中小學疫情防控檔案的“管”與“用”之我見

林 業

杭州市蕭山區特殊教育學校

中小學疫情防控檔案是指學校在防疫過程中直接形成的具有利用和保存價值的各類文字、照片、聲像等不同載體和形態的原始記錄。主要包括學校在疫情防控工作中制訂的政策文件和做出的工作部署、方案舉措、督導檢查、情況匯報、輿論宣傳等。這些檔案是全體師生員工積極應對疫情、活躍在抗擊疫情的幕后臺前的真實記錄，是學校檔案資源的重要組成部分，更是全體師生抗擊疫情的集體記憶，對學校當前和今后的各項工作具有重要的存憑留史及資政育人的作用。

1 胸懷全局，充分認識疫情防控檔案“管”和“用”的特征

1.1 突發性

防控檔案的來源主要是疫情防控戰線。由于疫情的暴發具有突發性，并且疫情的發展也是瞬息萬變的，隨時都可能調用室藏檔案中具有借鑒作用的防控檔案，因此，學校檔案工作的角色和流程要納入突發事件處置機制中。檔案人員需在第一時間發揮主觀能動性，及時、全面了解防疫工作的進展，精準預測識別防疫檔案的利用需求，在第一時間為防控一線提供最大限度的支持和保障。還要配合做好相關應急處置文件材料收集整理工作，形成疫情突發事件應急處置專題檔案。

1.2 階段性

疫情防控檔案的管理及利用具有階段性，不同階段的檔案管理及利用的需求的側重點也是不相同的。往往在疫情初、中期對檔案利用的需求較為強烈，檔案的形成卻貫穿始終，因此，防控檔案的“管”和“用”不能按部就班、循規蹈矩。

1.3 分散性

學校疫情防控資料來源廣、涉及面多，分散在學校的各條線上，涉及的種類多、范圍廣。限于學校部分工作人員檔案意識較薄弱，有的人員還把檔案作為本科室資料進行保管，給檔案的收集帶來挑戰。

1.4 有較高的借鑒價值

中小學疫情防控檔案直接、全面地反映了學校的防控狀況，學校及衛健部門可利用防控檔案，全面分析并總結出疫情在學校傳播的規律和特點，采取相應的措施進行疫情的控制，有效遏制疫情的擴散和蔓延。對于同類學校，不同學校之間所采取的防控舉措各不相同，但各具優點，因此具備極高的借鑒價值。

1.5 一定的涉密性

在學校疫情防控過程中，防控檔案中有一部分內容屬于國家秘密，未經上級有關部門批準，任何個人或學校不得向社會、媒體公開。疫情防控檔案里準確記載著病例及疑似病例產生的時間、地點、年齡、性別、職業、聯系方式及家庭成員等情況，這對于師生中的病例或疑似病例來說屬于個人隱私，公開易給他們造成心理壓力，因而也是不宜公開的。

疫情防控檔案所呈現的特征，決定了我們對疫情防控檔案的“管”和“用”應當與對其他檔案的“管”和“用”的方式方法有所區別。

2 著眼長遠，落實疫情防控檔案的收集整理工作

2.1 提高站位，強化師生檔案意識

就中小學的疫情防控而言，防控檔案的管理是一項記錄校史、傳承校園文化、服務社會、造福師生的事業，是全校所有工作中不可或缺的一項基礎性、服務支撐性工作。管好用好疫情防控檔案，對于增強全校師生檔案意識、擴大檔案工作社會影響、服務學校創新發展、推動美好教育都具有重要意義，同時也是學校教育事業發展水平高和校園文化建設成效好的重要標志。

2.2 強化擔當，建立應急服務機制

疫情的暴發具有突發性，中小學綜合檔案室建立檔案應急服務機制至關重要。突發公共衛生事件的處置有其自身的規律，存在著事件發生的突發性、處置時間的緊迫性、指揮決策的針對性、人員技術的專業性等特點。因此，中小學的檔案工作者應以突發疫情為契機，積極向校疫情防控領導小組匯報，爭取將疫情防控檔案工作第一時間納入疫情防控的整體部署中，明確檔案應急服務機制的組織、內容、保障機制等基本要求，把疫情防控文件材料收集歸檔作為防控工作的重要組成部分，力求同步謀劃、協調推進、共同落實。

2.3 多措并舉，做好前端控制

學校檔案人員要樹立“一盤棋”思想，超前謀劃，主動與防控人員進行工作對接，制定各階段作戰方案，扎實做好疫情防控檔案的前端控制，確保檔案工作不斷不亂。

一是合理制定疫情防控檔案收集范圍，注重檔案多元化收集。在充分研究疫情防控中各種原始材料形成情況的前提下，明確細化防控各線所形成材料的收集范圍、內容和載體。首先，可以根據收集內容把歸檔范圍確定為綜合類檔案、預防類檔案、防控督查類檔案、物資保障類檔案、社會參與類檔案、宣傳報道類檔案等3大類，涉及疫情防控的工作布置、防控督查、數據統計、物資保障、社會參與、宣傳報道等各個方面。其次，根據載體形式來確定歸檔范圍，除了紙質檔案、電子檔案、音像檔案（包括抗疫一線人員及抗疫志愿者的個人照片、采訪影像、檢查督察工作影像）等，還包括實物類檔案，如胸牌、獎杯、牌匾、錦旗等。

二是開展收集整理疫情防控檔案的培訓指導工作。以應收盡收為原則，通過“線上”和“線下”的方式，組織業務培訓、點對點指導以及電話或微信、QQ遠程指導，讓參加防疫的師生明確在防疫檔案工作中收集什么、什么時候完成、前期應該做什么、后期還要做什么等；在防控過程中，檔案人員要時刻保持職業敏感性，及時收集、廣泛征集疫情防控工作中學校領導現場指揮調度、師生員工堅守一線，以及疫情期間涌現出的先鋒人物、重要事件、重要場景的照片、視頻和實物等素材。

三是關注疫情防控工作進程，深入發掘疫情防控檔案資源。在師生中適時組織開展諸如“我參與、我記錄”等活動，倡議師生做好身邊與抗疫有關的檔案資料收集工作。鼓勵師生員工運用手機等音視頻記錄工具，攝錄自己在學校、社區、企業開展聯防聯控和日常生活中的所見所聞，收集各類與疫情相關的實物檔案資料。與身邊一線抗疫人員、相關負責人、已解除隔離或治愈人員進行交流，記錄他們的口述檔案資料等。收集身邊第一手疫情檔案資料，形成高質量的校史檔案。

四是建立疫情防控檔案工作的監控機制。以相關制度為依據科學設置監控機構，明確監控人員的職責和工作規范。其中黨員教師要提高政治站位，深入抗“疫”一線，確保疫情防控期間檔案工作的每個流程安全、規范、科學、無誤。并對疫情防控工作檔案的真實性、完整性、可用性及安全性實施相應的風險評估和保障措施，保證檔案收集和管理的質量，為今后的檔案順利接收、有效利用奠定基礎。

2.4 履職盡責，推進常態化管理

學校疫情防控檔案工作中形成的文件材料數量龐大、載體多樣，并且牽涉到校內各科室部門，點多面廣戰線長，涉及學校工作的方方面面，是一個復雜的系統工程，單靠檔案室的工作人員是難以完成的。因此，我們需要建立一支素質能力都過硬的專業化隊伍，及時、完整地收集整理各線產生的檔案資料。要在重要部門設立專兼職檔案員，落實專人負責，嚴格按照“第一時間收集、第一時間整理、第一時間歸檔”的工作機制，做好各線防控工作資料常態化管理。

3 應勢而謀，加強對學校疫情防控檔案的有效利用

3.1 做好疫情防控檔案利用服務

中小學檔案室不承擔向社會公眾開放檔案的職能，但由于中小學疫情防控檔案蘊含著大量的防疫知識、經驗和教訓，區別于學校其他檔案，我們應適度加大對疫情防控檔案開發利用的力度，在程序規范并遵循檔案查詢、借閱制度的前提下，向其他機關單位和社會團體甚至個人提供防控檔案的利用服務。

3.2 重視疫情防控檔案的編研工作

學校檔案人員要根據學校疫情防控工作實際需要，組織編研人員，依托疫情防控檔案主動編研，深入挖掘現有室藏防控檔案資源，探尋學校疫情防控工作規律，進行檔案前置利用和研究，將疫情期間師生應對疫情的防控舉措、防治經驗等方面的做法編研出來，形成有針對性的疫情檔案編研成果，提高檔案利用的精準度，為當下及將來疫情防控工作提供決策參考，以提高學校面對突發事件應急處置的效能。

3.3 發揮防控檔案的資政育人功能

首先，可以利用學校網站、QQ群、家校通、微信公眾號等新媒體高度普及的良好條件，通過文字、漫畫、小視頻、小游戲等多種形式，在移動新聞媒體、移動社交媒體等渠道中開展針對性宣傳，發布健康提示和防疫指南，科學指導公眾正確認識和抗擊疫情，引導公眾規范防控行為，使更多群眾可以了解檔案中的防疫知識，為師生及公眾提供科學素養，進一步減輕社會基層的防疫工作壓力。

其次，要利用學校課堂、宣傳窗口、校園廣播、國旗下的講話等，展示師生抗擊疫情的先進典型和事跡，對突發事件應急處置的典型經驗和重大作用進行大力宣傳和報道，讓師生認識到檔案發揮的重要作用，進一步深化檔案保存校史記憶、傳承校園文化、服務學校發展的全員意識，發揮檔案的鑄魂育人作用。另外，我們還可以利用疫情防控檔案的編研成果，向師生宣傳衛生健康知識，提高廣大師生的科學防范意識，進行有意義的生命安全教育。