淺談計算機在檔案管理中的應用及應用中的問題和解決措施

摘要：隨著現代科學技術的迅速發展，辦公逐漸實現自動化，利用計算機處理和制作文件越來越顯示出其不可替代的優越性。與此同時，過分依賴計算機致使記錄在磁盤上的文件材料歸檔不及時，不完整，甚至丟失的現象也隨之而出現。在實際操作中，由于不重視妥善保管儲存于計算機硬盤和U盤上的文件，文件被誤刪、被病毒侵入而致數據丟失的情況也比比皆是。因此如何在科技高速發展的今天加強計算機檔案管理就成為我們面對的新課題。

關鍵詞：計算機；檔案管理；應用；問題；措施

引言：

計算機在經歷了電子管計算機、晶體管計算機、小規模集成電路計算機、超大規模集成電路計算機等階段，目前也正朝著智能化的計算機的方向大步快速地邁進，計算機的存儲量在不斷的發展中也呈現出越來越大的趨勢，因此用計算機來進行對檔案信息的存儲就變得很容易，但隨之而來的就是計算機在檔案管理中的應用問題以及優化措施的采取，才能使計算機在檔案管理方面作用發揮到最大。

1.計算機在檔案管理中的應用及應用原因

1.1計算機在檔案管理中的應用原因

計算機可以應用于檔案管理的原因主要包括如下幾點：其一，就是計算機的信息的存儲可以達到很可觀的存儲量，對于龐大的檔案數據信息的管理再合適不過；其二，計算機自身具備的運算速度快、運算精度高、運算邏輯性強、可實現自動化的優點，這些優點都是對檔案信息管理所學要具備的特質；其三，人們生活水平的提高也使得計算機逐漸走進人們的生活，其強大的功能和廣泛的適用性，使得其性價比極高；其四，當下社會的人的生產生活節奏都極快，計算機的高效率處理也符合了當下人們和社會的發展和需要。

1.2計算機在檔案管理中的應用

計算機在檔案管理中的應用功能主要表現在如下幾個方面：其一，就是可以實現檔案管理的自動化，計算機可以通過系統編程或者相應的系統軟件，可以實現對檔案數據快速高效、高質量的分類、提取、分析、加工、存儲、輸出等，以使得檔案管理效率提高；其二，計算機在檔案管理中的應用，使得檔案管理的數字化得以實現，這樣就可以避免紙質檔案人工輸入的人力的花費以及紙質檔案的保存問題，計算機的應用使得對檔案的保存、查詢、調取、修改、傳遞等可以快速的實現；其三，計算機在檔案管理中的應用可以實現對檔案的高速網絡化檢索，在最短時間內獲得檔案的相關信息，極大的提高了檔案管理的效率，并在當下的共享經濟盛行的背景下，有助于實現檔案資源的共享[1]。

2.目前我國計算機在檔案管理的應用中存在的問題

針對我國計算機在檔案管理中的應用現狀，結合相關文獻總結為如下幾點問題：其一，高素質的計算機檔案管理人才的匱乏，首先計算機在我國的應用較晚，相應的在計算機檔案管理的人才培養就也相對落后，加之不同的檔案管理系統的不同，使得相應的計算機檔案管理人才季度缺乏，沒有辦法切實落實計算機的檔案管理工作；其二，目前計算機在檔案管理中的應用的相關人員的管理意識還相對的欠缺，缺乏完善的計算機檔案管理理念，使得計算機檔案管理的水平及效率都很難提高；其三，就是計算機本身對于服務于檔案管理的過程中呈現出的計算機技術的不足，隨著時代的進步，檔案信息的形式、內容均發生改變，而計算機技術在服務于檔案管理時，尚存在一些檔案管理相關的問題無法良好的處理，甚至存在檔案信息丟失的現象[2]；其四，計算機技術、互聯網技術等技術都屬于當下的熱門的技術以及領域，因此其發展更新變化極快，一方面會導致現有的計算機檔案管理系統落后，無法滿足現有的檔案管理的需求，另一方面，針對計算機新衍生出來的技術及應用領域缺乏有效的監管措施和管理制度，這就使得基于計算機技術下的檔案管理容易出現漏洞和面臨相應的風險，造成文件的損壞、或被盜取等惡劣事件發生。

3.優化計算機檔案管理的措施

上述闡述了我國計算機檔案管理中存在的諸多問題，這些問題既制約了計算機檔案管理的應用與發展，也使得檔案管理的水平和質量難以提高，因此就上述存在的問題，提出如下幾點優化措施：其一，不僅僅要加強計算機檔案管理人員的自身的計算機能力，還要提高計算機檔案管理人員的管理意識和完善管理觀念，這就需要在計算機的教育、學習手段和內容、形式上作出革新，提高計算機應用型、復合型人才的培養，以適應新時期的計算機檔案管理的工作，并在管理意識與完善的管理理念的扶持下，實現檔案的高質量、高效率管理；其二，加大對計算機檔案管理相關人員的工作的組織管理和協調管理力度，使得在計算機檔案管理的各個環節的人員都能在各自位置上發揮自身最大的作用，并避免產生一些不良的影響，并細致制定相應的工作流程和管理規定，以剔除不良習慣和因素，保障高質量的計算機檔案管理；其三，國家要大力支持計算機技術極其衍生技術的發展，積極的與國際先進的技術接軌，以實現我國計算機技術自身的更新和在多方面應用的更新，以滿足發展需要，此外，還要不斷完善現有的計算機檔案管理系統，既實現對計算機檔案管理所需求的功能的覆蓋，也減少由于計算機本身的技術問題而帶來的風險和漏洞所造成檔案信息的丟失、損壞[3]。

結論：

綜上所述，隨著計算機技術的完善以及當下人們的生產生活的需要，計算機在檔案管理中的應用逐漸深入和取得良好的效果，但當下就我國而言，計算機檔案管理仍存在一些問題，需要在未來的發展和應用中采取無具有針對性和可實施性的措施進行優化，才能保證檔案管理水平和質量的提高，以及實現計算機在檔案管理中的高質量應用。

參考文獻：

[1]周博.如何運用計算機電子進行檔案管理[J].電子制作，2012（12x）：171-171.

[2]劉燕江.計算機網絡技術在檔案管理工作中的應用[J].信息與電腦：理論版，2013（4）：165-166.

[3]錢晨.實施計算機檔案管理存在的問題與對策[J].科技視界，2014（26）：204-204.

作者簡介：薛勁松（2000.05.23—）男，漢族，河北省石家莊市人，高中學歷，研究方向：計算機方向。endprint