信息化財務報銷結算方式探討

方 明

A獨立學院目前處于外遷過程中，財務報銷處于信息化建設的初級階段，收入來源主要依靠自身的學費收入，屬于“自收自支”模式，教師的居住地與教學場地處于“兩地分居”狀態，財務報銷成本較高，占用時間較多。報銷的基本模式采用現場排隊傳統網銀支付模式。財務管理部門工作繁重，限于經費問題無法通過增加人員解決該問題，加強信息化建設是比較符合成本效益原則的解決方法。

一、A獨立學院目前財務核算模式存在的問題

A獨立學院采用的是傳統的報銷模式，票據媒介是紙質票據，審核報銷以現場排隊審核為主，憑證制單以手工錄入為主，款項打卡主要依托開戶行的網銀支付通道，主要報銷模式如圖1：

圖1 A獨立學院傳統報銷模式

從圖1的報銷模式圖中可以看出A獨立學院傳統的報銷模式主要存在以下缺點和問題：

（一）財務報銷流程復雜、占用的絕對時間較多

目前的報銷主要針對紙質票據，從取得票據到報銷票全程都需要手工方式參與，這是由紙質發票的載體所限制的；報銷單據基本靠手工填制，出錯概率較大，無形中增加了填寫單據的工作量；報銷人員一般都是非財務專業的人員，無法從有效渠道獲取足夠的專業信息，導致信息不對稱在溝通過程中容易產生矛盾。

（二）財務環境不佳，不利于提高財務部門的管理水平

在傳統的報銷模式中，財務人員一般身兼數職，包括單據審核、憑證制單、財務咨詢、財務政策宣傳；同時柜面沖突頻繁，導致心理壓力和工作壓力較大；在財務環境的影響下，財務人員很難有時間與精力去思考財務管理的問題，缺乏必要的思考空間，導致財務工作機械化，最終使財務工作失去張力。

（三）財務報銷功能單一，無法真正發揮財務管理的功能

財務管理包括憑證制單、預算執行控制與監督、執行結果反饋、財務考核與評價。由于傳統的財務報銷模式憑證審核與制單工作繁重，擠占了財務人員大部分時間，基于時間性約束和財務原始憑證回溯性較差，極大制約了財務管理對于預算執行、控制、考核、評價的功能發揮。

（四）財務簽字機制無法發揮真正效用

基于財務原始憑證基本是紙質載體的情況下，經辦人、證明人、負責人簽字確認的過程基本依靠手工傳遞并需要鎖定人員和地點完成（即需要相應的人員處于空閑狀態并且在同一空間范圍才能完成簽字）；同時由于負責人無法獲取相關業務的足夠信息導致其無法真正履行審批責任，從而使負責人簽字的風險性加大，導致簽字謹慎，進而加劇與財務部門的矛盾。

（五）財務信息存在多個錄入源，增加數據出錯概率

從圖1報銷模式圖中可以看到，財務對接、財務審核、財務打卡等環節存在多次手工錄入環節，增加了數據出錯的概率，進而會損害財務報銷規則的權威性。

綜合以上五點所述，傳統報銷模式存在一些無法通過自身解決的問題，其本質是機制問題。這些問題需要通過構建新的報銷核算模式來解決，該模式應能重塑財務流程、更新財務理念、能激勵全員參與、能依托互聯網技術提高財務系統的智能對接、提高銀企互聯的合作程度、解鎖財務場地與時間捆綁的限制、提高財務管理水平。

二、構建A獨立學院新報銷模式

(一)新模式的理念

新的報銷模式需要具備以下功能：1.能將財務報銷場地與報銷時間限制進行分離，增加教師對于報銷時間選擇的權利，提高報銷效率；2.能夠實現各個財務系統的標準化數據傳輸，加強財務標準化建設；3.提高銀企互聯的合作程度，提高支付效率；4.提高用戶對于財務報銷的體驗友好值，改善財務部門的對外形象；5.能適應當前經濟環境的變更，比如電子發票和無現金支付；6.能及時和便捷的提供財務信息跟蹤；7.能給財務人員提供必要的思考空間，提高財務管理水平。

（二）新報銷模式的流程再造

新的報銷模式流程基于票據載體是電子版和傳統紙質版共存的基礎，A獨立學院在智慧校園建設中已經基本取消了現金支付環節，在新的流程中現金支付不再使用。

A獨立學院新的報銷模式主要流程如圖2所示：

圖2 A獨立學院新的報銷模式圖

新的報銷模式中涉及幾個關鍵模塊，網上報銷系統登錄是指通過登錄人的工號檢測是否有權限進行某個項目的報銷申請或者報銷審批，以數字簽名的授權方式代替傳統的手工簽字；預算模塊是指檢測項目關聯的經濟科目模板和可用余額檢測并與錄入數值進行實時對比，如有不符進行提示；經濟科目模板是在進入經濟科目選擇界面時調用事先已關聯的預算模板進行經濟科目篩選和預算金額控制；電子票據認證是指調用相關國稅系統查驗功能實時驗證并在本地服務器存儲查詢成功的電子票據，并標識是否進入報銷系統以免重復報銷；財務規則模塊是指將財務規范進行梳理并轉化為制度和規則植入網上報銷系統實時監測報銷的內容是否規范，該模塊承擔了財務咨詢、財務政策解讀、財務宣傳等功能；預約時間安排是指在系統可用的預約時間表里結合教師自身的空閑時間自助安排報銷時間，這個功能代替了傳統的人工排隊或者叫號機的功能；個人打卡信息采集是指通過系統提示錄入本次報銷需要轉入的卡號相關信息并按照相關開戶行檢測卡號是否規范并提示是否修改；打印網上報銷單是指將錄入的電子數據和安排的時間打印在A4紙上交至財務進行審核并存檔；財務動態查詢、跟蹤、分析模塊是指實時提供相關財務數據的查詢、分析并提供相關流轉路徑。

三、新的財務報銷核算模式與傳統模式相比的優勢

（一）解放人工，轉變人員功能定位

與傳統的報銷模式不同，財務報銷核算細則經過梳理后，以制度、規則方式植入到網上報銷系統，政策的解讀、宣傳、咨詢、實時解答、學習將不再受限于地域、時間、專業壁壘。相關人員的財務素質都將得到極大的提高，財務人員的功能也將從簡單的會計核算轉變為綜合的財務管理，報銷人員功能將從簡單的信息采集、信息輸出轉變為信息加工、財務信息判斷，A獨立學院的財務部門范疇將會拓展至全校。

（二）系統對接將會前面取代人工傳遞

與傳統的報銷模式不同，財務信息載體的傳遞將會突破人工傳遞這一模式，真正做到“讓數據多跑腿”，在錄入相關數據時，網上報銷系統將會對數據進行標準化、規范化的處理，徹底切斷因手工多來源錄入產生的信息差錯概率，在將數據與文本材料送至財務部門時，如果核對有問題將會啟用專用的物流體系退回冗余的單據并及時通知相關人員。

（三）開啟財務核算新紀元，對接新元素

在傳統報銷模式中電子票據報銷十分困難，主要的問題在于票據的可重復取得無法辨別。在新的核算系統中通過打破國稅“信息孤島”，共享其查詢服務并建立本地查詢文檔以防止電子發票重復報銷；近期從中國人民銀行招聘崗位中發現，中國人民銀行印制科學研究所現招聘相關專業人員，從事數字貨幣研究與開發工作，這意味著法定電子貨幣離我們的日常生活十分接近，電子貨幣是一種表示現金的加密序列數，它可以用來表示現實中各種金額的幣值，隨著基于紙張的經濟向數字經濟的轉變，電子現金將成為主流，新的核算模式能適應電子貨幣發展的大趨勢。

（四）基于大數據基礎分析，發揮負責人簽字效用

傳統的報銷模式中，負責人由于信息獲取的局限性無法真正通過簽字授權來控制業務的風險。在新的報銷模式中，積極適應電子票據的發展潮流，將經濟業務的流程由網上報銷系統進行詳細拆解，通過動態查詢、分析、跟蹤提供全面的信息服務，為負責人簽字授權全面降低風險，從而更準確的判斷是否批準某一經濟業務的報銷核算。

（五）轉變財務部門定位，積極發揮財務預算作用

在傳統的報銷模式中，財務核算與財務現場解釋占據比重較大，致使財務部門功能“重核算輕分析”，財務信息的碎片化無法得到有效的整合，使財務成本控制、預算控制、預算分析、預算評價職能大打折扣。新的報銷核算模式中，通過規則植入將財務核算與政策相關工作通過網上智能報銷系統進行處理，將財務人員職能定位轉化為財務管理，進而強化財務部門的預算控制、預算分析、預算評價與決策建議功能。

綜合以上五點，新的報銷模式是一種機制性的革新，對于經濟領域的某些新元素也能積極對接，極大的解放了人工，加強了財務數據的標準化、規范化，提高了財務部門的預決算與決策分析建議能力。

四、新的報銷核算模式實施的要點與可行性分析

（一）領導重視，全員參與

新的報銷模式是一種機制性的變革，需要學校領導高度重視，加強對財務報銷核算的關注，同時新的報銷模式能否實施成功也絕不是單靠財務部門就行的，需要學校內的每個員工都積極參與其中。

（二）分階段實施，穩步推進

新的報銷模式變革的內容比較多，要分階段實施，根據學校自身的實際情況進行，穩步推進報銷模式的變更。可以采取網上預約與傳統模式并行的方式作為報銷模式切換的開端，加強與銀行等金融機構的銀企互聯合作，穩步推進無現金支付。加強與稅務、財政部門的聯系解決部分“信息孤島”問題，貫通縱向財務脈絡，穩步推進新的報銷模式。

（三）細化財務規則，政策宣傳到位

逐步梳理財務規范與制度，細化財務規則，加強宣傳，使財務制度能及時落地并植入網上報銷系統。可以通過發布操作說明書的方式詳細分解系統的功能與使用方法，通過了解系統的運作原理來宣傳財務政策，將理論與實際相結合。可以邀請相關專家定期或不定期的進行實地操作講解與答疑，增加新報銷模式的友好性，提升財務部門對外形象。

（四）轉變報銷核算思維，提高財務規范意識

財務人員要轉變核算思維，積極提高自身學習能力，從事務性的核算人員積極向思考型的管理人員轉型。及時總結工作方法和經驗，要習慣于將零散、破碎的方法規則化、制度化，并及時加以宣傳。

（五）通過加強內部控制建設全面梳理部門職責

新的報銷模式不僅僅是在于推動財務服務的轉型，也在于加強財務部門的監督和檢查。新的報銷模式需要配合良好的內部控制才能更好的發揮功效。良好的內部控制建設能梳理各職能部門的職責體系，將權利與義務相配比。各部門職責的理順將會加快財務數據的流轉，進一步縮短財務流程從而更好的推進新的報銷模式的穩步推進。

（六）加強財務網絡安全意識，提高財務人員學習能力

新的報銷模式基于網絡開發，相對于傳統報銷模式系統開放程度更高，網絡安全尤其重要。首先需要保證數據安全，定期做好數據備份工作，可以將熱備份與冷備份并用。新的報銷模式將會把財務部門帶入一個新紀元，同時也會對財務人員的知識儲備和知識結構提出前所未有的挑戰，財務人員必須提高自身學習能力，增加自身知識的復合性，提升知識結構的交叉程度，以適應新的形勢。

新的報銷模式與傳統模式相比有諸多優點，但是新的報銷模式作為一種新生事物，在被真正接受之前定會反復遭到質疑，研究其可行性十分必要。通過前期的調查研究與訪問，對于財務報銷核算比較關注的指標包括：單筆業務報銷排隊時間、單筆業務返工的概率、單筆業務處理的流程數、款項支付到卡環節數、單筆業務支付到賬時間、報銷業務流程可跟蹤性、財務數據匯總查詢的個性化定制、財務規則的規范性（主要指不同窗口有不同的職業判斷）等指標，結合以上指標探討新報銷模式的可行性如表1所示：

表1 A獨立學院新報銷核算模式可行性論證

假設以標準測算的兩倍附件作為對比，50張附件的排隊審核時間預計為28分鐘，10%的概率需要退回重新處理，只計算重新到財務處理的時間為28分鐘，在復核階段有可能再次退回單據重新處理，需要再次到財務排隊報銷需要另外計算28分鐘，小計84分鐘，通過傳統網銀支付在48小時內到賬，取中間值24小時，合計報銷所需時間25小時24分（以上時間未計算報銷申請前授權簽字等時間）。假如將該筆業務納入到新的報銷模式中無等候預約設定為5分鐘，返工單據將通過物流體系退回不占用相關時間，款項支付即時到賬，該筆業務預計節約時間25小時19分鐘，對于強制占用時間節約79分鐘。如果假設某一報銷人員全年度需要報銷附件數為5000張，可節約時間約為7900分鐘，折算5.48天。以上測算不能完全反映實際情況，但是能看出兩種報銷模式的本質區別。

五、結論

基于新舊兩種模式的對比、新模式的可行性與優勢分析，在A獨立學院推行新的報銷模式是可行的，并且該模式具有一定的推廣性，可以被復制使用。本文限于篇幅原因，部分數據進行了刪減，希望該模式的提出能給處于傳統核算困境的財務人員一點提示和思考。

[1]孟祥康.高等院校網絡報銷模式研究[J].經濟師，2016（8）.

[2]郝俏.高等院校網上自助報銷模式優勢及現存問題分析---以xj大學為背景 [J].中國市場，2017（5）.