淺論地方志的資料搜集和再加工

宋銘月

(天津市地方志編修委員會辦公室，天津 300040)

搜集資料是編纂志書基礎工作，占有大量、全面、翔實的資料，是編修志書的先決條件。一部志書的編修，一般都要經過籌備啟動、制定篇目、搜集資料、撰寫初稿、復審稿評審、編輯出版等程序。在篇目確定之后，首要任務就是根據篇目搜集各項資料，搜集資料是關系到志書質量的基礎。根據在實際審讀志稿中發現的情況，談談關于搜集資料的工作體會。

一、基本概念辨析

先簡單辨析和理清資料幾個基礎概念，即資料、資料長編和志文的概念，這三個概念有一定區別?！掇o?！分袑Y料的定義是：為工作、生活、學習、科學研究等參考需要而收集編寫的一切公開或內部的資料。從范圍角度看，資料應當是范圍最廣泛的、最基礎的材料，是一個單位、一個行業所有活動所留下的所有的痕跡，通過各種方式記錄下來的各種形式的資料。

資料長編就是在資料的基礎上進行抽取，找到對存史資治有用的、在編修志書時可以利用的資料。資料長編是志文的基礎資料，志書最后的成稿都要從資料長編中選擇。形成資料長編這個程序是必須有的，不能直接撰寫初稿甚至簡單的摘抄基礎資料，更不能直接將口碑資料寫成正文。

在資料長編的基礎上，再進行加工處理，才能形成最終的志書進行出版。加工處理方面，口碑資料以文字、音像的形式表現出來，實物資料以圖照的形式表現出來。在資料長編的基礎上加工，使文字內容具有記述性、具體性、分類編纂性、客觀性、可利用性，才達到入志的要求。志文僅為資料長編的一部分，所以這部分必須是資料長編的精華。將資料篩選形成資料長編，在資料長編基礎上進行再加工形成志文。

二、資料的來源

(一)資料來源和形式多元化

1.以文字資料為主體。資料包括文字資料、實物資料、口碑資料、媒體網絡資料。①文字資料包括。主要是檔案，還包括報刊上的報道，本單位的各種文件、章程、法規和政策、會議記錄、調查報告、簡報等。此外，還有一些來源：比如本部門的統計資料和編制的技術資料、本部門的專題調查報告、報刊發表的和本部門的有關報道。搜集文字資料有6個必查：一是黨中央、國務院下發的文件法規和領導講話必查。二是本部門召開重要會議的記錄和形成的決議必查。三是本部門的工作總結、匯報材料必查。四是本部門統計的統計資料和編制的技術資料必查。五是本部門印發的文件、內部期刊和圖書以及簡報必查。六是本部門的專題調查報告、報刊上發表的和出版的本部門的有關報道與介紹必查。

2.適當搜集實物資料。實物資料指那些具有歷史價值的文物，包括重要遺址、遺跡、遺物、紀念設施、基礎設施、文物、地圖、照片、專業儀器、獎狀、證章、票據有關實物資料等。包括原有的遺址、遺跡、設施，各個時期的照片、現有的辦公設施、本行業的技術設施等。

3.應當充分利用口碑資料。遇到文字資料缺乏的情況，可以采訪當時的當事人或知情者，讓他們進行口述，所形成的資料就是口碑資料，口碑可以予以彌補資料的不足。采訪前，采訪者做好各方面的準備。搜集當事人口述資料要把握“三親”原則，即：親知、親聞、親歷。也可以約請有關人員撰寫回憶錄。但需要注意的是，由于客觀和主觀的原因，回憶不一定準確，所以口碑資料要經過考證鑒別后使用，如果發現有相反的證據，則不能使用。

4.適當運用媒體網絡資料。利用互聯網查找資料，值得注意的是，資料要從國家的官方網站下載，比如中央政府門戶網站、各部委網站、省市政府網站等等。

5.進行實地調研。除了去檔案部門獲取資料、采訪知情人，還要實地調查獲取資料。對于重要的、缺少基礎資料、需要搶救性編纂的修志對象，修志單位應該充分組織安排，通過實地調查獲取的方式獲得一手資料。

文字資料固然重要，但也應當在注重文字資料的基礎上，利用多種形式將資料呈現出來。目前來看，圖片資料和聲像資料未得到足夠重視。還可以開發圖形、動畫、聲音等系統，形成聲像資料。

(二)搜集資料的過程中注意幾個方面

1.注明報送資料人

在上報資料的時候要在每段資料后面都應當注明出處，并注明收集資料人的姓名，以便日后查找。確定負責每一塊資料的部門或人員。在后面編寫志書需要查證這一塊資料時要有途徑可尋。當發現所搜集到的資料與提示內容不符時，或者提示內容有錯誤的，應及時與編輯部對口責任人聯系，做好修改和調整，保證在搜集資料過程中不漏不缺。

2.制定搜集資料的目錄

志書全書首先定一個搜集資料的目錄，將這個目錄再細化，規定到部門，確定哪個部門負責搜集哪一方面的資料。細化具體分工，編制詳細的分工表，讓各部門、各單位所承擔的全部任務一目了然。同時對搜集資料的內容、要求進行提示，讓負責資料工作的人員明確資料搜集的方向和重點。②

3.制定搜集資料順序

搜集資料可以遵循一定順序。第一，先內后外，先收集本部門、本系統的有關資料，采訪本部門、本系統的當事人或知情人，然后再搜集其他部門、其他單位、甚至其他地區的資料。第二，先急后緩，循序漸進。先收集比較容易流失的資料，以免錯過時機。先搜集口碑資料，尤其是年事已高或者工作即將變動的當事人或者知情者的口碑資料。第三，先近后遠，手頭的資料先收集，先把這些資料抓住了，后搜集距離現在時間較遠的資料。一般來講，距離下限近的資料比較容易收集，再尋找比較難搜集的?？傊?，通過廣泛走訪當時對這事情的知情者，擴大搜集范圍。

三、做好資料再加工

資料通過提煉篩選成為資料長編，在資料長編的基礎上還需要經過再加工的過程。在編纂志書中，需要按志書的體例要求，在確保資料描述事實不變的基礎上，用志書的要求來梳理、抽取甚至重構這些已有資料。這就要求在搜集資料的基礎上，對資料進行深加工。總的來說，對資料長編處理需要經過選擇、鑒別、對比、歸類、加工、編寫、總纂等環節，最后成為志書。③資料加工可以不必等到全部搜集齊了再去做，在資料搜集的同時就可以進行整理和再加工，這樣既省時間，也比較穩妥。

(一)資料長編中易出現的問題

資料加工中常見到原始資料中出現一些問題。第一，反映內容空泛。反應內容單一，用局部代替全部。用概況性的資料來代替具體的資料，都是概況性的語言。如果不能提供給讀者關于所記事物相關有用信息，沒有任何意義。第二，缺少對文字上的推敲。在文字上多數沒有經過再加工，有兩種傾向，一種是過于口語化，另一種是總結和報告的口氣。工作報告和工作總結提供的資料雖然很有價值，但不能把志稿寫成工作報告或工作總結的匯編。不要把工作總結或工作報告簡單地復制過來。

(二)合格資料的特征

資料工作要經過廣收、精取和加工三個階段，特別是要對志稿進行深加工。合格的資料具有以下特征：

1.資料具有具體性。具體性就是要對具體過程、做法、具體特征等加以敘述。反映一項工作，要有不同時期的做法，起始和過程，效果以及有關機構人員等，有成績也要有不足和存在的問題。要有機合理地組織資料，避免簡單的資料堆砌或機械組合。要通過一條一條梳理過堂反復推敲，擴大資料搜集的視野和范圍。④

2.資料具有全面性。各個部門的主要資料必須齊全，既要有面的資料，也要有點的資料，既要有概況的資料，也要有具體的資料。

3.多種體裁方式并用。注重述、記、傳、志、圖、表、錄，多種體裁并用。大量記述數字，具有統計性的文字資料建議用表格、示意圖體現出來，使讀者更加直觀地感受到事物的發展變化。一些不宜在正文中體現的資料，可以放入附錄中。

4.資料前后保持一致性。這也是主筆工作的一項重要內容。審閱大事記、綜述、內文的敘述不能有矛盾的地方。如果發現有矛盾，可以采用如下幾種方法。首先，行文中遇到統計數據，采用國家和地方統計部門公布的數據，統計部門沒有統計的，采用業務主管部門數據。其次是書證，即將同一問題的不同文獻進行對照比較，從中求得準確結論，這是以文獻證文獻的方法。三是人證，即用口碑資料來補充和驗證文獻資料，使用這一方法時必須以多人的口碑為依據。四是物證，即以實物資料考證文獻資料。用以上四種方法如實在考辯不出，需要放棄這段存疑的資料。

(三)資料加工應當注意幾個方面

1.把握好入志資料的取舍

決定入志資料的時候，不能完全依賴于資料長編，要把握好對其進行取舍。一是舍棄空洞的堆砌的資料。要在資料入志第一關把繁雜的資料濾掉，把精華留住，這有利于以后集中力量抓要點、重點，減少把編纂力量耗費在無價值資料上。二是要重視保留數據。資料要具體，不能空泛。用數據說話，舍棄沒有說服力的空泛議論的文字。三是要明確記述的重點、要點，在相互比較中把握資料的取舍。不要在資料上畸輕畸重，內容安排不平衡。要把握好比例，主體業務的資料要多，其他資料要少。四是突出整本志書要反映的主體，大力壓縮鋪墊資料、背景資料在各篇章中所占的比重，能舍則舍。對搜集到的資料要認真分析對比，在比較中分清本末輕重，決定資料的取舍，有限的志書篇幅要用來反映主要的方面、本質的特性及具體實在的東西。

2.編寫要詳略有度

資料應當記錄準確，不能缺少要素。應該有基本的統計數據。起始年、下限年的統計數據。搜集到的資料的記述要素要齊全，理清事物的來龍去脈。具有特色的人、事、物要多搜集資料。對空話套話適當做刪減。不要過于繁冗。盡量選用那些能夠反映當代時代風貌的事項，反映本單位特點的事件。比如一些學習教育活動，如果需要可以記述，但不宜記述過多的內容。

3.避免交叉重復

志書不是原始資料的匯編，要有編寫和編纂的工作在里面，全志的總纂將前后不一致的地方統一起來，將資料按照篇章節目分門別類的統一起來，這是總纂的重要作用。將資料按邏輯系統性歸類。資料在廣納博采，去偽存真的基礎上，要基本上按照已經確定的志書的篇目進行歸類，每個門類的所屬事物也要系統化。這樣可以避免交叉重復。比如歷任領導名錄，已經在第一篇組織機構中出現過，就不要在后面人物表中重復出現。

總之，資料搜集、整理和運用，是志書編纂的基礎和志書質量的重要保證，對提高地方志質量至關重要。在第二輪修志工作中，修志工作者應充分做好資料工作，對歷史負責，為現實服務，更好地發揮地方志存史、育人、資政的功用。

注 釋：

①楊文鶴.論編輯工作中的資料鑒別與應用.編輯學報，2001(6)：330-331.

②王國啟.做好編撰企業志的資料搜集工作.中國石化，2014(3).

③邱信廷.方志資料性探論.黑龍江史志，2001(5)：10-13.

④梁燕鳴.從資料的可利用性談志書質量.廣西地方志，2006(2)：71-75.