信息化條件下做好電力企業檔案管理的策略探析

呂春蘭

（天津華能楊柳青熱電有限責任公司，天津 300380）

前言：目前，信息技術已經被廣泛應用在各個領域中。其在電力企業檔案管理工作中的利用，不僅為企業發展提供了更多的機遇，同時也提高了企業內部檔案信息管理的效率。另外，在進行檔案管理時，利用網絡設備對檔案數據進行存儲、整理和調閱，既增強了檔案的信息管理和信息服務的功能，又促進了檔案工作網絡化和信息化的發展。

一、電力企業進行信息化檔案管理建設的意義

檔案管理是電力企業穩定發展中不可缺少的基礎工作，關系到電力企業的穩定運行及生產經營中的多個方面，如技術改造、與企業職工利益息息相關的憑證等信息內容，對企業的發展進步具有重要的意義。電力企業檔案信息化工作更是提高其為企業為職工的服務效率，具體來說，主要表現在以下幾方面：第一，對電力企業的檔案進行信息化管理，可以提高信息的實效性，為企業經營發展提供快捷的服務。第二，使用信息化的設備和方式對檔案信息進行管理，可以及時發現管理中存在的各種問題，增強了相關信息管理的科學性，進一步提升了管理工作的完善性。第三，利用信息技術和網絡進行檔案管理，符合時代發展的潮流，提高了電力企業對檔案管理的效率，促進了管理工作的有效開展，同時對提高電力企業的競爭力，以及推動企業的現代化發展進程具有一定的促進作用。第四，進行檔案信息化建設，可以加強對企業知識產權和其他各項資產的有效管理，促進了企業經濟效益的提升[1]。

二、做好電力企業檔案信息化管理的策略

（一）做好信息化管理宣傳工作

電力企業的檔案作為記錄企業重要信息數據的資源，可以為企業各項決策的制定，提供更多有效的參考。因此，企業相關領導人在開展各項管理工作時，必須提高對管理方式的重視；企業的信息化水平決定著檔案管理的信息化水平，信息部門要加強對軟件的開發，并做好相應的宣傳工作；檔案管理人員要認識到信息化管理方式的優勢，充分利用現代化管理手段，提高檔案管理的信息化和現代化管理水平，為各項工作的順利運轉提供更好的服務。

（二）加強檔案管理的規范化

信息化檔案管理屬于一種現代化的管理手段，這種方式在使用中，通常將現代科學理論作為管理的依據，并使用現代化的管理方法，實現對檔案信息資源開發和利用，以此為電力企業的發展提供有效的信息數據和經營服務。在此過程中，要想保證檔案信息作用的充分發揮，還需要注意提高檔案管理的規范化程度，根據國家制定的相關標準，對檔案進行合理的分類、組卷、著錄和編目，確保文件和案卷信息錄入詳細完整、正確排序、科學分類以及便捷檢索，為利用者提供便利快捷地服務。

（三）強化對檔案管理信息系統的安全防控

電力企業在運用信息化手段進行檔案管理時，就必須做好對檔案管理信息系統的安全防控工作，提高網絡管理系統的安全性，避免出現信息泄露或損毀問題。在開展檔案管理工作時，首先，應使用防火墻等技術對企業的內部局域網與外網環境，進行物理隔離，制定相應的準入機制，加強對進入系統內部信息的控制，避免不良信息的進入，確保檔案信息傳輸的安全性。其次，在檔案信息系統平臺設置登陸權限，對系統內部檔案信息使用人員進行控制，防止出現人員方面的信息泄露問題。再次，不能使用非涉密計算機，作為管理企業涉密檔案的載體，使用適合的設備提高對電力企業檔案管理系統的安全防控。最后，在使用計算機設備進行檔案管理時，需要經常對其進行檢查，及時安裝防病毒軟件，做好對計算機軟件和系統的更新、清理工作[2]。

（四）建立高素質的檔案管理人才隊伍

人才作為企業競爭力的核心，對企業的健康發展具有重要的促進作用。而要想提高電力企業在市場中的競爭力，就必須提高對高素質人才的重視，建立一支適用于企業管理的高素質人才隊伍，進而提升電力企業檔案管理工作開展的合理性。對此，可從以下幾方面進行考慮：第一，針對信息化檔案管理，建立一支獨立的檔案管理隊伍，并設置獨立的檔案信息化管理部門，為管理人員進行信息管理工作營造良好的環境。第二，企業可以使用對外招聘、對內選拔方式，擴充檔案管理隊伍人才數量，提高人員的整體素質。第三，通過教育和培訓途徑，加強對內部管理人員的培養，使其掌握相關的管理知識和管理能力。同時，在進行員工培養過程中，還應注意素質培養的全面性，加強管理人員在職業道德、責任感和奉獻精神等方面心理服務素質的培養，提升工作人員檔案管理方面的綜合素養。

（五）創新檔案管理觀念

在進行信息化檔案管理時，為了提高檔案管理的效果，確保管理的方式可以滿足電力企業發展的需要，起到良好的管理效果，就需要對使用的管理理念進行創新，比如在進行檔案管理時，在系統中增加定期自動增量、全量備份功能，進一步保障數據的安全性，避免信息損毀帶來的問題；又如，檔案管理人員應從幕后走向臺前，借助信息平臺參與到機構的各種職能活動中，及時、主動地提供決策所。

結論：總而言之，在對電力企業進行檔案信息管理時，必須提高對管理方式的重視程度，了解信息管理方式對檔案管理的意義，然后做好對信息化檔案管理方式的宣傳工作，同時還應注意加強檔案管理的規范性和安全性，并建立高素質的人才管理隊伍，實現對檔案管理理念的創新，不斷滿足企業檔案管理需要。