淺談網(wǎng)絡(luò)化背景下提高企業(yè)文書(shū)檔案管理的策略

潘慧冬

摘 要：企業(yè)文書(shū)檔案是企業(yè)在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有歸檔價(jià)值的各種形式的文件材料。企業(yè)文書(shū)檔案管理工作是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)組織建設(shè)、規(guī)范企業(yè)事務(wù)管理、發(fā)揮憑證作用等方面起著重要的作用。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展更新，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作已不能滿足現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展需求。因此，我們要應(yīng)時(shí)代之需，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)，不斷提高文書(shū)檔案管理的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展決策提供有力的支持。本文通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化背景下企業(yè)文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題入手，并針對(duì)其提出了幾點(diǎn)策略。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)化；企業(yè)；文書(shū)檔案管理；問(wèn)題；策略

就目前來(lái)看，一些企業(yè)檔案管理部門(mén)的信息化程度仍然不高，檔案中所蘊(yùn)藏的大量珍貴潛在資源并沒(méi)有得到及時(shí)充分的開(kāi)發(fā)與利用。這就需要針對(duì)企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題制定合理的改善措施，有效發(fā)揮企業(yè)文書(shū)檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。對(duì)于企業(yè)中文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，要充分利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理，使得文書(shū)檔案管理水平得到提升，更好地輔助企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

1 網(wǎng)絡(luò)化背景下企業(yè)文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)檔案管理信息化滯后

在企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)往往將重心放在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展上，對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為文書(shū)檔案工作不重要，就是收集和整理下資料，再建個(gè)目錄，把文書(shū)檔案管理工作想象的比較簡(jiǎn)單，加之文書(shū)檔案工作不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)其投入很難在短時(shí)間內(nèi)見(jiàn)效果。只要求做好保存工作即可。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，限制了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展，必然導(dǎo)致企業(yè)文書(shū)檔案管理工作落后，難以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。

1.2 檔案人員的素質(zhì)難以滿足信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理的要求

文書(shū)檔案管理對(duì)人員的技術(shù)要求較高，尤其是在信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作要求管理人員不但需要具備文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)素質(zhì)，同時(shí)也要具備必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，然而，一些企業(yè)檔案管理崗位所配置的人員能力參差不齊，一些管理員甚至無(wú)法熟練地使用基本的辦公軟件，更不會(huì)操作相關(guān)的文書(shū)檔案管理軟件，難以滿足信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理的要求。

1.3 文書(shū)檔案管理規(guī)范程度不利于檔案信息化管理

在知識(shí)和信息急速變化發(fā)展的今天，文書(shū)檔案管理的重要性日益凸顯，有些企業(yè)文書(shū)檔案整理不規(guī)范，加上一些管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真，使得文書(shū)檔案管理出現(xiàn)編碼錯(cuò)誤、組卷混亂、目錄缺失等問(wèn)題，不但影響文書(shū)檔案管理效率，也給文書(shū)檔案信息化建設(shè)帶來(lái)很多問(wèn)題。

2 網(wǎng)絡(luò)化背景下提高企業(yè)文書(shū)檔案管理的策略

2.1 完善檔案制度并提高網(wǎng)絡(luò)化管理意識(shí)

文書(shū)檔案是企業(yè)的真實(shí)記錄，是企業(yè)進(jìn)行規(guī)劃、決策過(guò)程中進(jìn)行參考借鑒、利用的重要依據(jù)，文書(shū)檔案員要積極爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，把文書(shū)檔案工作作為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)抓，在建章立制、依法治檔、檔案軟硬件設(shè)施方面實(shí)現(xiàn)齊抓共管。企業(yè)在開(kāi)展信息化工作建設(shè)的同時(shí)，要統(tǒng)籌考慮文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作，做到同計(jì)劃、同部署，同實(shí)施。此外，在信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理更加專業(yè)化和職業(yè)化，檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，不但可以為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化或者與MIS信息系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用已成為單位加強(qiáng)檔案管理信息化管理的關(guān)鍵。由于一些單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視不支持，電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用還沒(méi)有得到普及，檔案人員應(yīng)結(jié)合檔案發(fā)展的現(xiàn)狀和實(shí)際需要，積極向領(lǐng)導(dǎo)宣貫相關(guān)政策和要求，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，爭(zhēng)取盡快早日啟動(dòng)電子檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)。

2.2 提高文書(shū)檔案人員的素質(zhì)

針對(duì)當(dāng)前企業(yè)文書(shū)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的狀況，今后的工作中應(yīng)當(dāng)著力提升其專業(yè)素質(zhì)，使其適應(yīng)當(dāng)前的管理形勢(shì)，滿足管理要求。首先，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)一批具有文書(shū)管理、檔案管理專業(yè)教育背景的人員充實(shí)現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理人員隊(duì)伍，提高人員隊(duì)伍的整體水平，尤其是一些重要的文件資料，必須交由這些受過(guò)專業(yè)教育、具備專業(yè)素質(zhì)的人員處理。二是加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的在職培訓(xùn)，通過(guò)參加培訓(xùn)班和自學(xué)的方式進(jìn)行系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，及時(shí)吸收、掌握檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念，并將學(xué)到的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐中去，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)水平。最后還需要熟練操作計(jì)算機(jī)，懂得規(guī)范準(zhǔn)確地使用檔案軟件，要具有創(chuàng)新意識(shí)，跟上現(xiàn)代化的歩伐。要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、掌握新的技巧，善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來(lái)管理檔案。

2.3 完善企業(yè)文書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)并對(duì)文書(shū)檔案實(shí)施規(guī)范化管理

企業(yè)應(yīng)該建立專門(mén)的文書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)，明確機(jī)構(gòu)的上級(jí)管理部門(mén)，并制定明確的規(guī)章制度來(lái)明確結(jié)構(gòu)權(quán)利及義務(wù)，防止與其他部門(mén)在權(quán)責(zé)問(wèn)題上發(fā)生混亂和糾紛。機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)該在內(nèi)部劃分資料搜集、整理、歸類、存放、審核、調(diào)用監(jiān)管等工作組，為各級(jí)管理人員規(guī)定權(quán)責(zé)，將具體職責(zé)落實(shí)到每個(gè)人、每個(gè)環(huán)節(jié)，提高文書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，健全其職權(quán)行使和責(zé)任承擔(dān)的監(jiān)管機(jī)制。除此之外，企業(yè)建立文書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)時(shí)，還應(yīng)保證企業(yè)工作人員能夠?qū)⒆陨碜⒁饬Ψ诺轿臅?shū)檔案管理當(dāng)中，同時(shí)考慮網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在企業(yè)文書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)中的作用效果，并按照企業(yè)文書(shū)檔案管理要求創(chuàng)建更為合理網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式。如果在企業(yè)文書(shū)檔案管理時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，還需要相關(guān)人員能夠根據(jù)自身責(zé)任全線找到文書(shū)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的原因，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化管理模式對(duì)文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題實(shí)施優(yōu)化改善。在提升企業(yè)文書(shū)檔案管理水平的同時(shí)，彰顯網(wǎng)絡(luò)化檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際作用效果。從檔案管理人員的角度出發(fā)，還需要強(qiáng)化其服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，要順應(yīng)時(shí)代要求，以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。

另外，將建立健全電子檔案管理制度作為信息化管理工作的基本準(zhǔn)則，將電子檔案歸檔、整理、保管等制度納入到企業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)。將責(zé)任追究制引入檔案管理的全過(guò)程，對(duì)一些歸檔不及時(shí)、質(zhì)量不符合要求的單位和部門(mén)給予嚴(yán)格的考核，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化方向發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，了解到網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的發(fā)展對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案管理有著深遠(yuǎn)的影響。為此，在企業(yè)文書(shū)檔案管理的過(guò)程中必須在其中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化模式，改善企業(yè)文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀，使得文書(shū)檔案在企業(yè)中的作用效果得以彰顯。對(duì)于企業(yè)文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)說(shuō)，就應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)化模式支持下解決相應(yīng)問(wèn)題。提升企業(yè)文書(shū)檔案管理水平，促使企業(yè)向著更加合理的方向發(fā)展。

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