淺析業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)建設(shè)意義

郭素芹 吳高杰 林昱成 張延輝

摘 要：本文分析了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)費(fèi)用管理模式的弊端，探討了建設(shè)新型信息化管理模式的必要性與迫切性，總結(jié)了設(shè)計(jì)與建設(shè)過(guò)程中所需關(guān)注的要點(diǎn)，對(duì)新模式下的業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)提出了指導(dǎo)意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：信息化 業(yè)務(wù)費(fèi)用 管理系統(tǒng) 功能設(shè)計(jì)

中圖分類(lèi)號(hào)：G31 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）08（a）-0021-02

在當(dāng)前信息化管理浪潮下，大部分企業(yè)已漸漸由傳統(tǒng)的手工管理模式，轉(zhuǎn)向廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)、充分開(kāi)發(fā)信息資源的高效管理模式。企業(yè)借助現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理信息化，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義[1]。

企業(yè)在行政管理和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)組織等方面均會(huì)產(chǎn)生管理費(fèi)用。業(yè)務(wù)費(fèi)用管理是一家企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要指標(biāo)，搭建業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)，通過(guò)信息化的流程管理規(guī)范企業(yè)的成本控制，增強(qiáng)業(yè)務(wù)費(fèi)用收入管控，減少不必要開(kāi)支，提升人力物力使用效率，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，正是業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)的意義所在。

1 傳統(tǒng)業(yè)務(wù)費(fèi)用管理模式的不足

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)費(fèi)用管理，通常存在以下不足。

1.1 人力成本偏高

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)費(fèi)用管理，多為財(cái)務(wù)人員通過(guò)電子表格、紙質(zhì)文檔的形式對(duì)業(yè)務(wù)的收入、支出等情況進(jìn)行記錄，需要人工統(tǒng)計(jì)，電子化程度低。一旦業(yè)務(wù)量激增，需大量財(cái)務(wù)人員來(lái)支撐企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，且需要反復(fù)校驗(yàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，消耗了大量人力資源。

1.2 管理手段落后

對(duì)財(cái)務(wù)人員而言，長(zhǎng)時(shí)間、大批量的人工記錄，即便經(jīng)過(guò)反復(fù)校驗(yàn)，也難以保證數(shù)據(jù)不出現(xiàn)失誤；對(duì)其他員工而言，需按照制度，分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行相應(yīng)收入單、支出單的填報(bào)、填寫(xiě)，線下操作繁瑣，不同的人為習(xí)慣，難以確保單據(jù)的規(guī)范性，反復(fù)校驗(yàn)也只能降低錯(cuò)誤發(fā)生的概率。

1.3 決策者信息不足

傳統(tǒng)的管理模式，難以系統(tǒng)展示業(yè)務(wù)費(fèi)用的收支情況，決策者往往只能根據(jù)單獨(dú)的項(xiàng)目信息、某一類(lèi)費(fèi)用信息或單純的匯總信息進(jìn)行判斷，在信息不健全的情況下，難以做出正確、理性的決策，從而出現(xiàn)管理缺漏。

2 構(gòu)建業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)的必要性

通過(guò)信息化手段，搭建業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)，利用填入的基本信息完成數(shù)據(jù)引用、超級(jí)鏈接、模塊化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，權(quán)限分配，統(tǒng)一管理，不僅性能卓越，而且使用簡(jiǎn)單，有助于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益、管理效率等，改善傳統(tǒng)管理模式的弊端。

2.1 提高經(jīng)濟(jì)效益

在人力方面，財(cái)務(wù)人員可以利用系統(tǒng)輕松實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)費(fèi)用的收支結(jié)算，完成財(cái)務(wù)報(bào)表的生成，業(yè)務(wù)人員按照系統(tǒng)提示逐步完成信息的創(chuàng)建、費(fèi)用的申請(qǐng)和報(bào)銷(xiāo)等，減少中間環(huán)節(jié)，降低人力成本；在物力方面，通過(guò)費(fèi)用管理系統(tǒng)使用，降低紙張等辦公用品的使用，節(jié)省類(lèi)似開(kāi)支。

2.2 提高管理效率

對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，層級(jí)多、結(jié)構(gòu)臃腫、橫向溝通困難的弊端一直存在。在信息化系統(tǒng)手段的支持下，建立與層級(jí)、制度相匹配的業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)費(fèi)用流程和組織機(jī)構(gòu)的改革與簡(jiǎn)化，使企業(yè)部門(mén)間的信息傳遞更加迅捷，業(yè)務(wù)流程更加公開(kāi)、透明，從而減少因溝通信息不暢而導(dǎo)致的滯后，提升管理效率。

2.3 提升決策水平

通過(guò)完善企業(yè)信息費(fèi)用管理系統(tǒng)的建設(shè)，令管理者對(duì)企業(yè)內(nèi)外信息的掌握更加及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，做出更加周全的決策。還可根據(jù)系統(tǒng)反饋的收支情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)市場(chǎng)的快速反應(yīng)，從而更加從容地適應(yīng)日益復(fù)雜、變化多端的市場(chǎng)環(huán)境，提升決策水平。

3 新型業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

企業(yè)由于自身業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同，搭建的業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)在功能上也有所差異。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)，作為整個(gè)費(fèi)用管理系統(tǒng)的一環(huán)，參與到企業(yè)的整個(gè)費(fèi)用管理當(dāng)中。功能通常包括業(yè)務(wù)項(xiàng)的基本信息，如項(xiàng)目的總金額、預(yù)計(jì)收入和支出金額等，業(yè)務(wù)人員的權(quán)限主要在項(xiàng)目信息的填報(bào)、業(yè)務(wù)收支申請(qǐng)和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等；財(cái)務(wù)人員根據(jù)項(xiàng)目信息，主要對(duì)支出費(fèi)用進(jìn)行審核，安排后續(xù)打款；管理者則對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程與費(fèi)用的使用進(jìn)行把控。

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)往往不能適應(yīng)企業(yè)的個(gè)性化需求，如發(fā)生涉外業(yè)務(wù)費(fèi)用時(shí)，業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)功能在設(shè)計(jì)上將變得更加復(fù)雜。下面以招標(biāo)公司的招投標(biāo)業(yè)務(wù)為例，設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)功能模塊，功能主要包含四大部分：投標(biāo)人信息管理（對(duì)外）、內(nèi)部管理功能、電子發(fā)票開(kāi)具功能、保證金管理。

3.1 投標(biāo)人信息管理功能

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)，應(yīng)預(yù)設(shè)投標(biāo)人信息管理功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)投標(biāo)企業(yè)或個(gè)人的管理，具體子功能如下。

（1）注冊(cè)和信息錄入功能：用戶(hù)名注冊(cè)功能，還包括錄入企業(yè)名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、企業(yè)所在地、法人信息、企業(yè)賬戶(hù)與企業(yè)發(fā)票信息等。

（2）信息維護(hù)功能：如信息出現(xiàn)變更時(shí)，對(duì)信息進(jìn)行變更維護(hù)。

（3）信息校核功能：關(guān)鍵信息完整度校核功能，督促投標(biāo)人規(guī)范填寫(xiě)信息。

（4）在線支付、退還和下載功能：在線支付費(fèi)用購(gòu)買(mǎi)標(biāo)書(shū)，以及支付保證金的支付、退還功能，標(biāo)書(shū)文件、電子發(fā)票下載功能。

（5）狀態(tài)查詢(xún)功能：基本信息、公告信息、標(biāo)書(shū)購(gòu)買(mǎi)信息、支付、保證金信息的查詢(xún)功能。

3.2 內(nèi)部管理功能

招標(biāo)公司內(nèi)部管理人員在管理時(shí)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)功能。

（1）錄入和上傳功能：招標(biāo)項(xiàng)目信息的錄入和文件上傳功能，可開(kāi)展個(gè)性化設(shè)計(jì)，按批次或按單個(gè)項(xiàng)目展現(xiàn)。

（2）信息發(fā)布功能：設(shè)定信息發(fā)布起始時(shí)間和終止時(shí)間功能。

（3）查詢(xún)功能：標(biāo)書(shū)購(gòu)買(mǎi)情況查詢(xún)功能。

3.3 電子發(fā)票開(kāi)具功能

系統(tǒng)應(yīng)具備在投標(biāo)人購(gòu)買(mǎi)標(biāo)書(shū)成功后，于系統(tǒng)中開(kāi)出電子發(fā)票的功能。系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)提取投標(biāo)人的注冊(cè)信息，開(kāi)具符合要求的電子發(fā)票，并且在發(fā)票信息有誤時(shí)，收到重新開(kāi)票請(qǐng)求時(shí)，再次開(kāi)具發(fā)票（原有票申請(qǐng)作廢），財(cái)務(wù)管理人員具備對(duì)發(fā)票沖紅功能。

3.4 保證金管理功能

（1）錯(cuò)誤的保證金款項(xiàng)，管理人員的退款申請(qǐng)功能。

（2）財(cái)務(wù)人員審核退款申請(qǐng)，完成保證金退款功能。

4 新型業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)建設(shè)建議

4.1 提高對(duì)信息化管理的重視程度

企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，不僅是單純的技術(shù)問(wèn)題，而是涉及到了企業(yè)的各個(gè)方面。信息化的過(guò)程，是一個(gè)使得管理模式發(fā)生由“人治”向“法治”轉(zhuǎn)變的過(guò)程。而更重要的，其是一種管理思想的更新，是一項(xiàng)新的管理手段，管理者只有認(rèn)識(shí)到其中的緊迫性與重要性，結(jié)合實(shí)際加以支持與運(yùn)用，才能充分發(fā)揮效用[2]，建設(shè)新型的管理系統(tǒng)才會(huì)物有所值。

4.2 強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)拓展性與適應(yīng)性

建設(shè)新系統(tǒng)，需要系統(tǒng)能夠提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出的接口，以便于與公司其他系統(tǒng)形成項(xiàng)目對(duì)接與數(shù)據(jù)傳遞（如OA、ECP、ERP等管理系統(tǒng)），還需考慮到系統(tǒng)日后的拓展、功能完善等，需要確保系統(tǒng)的可拓展性與適應(yīng)性，也就是該系統(tǒng)適應(yīng)變化的能力。以前文的招投標(biāo)費(fèi)用管理為例，應(yīng)具備日后拓展為全流程電子招投標(biāo)系統(tǒng)的能力。

4.3 注重系統(tǒng)的整體性

在傳統(tǒng)的勞動(dòng)分工原則下，企業(yè)流程被分割為一段段分裂的環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)僅關(guān)心單項(xiàng)的任務(wù)或是工作，而非整個(gè)流程的最優(yōu)解。建設(shè)新型業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)，不應(yīng)僅僅以系統(tǒng)化模擬舊的業(yè)務(wù)流程，而應(yīng)按照現(xiàn)代信息化處理的特點(diǎn)重新設(shè)計(jì)流程，使之成為提高企業(yè)運(yùn)行效益的途徑之一。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著世界一體化，知識(shí)經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的到來(lái)，世界范圍的經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈。信息化系統(tǒng)的作用將愈加彰顯，功能將更加完備，應(yīng)用將更加廣泛。企業(yè)要在這樣的大環(huán)境下提高收益，取得成功，就必須推行管理的全面信息化，業(yè)務(wù)費(fèi)用管理系統(tǒng)的建設(shè)只是其中的一小步。逐步積累經(jīng)驗(yàn)，完善信息化系統(tǒng)建設(shè)體系，才是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展最重要的因素。

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