎

自媒體時代，信息爆炸，人們在海量信息的沖擊下容易無所適從。在這樣的背景之下，需要學校檔案部門、檔案員運用專業的眼光及時從學校公眾號、學校內外網、本校教師朋友圈、學校校友中主動收集各類型的檔案，尤其要重視那些有重要的開發價值，但不在常規歸檔范圍內的視頻、音頻、照片檔案，以便為后續開發檔案、利用檔案打好基礎。比如，我校有一個畢業班，他們每5年就開一次同學會，學校檔案員及時收集了班主任放在朋友圈的這個班不同時期的4張集體照，為學校校慶提供了難得的宣傳資料。

3.2 以人為本開發數字檔案是有效傳播的核心

這里所說的“以人為本”包含2層意思.

一是檔案信息開發要充分考慮到檔案信息當事人，就學校來說主要就是指教職工和學生，這些檔案信息開發要充分體現教職工和學生在學校工作中的重要性和特殊性。

二是不僅要充分考慮到本單位利用者的需要，也要充分考慮到社會利用者的需要，借此來提高學校的美譽度和知名度。比如，各類大型考試試卷的電子稿匯編，一般高考、學考試卷各大網站都可查詢到，但是地級市的期終卷、高考一模卷、高考二模卷等往往是編研的短板，這就需要我們在開發時不僅考慮到本校老師的利用需要，也要考慮到及時為同類型的學校服務。

3.3 緊扣節點推出數字檔案是有效傳播的關鍵

比如，每年中考招生季，筆者所在學校檔案部門就會整理出一組代表學校各個學科的優秀教師的事例和人物照片，放在學校檔案編研的公眾號。再如，以考入名校學生為主題，開發了一系列相關的照片、視頻檔案，通過本校廣大教師在強大朋友圈進行推送，增強了宣傳力度。

3.4 彰顯特色、優化數字檔案是有效傳播的保證

自媒體時代，普通大眾可以隨意發布文字、圖片、視頻等信息，但是利用者與閱讀者的時間是有限的，他們更關注所發布內容與自己的關系，如果只是一些碎片化信息，不具普適性，缺乏個性化，那么開發和傳播的意義就不大。所以，開發利用檔案室保存的大量檔案信息資源，最重要的一個原則就是既符合大眾的要求，又具有本單位的個性。比如，我校的社團活動比較有特色，尤其是國學社，學校檔案室就把歷屆國學社成員的照片、獲獎作品、誦讀視頻，通過有效的編研、加工，放到檔案公眾號上，傳播的范圍和速度得到了很大的提升。