企業(yè)檔案管理中大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用

岳玲

【摘 要】隨著社會(huì)的進(jìn)步，各行各業(yè)都在不斷發(fā)展，各個(gè)企業(yè)也隨之發(fā)展。社會(huì)各行各業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)研究不斷發(fā)展，企業(yè)隨著發(fā)展，其決策也就越來(lái)越依賴大數(shù)據(jù)分析，企業(yè)檔案隨著時(shí)間發(fā)展而越來(lái)越多，企業(yè)誕生就伴隨著企業(yè)檔案產(chǎn)生。隨著企業(yè)發(fā)展，檔案管理是企業(yè)發(fā)展不可忽視的地方，也是對(duì)企業(yè)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析之基礎(chǔ)，所以企業(yè)檔案管理中大數(shù)據(jù)分析方法有很大應(yīng)用。這篇文章就對(duì)大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用在企業(yè)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)一些比較常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)管理方面提出一些創(chuàng)新舉措，使企業(yè)檔案管理更加合理。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；大數(shù)據(jù)分析；方法；實(shí)踐與應(yīng)用

1.引言

隨著大數(shù)據(jù)發(fā)展，企業(yè)在對(duì)公司進(jìn)行決策時(shí)都會(huì)用到大數(shù)據(jù)分析方法，企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)從誕生開(kāi)始所經(jīng)歷所有實(shí)踐的所有記錄，企業(yè)檔案管理就是將這些信息進(jìn)行分類整理，并對(duì)其進(jìn)行妥善保存，并保證其真實(shí)性和完整性，所以企業(yè)檔案是企業(yè)運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析方法的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。通過(guò)這些檔案，我們能夠?qū)ζ髽I(yè)過(guò)去所經(jīng)歷大大小小實(shí)踐活動(dòng)了解清楚，讓信息形成大數(shù)據(jù)，讓我們?cè)谧龀銎髽I(yè)規(guī)劃時(shí)候更能把握企業(yè)實(shí)際情況，制定符合企業(yè)實(shí)際情況的發(fā)展戰(zhàn)略。隨著社會(huì)進(jìn)步，企業(yè)管理手段也要隨之發(fā)展，才能滿足企業(yè)不斷發(fā)展，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，使得大數(shù)據(jù)分析更加準(zhǔn)確，保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

2.大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用于企業(yè)檔案管理實(shí)踐之中問(wèn)題

2.1 大數(shù)據(jù)分析成本問(wèn)題

在企業(yè)檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析方法所需成本比較高，需要信息化管理平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行分類和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析所需工具，同時(shí)還有運(yùn)算時(shí)間要求。在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源中采用相關(guān)大數(shù)據(jù)分析工具科技成本是比較高的。而且大數(shù)據(jù)分析質(zhì)量必須要高，這關(guān)系到大數(shù)據(jù)分析結(jié)果可靠性，同時(shí)減少企業(yè)檔案存儲(chǔ)成本，這是我們目前面臨的問(wèn)題。

2.2 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)時(shí)效性問(wèn)題

運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析方法所需要信息必須是最新的，過(guò)時(shí)信息會(huì)使得大數(shù)據(jù)分析結(jié)果過(guò)時(shí)，大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)分析要使用到數(shù)據(jù)建模，當(dāng)數(shù)據(jù)模型跟不上企業(yè)數(shù)據(jù)變化，那么模型分析結(jié)果就會(huì)過(guò)時(shí)。所以我們目前面臨問(wèn)題之一就是關(guān)于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)能否及時(shí)更新問(wèn)題。

2.3 大數(shù)據(jù)分析智能化問(wèn)題

首先大數(shù)據(jù)分析方法在關(guān)于對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)處理方面非常有用、高效，與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)分析方法只是一種運(yùn)用科學(xué)機(jī)器運(yùn)算分析方法，對(duì)于企業(yè)人文價(jià)值方面作用很少，所以，大數(shù)據(jù)分析智能化也是面臨問(wèn)題。

2.4企業(yè)對(duì)檔案管理忽略

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)大發(fā)展背景之下，企業(yè)面臨著非常大的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)為了自身企業(yè)發(fā)展，不被市場(chǎng)淘汰，對(duì)產(chǎn)品銷售方面投入非常多人力物力，在這種大背景下，認(rèn)為大數(shù)據(jù)分析時(shí)對(duì)檔案信息對(duì)其影響不大，難免會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理工作有所忽略，還有就是很多企業(yè)高層認(rèn)為檔案管理非常簡(jiǎn)單，只要使檔案完整，保證其不損毀，能夠讓人查找相關(guān)資料是可以使用就行了，所以對(duì)檔案管理工作資金方面投入非常少，僅僅限于日常簡(jiǎn)單運(yùn)行而無(wú)力發(fā)展。

2.5缺乏保管檔案專業(yè)人員

企業(yè)檔案管理需要專門(mén)技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行，對(duì)于專門(mén)技術(shù)人員，要求有較高政治方面素養(yǎng)，對(duì)檔案管理方面業(yè)務(wù)手段比較熟練。這就使其在工作之時(shí)難以保持負(fù)責(zé)態(tài)度，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作不夠重視，企業(yè)高層認(rèn)為如果聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員對(duì)企業(yè)發(fā)展作用很小，會(huì)增加企業(yè)建設(shè)成本。

2.6企業(yè)檔案信息化管理方法缺乏

隨著社會(huì)進(jìn)步，人們不斷發(fā)展技術(shù)，但是卻忽略了檔案管理技術(shù)發(fā)展，使檔案管理技術(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，甚至至今國(guó)內(nèi)許多企業(yè)檔案管理方面仍然非常原始，工作效率非常低，嚴(yán)重制約著企業(yè)發(fā)展。目前，檔案信息化管理技術(shù)已經(jīng)較為成熟，但是企業(yè)高層人員認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展作用太低，對(duì)信息化企業(yè)檔案管理發(fā)展缺乏重視，在資金上提供不足，使得企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展緩慢，對(duì)大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用產(chǎn)生很大影響。在中國(guó)大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案管理還在使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，信息化管理手段缺乏，嚴(yán)重影響著檔案管理效率，甚至導(dǎo)致檔案損毀丟失。

3.大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用問(wèn)題

企業(yè)創(chuàng)新決策越來(lái)越依賴于數(shù)據(jù)分析。對(duì)于企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新者而言，目前更多企業(yè)高層越來(lái)越依靠基于數(shù)據(jù)分析企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新決策。靠傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)方法去決策往往是滯后，因此，大數(shù)據(jù)分析方法作為先進(jìn)定量分析方法，目前出現(xiàn)的一些先進(jìn)數(shù)據(jù)分析方法與技術(shù)勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的運(yùn)行管理、生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程、管理決策產(chǎn)生飛躍式的影響。大數(shù)據(jù)分析方法也成為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)分析、技術(shù)創(chuàng)新決策的有效工具。現(xiàn)在社會(huì)講究創(chuàng)新，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理手段已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在企業(yè)檔案管理，所以對(duì)于上文之中檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題筆者在此提出一些創(chuàng)新性舉措。

3.1 在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用相關(guān)問(wèn)題

大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的實(shí)現(xiàn)方式即是將大數(shù)據(jù)分析方法運(yùn)用在企業(yè)檔案信息分析挖掘上。它貫穿企業(yè)數(shù)據(jù)處理的整個(gè)過(guò)程，遵循數(shù)據(jù)生命周期，廣泛收集數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化預(yù)處理，采用數(shù)據(jù)分析模型，依托強(qiáng)大運(yùn)行分析算法支撐數(shù)據(jù)平臺(tái)，發(fā)掘潛在價(jià)值和規(guī)律并進(jìn)行呈現(xiàn)過(guò)程。其應(yīng)用主要有以下幾個(gè)方面，一是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源品質(zhì)；二是可視化分析提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源可理解性；三是語(yǔ)義引擎實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的智能提取；四是數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的隱性價(jià)值；五是趨勢(shì)預(yù)測(cè)分析實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值創(chuàng)造。

3.2企業(yè)檔案管理工作流程要改變

大數(shù)據(jù)分析方法需要企業(yè)檔案數(shù)據(jù)完整性和時(shí)效性，企業(yè)檔案管理流程影響這兩方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件，由于受到現(xiàn)實(shí)條件制約，其檔案管理流程顯得比較繁瑣，傳統(tǒng)檔案管理流程是制約著管理效率一個(gè)重要原因。建立信息化檔案管理平臺(tái)后，首先各項(xiàng)流程之間需要浪費(fèi)時(shí)間也就不存在了，信息化檔案管理是把整個(gè)工作流程一體化，使其效率提高。在信息化檔案管理之中，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理流程進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，減去一些不必要流程，優(yōu)化剩下流程，大大提高了效率。在實(shí)踐過(guò)程之中，該平臺(tái)對(duì)檔案收集有著重大作用，技術(shù)工作人員可以將產(chǎn)生檔案資料通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳送給公司檔案室，這樣有利于檔案室對(duì)資料收集，保證檔案數(shù)據(jù)時(shí)效性，和完整性。

3.3企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

企業(yè)檔案信息化使檔案變?yōu)殡娮訖n案，有效保持了檔案完整性。還可以對(duì)檔案文件進(jìn)行加密，電腦設(shè)置防火墻等一些IT手段，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行，有效防止了檔案信息丟失和被竊取。對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，防止檔案遺失和損毀。企業(yè)檔案完整可以給大數(shù)據(jù)分析帶來(lái)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，使得大數(shù)據(jù)分析結(jié)果更加滿足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀。

4.結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)分析技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)其依賴性顯著提高，在大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)利用中應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法具有重要意義。企業(yè)誕生就伴隨著企業(yè)檔案產(chǎn)生，隨著企業(yè)發(fā)展而發(fā)展，是企業(yè)發(fā)展不可忽視的地方，也是對(duì)企業(yè)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析之基礎(chǔ)，所以企業(yè)檔案管理中大數(shù)據(jù)分析方法有很大應(yīng)用。在本文之中，筆者結(jié)合時(shí)代背景和現(xiàn)實(shí)實(shí)踐，分析了大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用存在一些問(wèn)題，對(duì)企業(yè)檔案管理之中影響大數(shù)據(jù)分析的問(wèn)題進(jìn)行了介紹，對(duì)企業(yè)檔案管理實(shí)踐過(guò)程之中出現(xiàn)的問(wèn)題加以描述，并以創(chuàng)新的思維提出了一些建議來(lái)解決這些問(wèn)題，保證企業(yè)健康發(fā)展。

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