醫院人事檔案代理存在的問題及對策

賈義燕

摘 要：隨著人事代理制度的推行和醫院用人制度的改革，代理人員逐逐漸成為醫院的生力軍，但對這部分人員的人事管理特別是人事檔案管理仍存在一些問題。本文就這些問題進行了分析，并提出幾點對策。

關鍵詞：人事代理 醫院 人事檔案 管理

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）12-00-01

人事代理制度是指在國家人事法規、政策的指導下，尊重單位用人自主權和人才擇業自主權，由政府人事部門所屬的人才交流服務中心為綜合代管機構，接受用人單位和個人的委托，為其提供人事管理工作方面綜合性服務的制度。它的最大特點在于實現人事關系管理與人員使用的分離，變“單位人”為“社會人”。

目前，醫院實施的人事代理主要是保存人事檔案關系為主的人事代理制度。這一制度，打破了醫院原有的封閉、單一的用人管理機制，也使醫院人事檔案工作由傳統的管理模式，拓展為“傳統的人事檔案管理模式+人事代理檔案委托管理模式”。由于這一制度推出時間不長，產生了一些亟待解決的問題。

一、人事檔案代理制度不健全，代理雙方責權不清

代理人員的人事檔案在代理初期就存放在人事代理機構，即“人才交流服務中心”，這些檔案多為院校轉遞而來，里面記載的全是在校時的信息。而就業后在醫院不同工作階段中形成的新的檔案材料，則由醫院人事檔案員定期轉交到人事代理機構。這樣不難看出，人事代理機構對醫院代理人員的人事檔案的管理僅僅是局限于檔案保管，處于相對靜態，而更多的檔案動態管理工作如收集、整理、歸檔、鑒定等環節全都在醫院。檔案保管和檔案管理不是一個概念，保管僅是管理（代管）的一個環節。人事代理機構是人事檔案管理主體，而實際上只承擔著人事檔案的保管職責，其他許多檔案管理環節和職責卻在醫院。這一狀況，不同程度上影響了代理人員的人事檔案管理，導致了人事代理制度不能充分發揮其應用的作用。

二、代理雙方信息不對稱，人事檔案代理缺乏信任度

1.從代理方來看

由于代理機構對被代理人員的情況一無所知，被代理方就存在因為私利而提供虛假檔案材料的可能。當前，許多單位對檔案工作重視程度不夠，常處于“邊緣化”狀況，因管理松懈和工作疏忽產生的漏洞百出，為某些別有用心的人制造假檔案提供了可乘之機，加之現在的人事代理檔案由醫院向代理機構流轉的過程不規范，也為造假者提供了機會。

2.從被代理方來看

現有體制下，對人事檔案代理機構尚缺乏監督約束機制，人事檔案代理機構容易受到利益的驅動，在被代理人毫不知情的情況下，竊取、泄露被代理人的檔案信息，甚至篡改[1]。

三、“人檔分離”帶來的眾多負面影響

1.被代理人的某些觀念，對人事代理制下的人事檔案工作帶來的負面影響

有些被代理人認為自己的檔案不在本人所屬的單位管理，而由代理機構管理，覺得不放心；還有的認為自己和非人事代理人員不一樣，沒有歸屬感。有些檔案材料該交的不交，拿在個人手里，導致代理的檔案不齊全、不完整。

2.從代理機構方面來看，其代管的檔案內容上具有相對滯后性

因“人檔分離”，人事代理機構的人事檔案，其內容反映的是前一個階段的信息，而近一個時期和以后在履歷、考核、鑒定、學歷、職稱、工資等方面新形成的檔案，反映不出來。因為檔案在醫院從形成、收集、整理、到歸檔需要時間，歸檔后再從醫院轉交人事代理機構必然有一個時間差。這樣，從人事代理機構角度看，已有的檔案不能反映代理人的現實情況，檔案的提供利用功能相對弱化。

3.從醫院方面來看，被代理人的檔案在利用上很不便利

“人檔分離”，造成人在醫院，而檔案卻在人事代理機構。遇到單位工資調整、任職選拔、晉升職稱、考核定級、函調政審、黨團關系等問題需要查閱檔案時[2]，先得與人事代理機構聯系，再去人事代理機構查檔，或是將檔案借回查閱，醫院的人事檔案員要疲于往返奔波。這不僅極大地影響了工作效率，也為醫院領導決策和人事工作順利開展帶來眾多不便。

如何解決上述問題，筆者認為應采取以下對策：

（1）建立健全人事檔案代理工作各項規章制度

建立一套完善的人事檔案代理工作制度，使醫院和人事代理機構明確各自對人事檔案的收集、整理、歸檔、移交等環節的工作職責和范圍，規范醫院和人事代理機構的人事檔案管理程序，使人事檔案代理工作步入健康、有序的發展軌道。同時，要建立人事檔案管理監督機制，成立人事代理人員檔案管理監督小組。小組由醫院和人事代理機構雙方人員組成，專人負責人事檔案管理監督。每年至少一次以上抽查代理人員的檔案管理情況，發現問題除及時整改，還應配套追責機制。

（2）更新思想觀念，全面提升人事代理檔案管理水平

這種新的人事檔案管理模式要求醫院與人事代理機構雙方的檔案管理人員在思想上要更新觀念，與時俱進，真正從思想上適應新制度。在業務上，認真學習，系統掌握人事制度改革的有關政策、法規，掌握人事檔案管理知識和新制度下的要求，努力提高日常操作技能和整個人事檔案管理水平。此外，被代理人員也要轉變觀念，應該積極配合人事代理機構開展工作，主動及時地移交有保存價值和參考價值的個人信息材料，以便充實自己的人事檔案，為相關部門考察選用人才提供真實資料。

（3）加快數字化和網絡建設，提升整個人事檔案管理水平

人事代理機構要對檔案原件掃描后實現數字化，然后在計算機網絡技術支持下，建立相應的人才信息網站，與用人單位實現網上信息鏈接。用人單位可借助這個平臺，查閱本單位代理人員的電子檔案。了解社會保險的繳納、學歷、職稱、履歷等信息，切實解決代理人員“人檔分離”的問題 [3]。在遵守保密制度的前提下，大力推行人事檔案信息網上查詢服務。這樣醫院方面避免了檔案人員疲于奔波，人事代理機構又可提高檔案利用效率，更好地發揮檔案作業，從而在整體上提升人事代理檔案管理水平。

參考文獻

[1]陳玲，謝明生.議人事檔案代理機制的信用問題[J].山西檔案，2009（2）：43-44

[2]徐淳.新時期醫院人事檔案管理工作重點探討[J].現代醫院，2007，7（6）：148-149

[3]徐安慶，徐道喜.醫院人事代理制度的實踐與思考[J].江蘇衛生事業管理，2005（6）：35-36endprint