淺談學校檔案工作的規范化、標準化管理

摘要：檔案工作是學校各項管理工作中的一項重要內容，對于學校的整理發展來說，有著不可替代的作用。本文詳細的分析了當前在學校檔案的工作現狀，以及所出現的問題，以期提出有效的對策與建議，進而提升學校檔案工作的質量，最終實現規范化與標準化的管理。

關鍵詞：學校；檔案；規范化；標準化；現狀；對策

眾所周知，在學校各項管理工作中，檔案工作是其中一項基本的內容。這是因為，相關資料是否規范完備與詳盡，直接影響學校未來的發展與建設。規范化、標準化的管理檔案，能夠為其他各項工作的開展提供重要的參考意見。可見，做好學校的檔案工作有著重要的意義。

一、當前學校檔案工作的現狀及所出現存在的問題

當前，從各個學校的普遍情況來看，都很重視在檔案方面的相關工作，并給予了在人力上與經費上的支持，也取得了一定的成績。但是，在實際操作過程中，仍然存在如下問題，影響了整體學校的檔案工作的質量。

（一）檔案工作的管理制度尚不健全。

據調查顯示，學校檔案工作的管理制度不健全，成為了影響整體檔案工作質量的主要原因。具體體現在兩個方面：其一，在檔案管理責任制度上，沒有進行明確的規定。由于責任制度不夠健全，導致在實際的工作中，如若發生問題，出現責任遺漏的情況。其二，在歸檔過程中，檔案的級別劃分較為模糊，存在著一定的問題。一般來說，檔案的歸檔，會根據其價值的不同劃分為不同的等級，其等級不同，所采用的管理方式與手段也相應的有所不同。在實際的工作中，由于檔案劃分等級不夠明確，具體工作人員在判斷檔案價值方面也相應的有所失誤。

（二）檔案管理工作的標準不統一。

當前，學校檔案管理標準不夠統一，在很大程度上限制了整體檔案工作的質量。究其原因，這是與學校檔案管理工作缺乏執行統一標準的環境密不可分。具體來看，一些學校在檔案管理工作方面的管理流程和具體步驟不夠明確，沒有一個統一的標準來指導具體的檔案管理工作。另外，在檔案管理工作的目標設定上，缺乏結合實際情況的有效目標，存在一定的滯后性。由于檔案建設目標不夠明確，相應的就使得整個的檔案管理工作缺乏一個統一的標準，進而造成整個管理過程較為混亂，進而影響了學校檔案工作質量的提高。

（三）相關檔案工作人員專業性不強。

從總體上來看，從事學校檔案工作的相關人員，其專業化水平不高，大多是非檔案專業畢業的，或是之前沒有從事過相關的檔案工作。這樣來看，檔案管理人員整體專業化水平較差，嚴重的影響了學校檔案管理工作的規范化與標準化水平。具體來說，從事相關檔案工作的人員，對于具體的檔案管理工作不夠重視，相應的也不能最大限度的發揮出具體檔案的真實價值。與此同時，這些檔案工作人員，沒有科學化的管理理念與先進的管理辦法，在檔案歸檔的過程中，極易出現檔案劃分等級錯誤的情況出現，或是有造成相關檔案損壞的問題發生。

二、實現學校檔案工作標準化、規范化管理的具體做法

針對當前在學校檔案工作中出現的問題，應當采取切實有效的對策與建議，不斷的提升學校檔案工作的質量與效率，最終實現規范化、標準化的管理，具體辦法如下：

（一）建立健全相關檔案管理制度，實現規范化管理。

學校的相關部門和從事具體檔案管理工作人員，要想使得學校的檔案工作更加規范化與標準化，首先應當健全相關的檔案管理制度。一方面，健全管理責任制。在管理中，要將工作進行分類，然后根據工作現狀進行部門的劃分，使得工作人員有明確的管理范圍，從而實現責任的全面落實。另一方面，規范檔案劃分制度。眾所周知，每一份檔案的重要性存在著差別，所以在實際工作中要對檔案進行分級處理，通過級別的統一，然后采取統一的管理方式，進而實現管理的標準化和規范化。

（二）統一各項檔案管理工作的標準，實現標準化管理。

在檔案管理工作的標準統一方面，需要做到以下兩點。一是對檔案管理的流程和步驟進行明確劃分，根據檔案價值的不同，做好差異性的管理，對檔案管理的過程進行步驟劃分，實現標準化和規范化的管理。二是在檔案管理過程中，確定統一的管理目標。只有在管理目標確定的情況下，管理的具體標準才更容易明確。

（三）加強對于相關工作人員的培訓，打造專業化隊伍。

專業化的人才是提高學校檔案管理工作的重要基礎，對于提高檔案管理質量與效率發揮著不可替代的作用。這樣來看，從學校角度來說，應當加強對于相關工作人員的培訓，打造專業化的檔案管理隊伍。首先，應當加強他們對于檔案理論知識的學習，使得相關工作人員明確檔案管理的意義，進而在實際的工作中重視檔案管理工作。其次，加強對管理人員進行實際管理的培訓，包括對檔案資料的分級、分類、存儲等。通過專業化的操作，盡可能地避免操作失誤帶來的錯誤或是檔案資料損毀等問題。

三、結語

綜上所述，學校的檔案工作在整個學校的運行與發展中發揮著不可替代的作用。一方面，規范化、標準化的管理檔案，使得檔案資料更為詳盡，為今后學校的發展提供有力的借鑒與參考。另一方面，完備的檔案資料對于學校各個方面的建設進行科學合理的評估，提供了寶貴的建議。鑒于此，作為相關的管理工作者來說，應當重視學校的檔案工作，深入分析在當前學校檔案工作的現狀以及所出現的問題，并提出具有針對性、實效性的對策與建議，不斷的提升檔案工作的質量與效率，最終實現學校檔案工作規范化、標準化的管理。

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作者簡介：肖燕瓊（1980.09.25）女，籍貫，云南宣威，漢族，畢業于云南師范大學，本科學歷，現任云南省輕工業技工學校老師。endprint