淺議實現電子文書檔案收集工作的前移

陳德凝

【摘 要】計算機技術與互聯網技術的發展讓各個行業均發生了重大革新，在文書檔案收集工作中，電子文書檔案收集工作的前移已經是必然趨勢。本文首先對電子文書檔案收集工作前移的作用作出闡述，然后對電子文書檔案數字化管理現狀進行分析，最后結合實際情況，提出幾點實現電子文書檔案收集工作前移的策略。

【關鍵詞】電子文書檔案；數字化檔案；管理軟件

前言

文書檔案主要指的是社會團體、國家各級機關和其他相關組織在職能活動中形成的文書資料信息，如指示、命令、請示、批復、報告等，這些資料十分珍貴，需要對其進行妥善保管。現階段，傳統的檔案管理方式已經不能夠對當前檔案管理要求予以適應，利用數字化管理方式，可以讓檔案管理水平得到提升。

一、電子文書檔案收集工作前移的作用

現階段，計算機技術、互聯網技術已經涉足日常工作生活中的各個領域，文書檔案管理工作也開始逐漸應用這些先進技術。無論是圖像還是文字文書，利用計算機技術都可以得到良好的展現。在未來發展中，文書資料存檔的主要方式就是電子文檔。在此趨勢的大潮中，我們需要對思維方式進行改變，需要提升自身的技術應用能力和操作水平，進而促進文書檔案資料收集工作前移至資料提供方，利用一定收集手段，文書檔案資料提供方可以將基礎文書檔案資料提供給檔案管理部門，這可以讓檔案管理部門對于某項工作不夠熟悉的問題得到解決，可以讓誤解而導致的檔案資料缺憾問題得到有效避免，同時，可以讓工作效率得到提升。讓電子文書檔案取得及時、準確且具有高效性的利好效應。

二、電子文書檔案數字化管理現狀

現階段，一些單位檔案已經全部實現數字化保存，各種材料集中收集，再交專人進行存檔，和傳統的文書檔案管理工作相比，這種方法可以減少紙張的使用，可以避免因紙質材料的損壞而對檔案資料信息完整性帶來的問題，同時，計算機技術也可以減少紙質檔案所需的大量空間，在進行查閱時也會更為方便，能夠提升查閱效率。但是，在平常收集材料中還沒有無紙化辦公，檔案數字化處理設備的配備還需要進一步完善，僅擁有計算機、掃描機等基本處理設備是遠遠不夠的，更為專業的數據庫服務器、存儲設備以及相應的安全設備都需要進行引進或革新，除此之外，檔案文書數字化管理人員的管理水平依然存在一定問題，管理人員對于數字化管理理念的理解程度依然不夠深入，這樣也就使得數字化檔案管理工作會受到影響，在數字化檔案管理軟件予以引進之后，檔案管理人員如果不能熟練操作此軟件，就有可能讓此軟件作用的發揮大打折扣。

三、實現電子文書檔案收集工作前移的策略

（一）提高文書檔案管理認識

文書檔案可以帶我們回顧歷史，以史為鑒，可以為未來的發展起到指導作用，因此，我們需要對此使命予以積極承擔，不論是社會團體還是國家機關，相關組織人員都需要擺脫本位主義束縛，利用自身的實際行動來讓文書檔案管理工作建設得到進一步支持。進而促進電子文書檔案收集工作的前移。除此之外，還需要在互相支撐中努力形成工作合力，相關職能部門與其他部門之間需要構建起協作關系，文書檔案資料收集崗位的工作人員應該具有文字水平高、業務能力強、電子技術能力過硬、政治覺悟高的特點，對此，相關方可以將滿足這些要求的人員進行合理安排，檔案管理部門需要針對性的指導與培訓崗位人員，在多方的共同努力下，可以讓文書檔案管理工作隊伍整體素質得到進一步提升。

（二）強化專業人才建設

為實現電子文書檔案收集工作前移，需要做好兩方面工作：（1）檔案管理職能部門需要構建起科學有效的培訓機制，相關部門工作人員需要得到技術培訓，這種培訓應該是全流程、全要素的，進而讓工作人員在檔案管理知識、文書材料撰寫、技術應用能力以及保密意識等方面得到進一步強化，現階段，某些單位檔案已經全部數字化保存，計算機技術已經得到充分使用，因此，相關工作人員都應具有提高自己能力的自覺意識，熟知在計算機技術、互聯網技術使用下的新的數字化保存技術，在組織學習中，可以聘請相應領域的專業人員進行指導；（2）崗位人員需要得到合理安排，在新技術的使用中，很多工作人員的操作能力基礎水平以及基礎知識水平存在差異，管理部門在安排工作人員時，需要針對工作人員能力的不同、發展方向的不同進行合理調整，確保人員能力可以得到充分發揮。

（三）明確歸檔標準

為讓電子文書檔案基本資料形式前移至提供方，檔案管理職能部門需要保證所制定的標準具有詳細化特點，以此來為相關操作人員實際工作的開展起到指導意義。在管理部門拿到相關資料之后，不會因為收集人員不明要領而使得二次反工現象發生，現階段，在平常工作中還沒有實現無紙化辦公，很多操作都需要人員進行實際操作，如分類文書資料、統計文書資料等，同時，為方便后期檔案保存工作，我們還需要清楚提供移動硬盤的規格等多種問題，歸檔標準的明確化可以讓工作人員按圖索驥，可以讓歸檔工作的工作效率得到提升。諸如文件材料歸檔制度、查閱利用制度、檔案保管制度需要得到進一步完善，以部門為單位，可以對檔案進行分類，結合過去的檔案管理經驗，可以對未來制度的完善起到借鑒意義，讓改善方向更為明確。

（四）加大數字化檔案管理投入

現階段，大多數單位在引進多樣化的數字化檔案管理設備和相應的軟件之后，已經實現了全部檔案的數字化保存，但辦公系統與無紙化辦公技術依然相對缺乏，對此，為實現電子文書檔案收集工作的徹底前移，需要繼續加大數字化檔案管理的投入，讓數字化檔案管理設備更為健全，同時，單位應該構建起有效的監督機制，確保資金投入可以全方位落實到檔案數字化管理設備和辦公系統上，在對設備進行選擇時，需要緊密結合實際需求以及經濟合理標準，對設備進行擇優選擇，以此來讓檔案管理數字化水平得到全面提升。

（五）增強安全防范力度

增強安全防范力度既是實現電子文書檔案收集工作前移的保障，也是在前移格局形成之后，確保收集工作效率的重要策略。檔案職能部門決不能產生依賴思想，需要和交送人員進行面對面復核，如果出現問題，那么需要對其進行及時解決，確保問題不會殘留，否則就會讓檔案管理工作嚴肅性受到影響。簽字確認需要依照嚴格的工作流程，需要確保雙方均經過確認，且沒有任何問題，并做好備案留查工作。除此之外，需要備份當前已經具有的文書檔案資料，避免資料丟失或資料篡改等現象出現。在“互聯網+”的時代中，我們既需要將網聯網技術和檔案管理工作予以進一步融合，還需要做好互聯網技術所帶來風險問題的防范工作，如在文書檔案形成的初期，我們就需要構建起具有科學性的授權限制，可以將“只讀性”權利授予查閱者，同時，還需要做好防火墻設置工作，引入相應的安全防范軟件，確保文書檔案資料不會被刪除、篡改。

四、結論

綜上所述，針對電子文書檔案數字化管理現狀，通過提高文書檔案管理認識、強化專業人才建設、明確歸檔標準、加大數字化檔案管理投入和增強安全防范力度的方法可以實現實現電子文書檔案收集工作的前移，進而讓檔案資料缺憾等問題得到有效解決，讓電子文書檔案資料作用得到充分發揮。

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