會計檔案管理中的問題

摘要：隨著社會經濟的快速發展，企事業財務管理工作的規范化與正規化要求越來越高，會計檔案管理也逐步成為企事業財務運作的重要記錄與反映。因此，會計檔案管理作為企事業信息材料管理的重要部分，能夠切實反映企事業財務檔案管理工作的質量與水平。本文即以會計檔案管理問題為切入點，分析會計檔案管理工作的重要特征，總結會計檔案管理存在的問題，探討會計檔案管理的具體路徑。

關鍵詞：會計；檔案管理；問題；財務工作

檔案管理屬于一門專業性較強的學問，需要從業人員不斷學習、探索及提升自我。而會計檔案管理作為檔案管理工作的一個重要分支，可以說是企事業單位社會經濟情況的史料性證明和重要依據，更是其財務工作的關鍵構成部分。然而，會計管理工作又是管理工作中容易被忽視的一項，能夠嚴重影響企事業單位財會工作的管理質量與水平。因此，促使會計檔案管理人員加強自我學習，不斷提升自身的素質與水平，增強管理水平，構建完善的會計管理體系等十分必要。

一、會計檔案管理的重要特征

（一）信息渠道的廣泛性

任何一個企事業單位只要能夠獨立進行會計核算，則會計人員就可以將企業的一切經濟信息歸類到會計檔案的信息管理中。由此可見，只要具備獨立的財務收支與經濟核算能力的企事業單位，就會形成會計檔案。[1]因此，會計檔案管理的信息來源路徑十分廣泛。

（二）資料歸檔的特殊性

會計檔案主要是指以數字化記錄為主的檔案管理工作，是反映企事業經濟業務的重要歷史性資料。由于會計報表、會計帳簿、財務決算及會計憑證等都有固定的格式與記錄內容，同其他類型的文字性資料有所不同，其保管的方式、裝訂的樣式等也會與普通的文件性資料有所差異，因而具有顯著的特殊性。

（三）年度劃分的整體性

會計資料通常以年度作為整體，即從一月至十二月出現的會計報表、會計賬簿、會計憑證等具有緊密關系，到年末則會組成一個整體。因此，確保會計檔案的整體性、統一性與完整性是其管理水平的重要基礎。

二、會計檔案管理存在的問題

（一）會計檔案的管理制度有待完善

目前，相當一部分企事業單位并未嚴格按照《會計檔案管理辦法》的具體要求進行會計檔案保管，而是由會計人員予以保管；部分企事業單位則是沒有專門的檔案管理室，各種檔案都是由有關人員進行保管；還有一些企事業單位雖然設置有專門的檔案室，但卻不保管會計檔案；少數企事業單位甚至缺乏必要的檔案柜等基礎設施，隨意將會計檔案堆放到紙箱中。以上這些問題，都是會計檔案管理制度不完善造成的。

（二）會計檔案管理人員的業務素養參差不齊

企事業單位是否可以保持健康可持續發展，不僅需要考慮資金的周轉問題，而且還要重點加強人才的整體質量。但是，目前我國諸多企事業單位的會計管理工作者普遍缺乏較強的專業水準、安全管理觀念，且綜合素養不高等等。[2]會計檔案管理隊伍不強，易于造成企事業單位的信息泄露或缺失，同時還會給企事業單位自身的資金安全帶來隱患。

（三）會計檔案電算化管理不夠完整

當前我國的大多數企事業單位都疏于會計檔案的管理，一些會計檔案管理人員出現變動時，也未對會計檔案進行完整的對接與移交，更沒有構建規范化的會計檔案日常管理與查閱章程，隨意借閱、復印會計檔案的現象十分普遍。這種缺乏清晰明確職責劃分的問題，極容易造成會計檔案管理工作的無序化，進而導致會計檔案信息的蓄意銷毀或丟失，不利于企事業檢查或監督工作的進行，也會讓會計檔案信息處于不安全的狀態。

三、會計檔案管理的具體路徑

（一）建立健全會計檔案管理制度

細化會計檔案管理工作的各個細節，逐步完善會計檔案管理制度是解決當前會計檔案管理工作的重中之重。具體而言，一是要構建完善的紙質類檔案管理體系和電算化檔案管理系統，以確保各種類型的會計檔案都能得到有效的管理；[3]二是創建信息化會計管理平臺，充分發揮局域網與互聯網的功能，加強會計管理部門與其他部門之間的溝通及聯系，實現會計檔案管理的規范化、科學化與制度化。

（二）提升會計檔案管理人員的業務水平

人才是企事業單位健康、有序、長期發展的重點與關鍵，必須予以高度重視。因此，企事業單位必須加強會計檔案管理人員在職在崗的常規化與制度化建設，定期組織會計檔案管理培訓、茶話會、競技等活動，利用一切機會與平臺增強會計檔案管理人員的業務水平與綜合素養，努力培養出高水平、高能力的會計檔案管理人才，切實提升企事業單位的會計檔案管理水平。

（三）增強會計檔案的電算化管理

會計檔案的電算化管理首先需要保證電算化系統的安全性，這就需要企事業單位確立完善的會計檔案電算化管理責任制度、操作制度、硬軟件管理制度、以及系統維護與開發制度等；其次需要創建優良的會計檔案電算化運行環境，以此確保會計檔案管理電算化系統的有序運行；[4]最后要培養會計檔案管理人員樹立良好的電算系統操作習慣，如正常登陸、退出會計檔案管理系統等，最大程度保護會計檔案電算化管理系統的正常運轉。

總而言之，會計檔案管理屬于一種藝術性工作，在我國社會經濟發展中發揮著至關重要的積極作用。因此，在會計檔案管理工作的推進過程中，必須在確保會計檔案管理思想高度統一的基礎上，切實強化管理人員的責任意識，提升管理人員的管理技能，從而有效避免會計檔案管理工作中的諸多問題發生，增強會計檔案管理工作的整體質量與效率，推動我國市場經濟的健康有序發展。

【參考文獻】

[1]劉超.企事業單位會計檔案管理中存在的問題及對策分析[J].檔案信息管理，2011（05）：78-79.

[2]侯春蘭.新形勢下會計檔案管理存在的問題及改善措施[J].揚州教育學院學報，2013（04）：28-29.

[3]賈莉.探究如何加強會計檔案管理工作的措施分析[J].東方企業文化，2015（03）：110-111.

[4]薛洪敏，宋桂玲.試論新形勢下會計檔案管理工作中存在的問題及對策[J].黑龍江科學，2014（06）：261-262.

作者簡介：黃艷洪（1981-），女，漢族，廣東佛山人，本科，佛山市第一人民醫院，會計。研究方向：會計復核和檔案管理。endprint