人事檔案在事業單位人力資源管理相關問題初探

高旭

摘 要：作為事業單位管理的重要組成部分，人事檔案可以為人力資源管理提供真實、可靠的數據支持，是提升人力資源管理有效性的重要保障。本文立足于事業單位人力資源管理，重點就人事檔案的重要作用以及應用建議進行了探討，希望為后續相關研究和應用提供一些指導。

關鍵詞：人事檔案；事業單位；人力資源管理

1 人事檔案在事業單位人力資源管理中的作用

1.1 有助于挖掘事業單位人才

在事業單位人力資源管理中，人是最活躍也是最積極的因素，任何事業單位工作均需要依靠人來完成。事業單位人力資源管理工作的核心就是面向于“人”的工作，具體就是挖掘、培養和使用人才，有效提升他們工作的積極性，力求可以做到人盡其才，全面發揮他們的長處來提升工作的質量。在選聘一名事業單位人員的時候，除了需要考查其表面的情況外，同樣需要結合其個人的人事檔案資料，對其工作經歷、工作績效以及品行等進行考查，以此做憑證來增強事業單位對應聘者的考查效果。

1.2 有助于合理配置人力資源

隨著市場經濟體制的完善，人力資源在事業單位當下以及未來發展中的重要性日益凸顯，甚至可以說其直接決定著事業單位未來生存的成敗，所以強化人力資源管理是事業單位當下發展的一個重要戰略選擇。為了確保事業單位中有充足的人才后備力量，就必須要構建以人為本的人力資源管理機制，持續引進和合理使用優秀人才，以便借助科學、合理的人力資源配置來提升人力資源管理有效性。然而，在事業單位引進人才的過程中，必須要依靠人事檔案來開展。借助人事檔案，事業單位中的人力資源管理部門可以對各個員工的工作績效等相關信息，明確他們各自的工作能力、優勢長處以及其他特征，從而可以通過人力資源的整合和優化配置，將事業單位中的各個人才安排到最適合他們的工作崗位，借此來使事業單位各部門或組織間的人才可以有序、合理地流動，從而可以更好地對事業單位發展過程中出現的各種風險與危機進行化解，確保事業單位各組織或部門可以實現可持續發展。

1.3 有助于預測人力資源需求

作為事業單位人力資源管理部門開展人力資源管理工作的一個重要依據，人事檔案中包含著大量的部門或組織的人力資源信息，是真實反映事業單位中各個“人”工作經歷和現狀等的實際情況。組織內部是對事業單位人力資源需求產生影響的一個重要因素，所以如果事業單位人力資源管理部門可以在對組織內部人力資源的現有狀況進行分析的時候，有效地借助和運用人事檔案，那么可以對事業單位中組織或部門的發展對策或變革要求是否合理，又或者人才資源計劃制定是否適宜現階段的事業單位發展現狀進行判定，從而可以借助人事檔案來對事業單位的人力資源需求進行科學預測。

1.4 有助于為事業單位人員考核、職稱評定和提拔提供依據

事業單位工作人員每年都要填寫自己的考核表。人事檔案管理人員在收到考核表后要及時準確地把考核表放入個人的人事檔案之中。通過考核表我們可以方便快捷的掌握事業單位工作人員的思想、學習、工作等各方面的情況。這樣做可以為事業單位工作人員的考核、職稱評定和提拔提供重要依據。

2 人事檔案在事業單位人力資源管理中的應用建議

2.1 強化檔案管理隊伍建設

人事檔案管理是一項繁雜的工作，具有很強的政策性、保密性與業務性。特別是伴隨著我國人事制度改革進程的推進，事業單位在開展人事檔案管理工作期間更加需要一批高素質的管理人才，所以為了更好地發揮人事檔案在提升人力資源管理有效性方面的積極作用，就必須要注重復合型管理人才隊伍建設。一方面，在選聘人事檔案管理人員的時候，除了要對他們的專業素質和管理技能等進行仔細審查和校核外，更加要重視對他們的人品和責任心進行審核，確保他們具備較強的責任心和正派作風，力求可以做到恪忠值守，嚴守機密、勤懇工作，切實消除人事檔案管理環境中的不良風氣。另一方面，要做好事業單位人事檔案管理人員的教育培訓工作。比如，事業單位的人事主管單位要定期組織全體檔案管理人員開展教育培訓，使他們可以了解和掌握當下比較先進的管理知識、經驗和技術，強化他們對于檔案管理重要性的認識，尤其是要緊跟時代發展潮流，不斷提升他們的信息化檔案管理技術水平。需要注意的是，除了注重專業管理知識教育外，同樣要強化他們責任意識和保密意識等工作意識，確保他們可以勝任相關的崗位工作。

2.2 健全人事檔案管理制度

基于上述分析可知，人事檔案在事業單位人力資源管理中具有重要應用價值，但是在當下事業單位人事檔案管理工作中，隨著新任務、新情況以及新形勢的出現，需要加快對現有的人事檔案管理制度進行改革，確保可以借助更加合理、科學的人事檔案管理制度來提升人事檔案的應用效能。首先，要構建規范化管理制度。通過立足于人事檔案形成規律，科學組織和加工人事檔案，結合人事檔案的性質、形式以及特征等進行科學整合和分類處理，確保人事檔案的完整性、實用性和真實性，強化人事檔案形式和內容之間的內在聯系，確保檔案管理工作有序開展。其次，要對現行的檔案管理制度進行健全。在立足于相關法律法規的基礎上，結合事業單位人事檔案管理的實際情況，對人事檔案材料收集、查借閱以及保密管理等進行有效管理。比如，要對當下事業單位人事檔案管理的整理工作細則進行完善，借此來更加規范、全面地整理相關檔案信息。最后，要注意對人事檔案的內容進行完善，確保其真實性和完整性。事業單位人事檔案管理人員要立足于對人事檔案進行收集的基礎上，做好檔案的分類整理。比如，針對事業單位的干部人員，可以針對認證、能力和業績等建立專項檔案，借此來更加全面地對事業單位干部人員的成長情況進行反映，這樣可以增加人事檔案信息的全面性和真實性。

2.3 開展檔案的信息化建設

在信息化技術快速發展的今天，信息化已經成為時代發展的一個重要潮流，同時這也對人事檔案管理工作提出了一些新標準和要求，尤其是日益增多的人事檔案管理工作量使得傳統人工檔案管理方式逐漸無法滿足實際的管理需求，變革人事檔案管理模式，加快推動人事檔案管理信息化建設具有重要意義，這就需要靈活運用計算機網絡技術等一些信息化技術與管理手段來推動人事檔案現代化管理進程。比如，可以構建事業單位人事檔案信息數據庫，有效地收集和運用各個事業單位人員在各個地方或時期所形成的各種材料；構建事業單位個人電子檔案系統，借助電子檔案來開展人事檔案自動化管理，提升檔案管理有效性；借助事業單位人事檔案網絡化管理體系構建，對人事檔案數據和信息進行及時采集和更新，有效運用一些現代化和信息化設備來構建人事檔案信息數據，同時還可以借助相互連接局域網，在對管理權和使用權進行處理的基礎上，強化事業單位人員的網絡化管理，從而逐步運用信息化的設備或技術等，逐步提升事業單位人事檔案管理信息化水平，從而更好地發揮人事檔案在服務事業單位人力資源管理工作方面的積極作用。

3 結束語

總之，人事檔案在事業單位人力資源管理中的應用，有助于挖掘事業單位人才、合理配置人力資源、預測人力資源需求以及為事業單位工作人員的考核，職稱評定和提拔提供依據。在實際的事業單位人事檔案管理中，需要注意強化檔案管理隊伍建設、健全人事檔案管理制度和開展檔案的信息化建設，確保可以不斷提升人事檔案管理有效性，借此來更好地服務于事業單位人力資源管理工作，不斷提升其人力資源管理有效性。

參考文獻

[1]熊雪蓮.淺議基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理變革趨勢[J].中國管理信息化，2016，（14）：165-166.

[2]邢江鋒.芻議人事檔案在事業單位人力資源管理中的作用[J].活力，2016，（17）：31-32.