論如何做好民辦高校辦公室主任工作

王 戰(zhàn)

(大連理工大學(xué)城市學(xué)院，遼寧 大連 116600)

一、民辦高校辦公室主任工作的特點

(一)具有很強的服務(wù)性

民辦高校辦公室主任工作，是一項服務(wù)性很強的工作。主要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)科研、教務(wù)管理、學(xué)生管理等服務(wù)。在具體工作過程中，辦公室主任通過協(xié)調(diào)共同各部門的關(guān)系，上傳下達文件，推動民辦高校各項管理制度的制定和落實，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及師生，提供多方面的服務(wù)工作。

(二)比較繁瑣復(fù)雜

民辦高校辦公室主任工作相對繁瑣復(fù)雜，除了要負(fù)責(zé)學(xué)校師生、上級領(lǐng)導(dǎo)的各項服務(wù)工作之外，還要承擔(dān)會務(wù)安排、檔案管理日常雜事處理等很多瑣碎的事情。這類事情沒有同意的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則，通常具有一定的突發(fā)性、偶然性，需要辦公室主任具備較強的應(yīng)變能力。

(三)影響面廣泛

辦公室主任工作涉及到的具體內(nèi)容，往往是涉及全校范圍內(nèi)的教師、學(xué)生以及各類后勤人員管理，很多文件的上傳下達，會產(chǎn)生比較廣泛的影響。這就要求辦公室主任在溝通協(xié)調(diào)各方工作中，要做到周密謹(jǐn)慎，全面考慮，既要能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的反饋信息意見，又要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手參謀，注意維護學(xué)校整體利益。在自己的工作職責(zé)范圍內(nèi)，做到各項事務(wù)的高效處理，快速反應(yīng)。

二、做好民辦高校辦公室主任工作的方法建議

(一)要有大局意識

做好民辦高校辦公室主任工作，要具備良好的大局意識。辦公室主任不僅是辦公室機構(gòu)工作的負(fù)責(zé)人，更是學(xué)校層面的領(lǐng)導(dǎo)。在日常工作中，不能局限于自身的辦公室業(yè)務(wù)領(lǐng)域，要站在全校發(fā)展的目標(biāo)、戰(zhàn)略方面，長遠考慮問題。要堅持局部利益服從整體利益，正確的分析和認(rèn)清形勢，時刻保持良好的大局觀，為學(xué)校的教學(xué)管理、學(xué)生管理以及科研個單位，提供更加完善的服務(wù)，精確傳達學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理意圖，為實現(xiàn)學(xué)校長遠發(fā)展目標(biāo)努力奉獻。

(二)要具備高度負(fù)責(zé)的意識

責(zé)任意識是民辦高校辦公室主任工作不可或缺的重要意識。一切工作的開展，離不開一顆為學(xué)校、為師生服務(wù)的責(zé)任心。在辦公室主任工作崗位上，責(zé)任心體現(xiàn)在關(guān)于承擔(dān)任務(wù)、認(rèn)真努力研究工作方法，不斷開拓進取，做好學(xué)校管理服務(wù)的各項工作。同時，在處理日常繁瑣事務(wù)方面，要有耐心，認(rèn)真細(xì)致的為學(xué)生家長、教職員工，提供咨詢服務(wù)，及時回應(yīng)師生的訴求。嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校的各項規(guī)章制度，并監(jiān)督學(xué)校其他部門的執(zhí)行落實情況，不能隱瞞，要以高度負(fù)責(zé)的精神，完成年度各項檢查工作。日常公文處理、流轉(zhuǎn)，要謹(jǐn)慎細(xì)致，不能出現(xiàn)紕漏，保證擬定各類文件、會務(wù)手冊等準(zhǔn)確無誤。這些綜合復(fù)雜的工作，都要求辦公室主任要具備高度負(fù)責(zé)的意識。

(三)要具備良好的服務(wù)意識

辦公室作為一項承擔(dān)學(xué)校各類工作綜合服務(wù)的機構(gòu)，辦公室主任是做好各項工作的主要負(fù)責(zé)人。因此，要具備良好的服務(wù)意識。辦公室主任要意識到自己的各項工作，都是在為教師、科研人員、學(xué)生以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等服務(wù)的，幫助和督促一些部門完成學(xué)校發(fā)展的各項指標(biāo)、任務(wù)。設(shè)定科學(xué)的學(xué)生管理辦法、教師職稱評定、人才引進等，這些方面都需要辦公室主任積極支持配合協(xié)調(diào)，用良好的服務(wù)保證各項具體工作的順利開展。

(四)提高管理和溝通協(xié)調(diào)能力

辦公室主任要想做好各項溝通協(xié)調(diào)以及管理服務(wù)工作，一定要注意提升自己的溝通協(xié)調(diào)和管理組織能力，掌握重要管理技能和溝通方法技巧。首先，必須正確把握公平公正、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、誠心服務(wù)的協(xié)調(diào)原則。其次，運用靈活的協(xié)調(diào)方法：對上，充分尊重，聽從指揮，攬事不爭權(quán)，參謀不越位，協(xié)調(diào)好上級的各項公務(wù)活動；對下，平等對待，熱心幫助，嚴(yán)格要求，以身作則，推功攬過，不越級指揮，不亂加干預(yù)。

(五)提高創(chuàng)新能力

辦公室主任要主動適應(yīng)新時期的需要，樹立創(chuàng)新意識，不斷開拓、探索，創(chuàng)造性地開展工作。首先，思想觀念創(chuàng)新，開拓工作思路。觀念創(chuàng)新即觀念的創(chuàng)造革新，要求辦公室主任解放思想，勇于擺脫舊觀念的束縛，通過實踐結(jié)出創(chuàng)新之果。觀念創(chuàng)新是各項創(chuàng)新工作的先導(dǎo)，是一個動態(tài)的、永無止境的過程。其次，組織結(jié)構(gòu)創(chuàng)新，提高人員素質(zhì)。辦公室主任要不斷創(chuàng)新內(nèi)部管理組織結(jié)構(gòu)，提高工作效率。在人員管理與培訓(xùn)方面，著重提升年輕優(yōu)秀人員的素質(zhì)和能力，讓更多的高素質(zhì)人才，參與到重要決策管理上，鍛煉塑造一支具備創(chuàng)新思維意識的辦公室員工隊伍。

三、結(jié)語

民辦高校辦公室主任工作是一項集綜合性與繁瑣性于一體的工作，要求辦公室主任在日常各項工作中，既要站在學(xué)校全局角度考慮問題，又要能夠反映師生的意見訴求；同時，辦公室主任還要持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)，提升自身的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新工作方法思路，從而形成順暢的上下溝通渠道，以保證辦公室各項業(yè)務(wù)的順利開展，從而促進民辦高校的長遠健康發(fā)展。

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