精細化融入企業檔案管理的實踐與思考

摘 要：檔案是在企業各項活動中形成的，也是生產、經營和管理活動的控制手段。企業有效地管理檔案，可協助企業管控運行。企業檔案工作多年實踐同樣證明，精細化管理已成為企業管理的要求和檔案管理的發展方向。新時代企業檔案管理工作是集諸多事項為一體的管理過程，用精細化的管理手段保存好檔案是企業檔案管理的重中之重。

關鍵詞：精細化；企業；檔案管理；實踐

檔案是在企業各項活動中形成的，也是生產、經營和管理活動的控制手段。檔案作為企業發展的歷史記憶和證據，印證著企業發展的每一步。企業有效地管理檔案，可協助企業管控運行。企業檔案工作經驗來自企業改革發展的實踐需要，也必然伴隨企業改革發展、適應企業管理創新的新要求不斷發展提升。精細化管理的理論已逐漸被越來越多的企業管理者所接受，精細化管理是一種先進的管理文化和管理方式。企業改革發展的實踐表明，管理的作用越來越重要，而精細化管理也日益成為企業參與市場競爭的利器。企業檔案工作多年實踐同樣證明，精細化管理已成為企業管理的要求和檔案管理的發展方向。

1 企業檔案精細化管理的意義

1.1 檔案精細化管理是現代企業管理的新趨勢

隨著企業的不斷發展，檔案的種類和數量急劇增長，檔案工作面臨管理落后、利用效率不高等種種難題，給保管和利用帶來諸多問題，不可避免地會影響企業檔案事業的發展。同時，利用檔案的人群也希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。這些都對檔案工作提出了更高的要求，因此檔案管理手段的改革創新已成為提高管理水平的必然要求。

精細化作為現代工業化時代的一個管理概念，最早是由日本企業在20世紀50年代提出的。現代企業制度的“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”要求和現代產權制度的“歸屬清晰、權責明確、保護嚴格、流轉順暢”的要求，沒有有效的檔案管理支撐就難以實現。企業管理發展的新趨勢表明：管理的系統性、技術與管理結合、即時信息需求等特點，都需要有完整有效的檔案管理為基礎，也給企業檔案管理創新提出更高要求和挑戰。作為各類資產的憑證依據，企業的資產管到哪里，檔案工作就應延伸到哪里?，F代企業檔案工作，就是適應現代企業制度要求，基于現代信息技術，有效服務企業生產經營管理、維護企業合法資信權益、記錄傳承企業文化的檔案管理。

1.2 加強企業檔案精細化管理是提高企業管理水平的需要

企業檔案是對企業日常生產活動最真實、最直接的記錄，只有通過檔案才能明確企業領導及員工的工作情況。檔案管理是確保企業管理工作的基礎，企業檔案管理是評判一個企業綜合管理水平的重要標準。檔案資料的積累和利用，直接關系著企業的經營管理水平和經濟效益。

1.3 加強企業檔案精細化管理為企業發展提供有價值的信息

檔案是企業歷史的真實記錄，是一份完整的、寶貴的無形資產。企業只有充分開發與利用檔案信息資源，才能創造出更多的經濟利潤，只有將這些歷史記錄進行收集和保存，融入精細化管理，形成有機的信息資源集合，才能充分為企業制定正確的創新發展目標，實現企業經營的穩定性和長久性。

2 實施檔案精細化管理的有效措施

2.1 加強檔案制度建設，健全檔案管理機制

建立健全企業檔案管理機制體制建設，檔案管理負責人首先要“理順體制”?？茖W設置專門的檔案管理部門，設立自上而下逐級管理的領導機制體制，明確相關管理人員各自的職責權限，配備專職檔案管理人員從事檔案工作，切實加強企業檔案工作管理力度。企業要強化檔案管理意識，將檔案管理納入企業發展規劃，使其與企業安全生產、經營管理等工作同計劃、同部署、同檢查；納入部門年度績效考核管理，同考核、同評價、同獎懲。

建立健全企業檔案歸檔、借閱、保密、安全、利用等管理制度和服務機制，要制定科學完善的檔案收集制度，把收集到的信息集中統一移交到檔案管理部門，形成一個系統的檔案收集、保存、管理體系，最后，達到檔案管理工作有規律有秩序地進行。例如：成立“公司檔案管理領導小組”，加強對檔案工作的領導；成立“公司檔案鑒定銷毀領導小組”，對檔案鑒定銷毀進行各環節個流程審批，確保檔案科學保管、安全有效。制定《檔案工作突發事件應急處置預案》，對突發事件的處理進行詳細的部署和安排，確保檔案資料的安全和完整；制定《工程項目檔案移交風險抵押金管理辦法》、《項目檔案管理實施細則》，進一步加強項目檔案管理；制定《電子檔案管理辦法》，按標準要求建立檔案數據庫、實現檔案信息化。通過以上措施，進一步規范企業檔案管理工作，做到有法可依，有章可循，使檔案工作走上制度化、規范化、精細化的軌道。

2.2 嚴格審核把關，做好檔案材料的收集

檔案是來源于各項活動的原始記錄，它真實再現了各項活動的過程和結果。企業檔案收集工作就是按照國家的有關規定，通過切實可行的措施和方法，把對國家和企業有保存和利用價值的各類文件材料集中到企業檔案管理部門，使它們得到安全保存的工作。檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎，檔案齊全完整的程度與整理質量的高低，都可以通過收集工作直接反映出來。一份檔案材料收集是否完整、準確，分類是否合理，儲存是否得當，直接影響到其后期的使用。檔案管理人員在把握收集材料范圍和途徑的基礎上，要根據工作實際情況，參與文件材料的管理，加強對日常收集工作的檢查和指導，盡可能地防止和減少檔案材料的流失。只有做好各類檔案材料的收集工作，才能為提高案卷質量打下扎實的基礎。

2.3 加強檔案基礎工作，規范檔案管理流程

檔案工作是科學性、標準性、專業性強的工作，但也是一項以利用為主的服務性工作。檔案管理標準化也是檔案管理精細化的一項重要基礎，檔案精細化通過制定和貫徹各種標準、規范，使管理職責、業務范圍、分工協作有了統一的科學準則和依據，確保了檔案各項工作能夠有機結合，在管理中得到最佳的效益。讓檔案管理人員明確自己“要做什么，怎么做，達到什么效果”，對崗位職責、流程和效果一目了然，從而避免走彎路，避免不必要的疏漏，提高工作質量。例如：可以結合企業檔案管理實際，對檔案工作六大環節（收集、整理、鑒定、保管、統計、利用）按流程操作，按標準歸檔。嚴格依據《企業檔案工作規范》制定分類規則，按照永久、定期（30年、10年）的檔案保管期限進行分類整理、歸檔保管。根據檔案管理各項制度，對各類文件材料的收集、保管、利用等情況進行監督檢查。檔案管理員對需歸檔保存的各類文件材料進行認真分類、組卷，系統整理，確保歸檔資料的規范、準確，負責資料的復核、歸檔和電子數據的維護工作，對不符合要求的材料，及時要求有關責任人員進行補充完善。檔案借閱、復制、移交都必須履行必要的手續。通過規范檔案管理流程，使管理人員在動態管理中不斷完善自我，使企業在動態管理中不斷得以創新，進而突出人在管理中的地位，實現以人為中心的管理，發揮精細化管理的作用。

2.4 加強教育培訓，提高管理人員綜合素質

檔案工作的性質決定了檔案管理是綜合性、專業性、管理性較強的崗位。企業檔案部門應配備滿足企業檔案工作各環節的需要，兼有熟悉檔案專業和懂得有關技術的人員。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規、方針政策等，必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》，牢固樹立紀律觀念，自覺遵章守紀；要熟悉檔案業務，主動學習、領會和掌握檔案行業標準、規范，樹立高度的工作責任心，具備一定的綜合文化知識和熟練的業務技能；還要熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，能把檔案政策法規和專業知識靈活運用于實際，熟練完成業務工作。企業檔案管理人員應樹立終生學習的理念，經常性地參加系統的理論知識更新與專業繼續教育，不斷擴展自己的知識，提高專業技術水平，以適應業務需要。

檔案工作者肩負著歷史的職責，他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，進一步提高檔案專業水平和業務技能，積極參與檔案學術研究，不斷提高理論研究水平，促進檔案管理隊伍整體素質的提高。此外，還應掌握計算機的基本理論和操作技能，加強對信息技術、計算機、系統軟件等新技術的學習，能夠進行技術操作和管理，并靈活運用到實際工作之中，這樣才能適應檔案工作精細化管理的需要。企業應從實際出發，對檔案人員進行培訓培養，關心愛護檔案人員，切實解決實際困難，改善工作環境，提高工資待遇。通過專業培訓、繼續教育等方式，切實遵守學以致用的原則，及時更新工作人員的專業知識。給檔案人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平；給檔案專業人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補專業教育的不足。

3 實施檔案精細化管理的關鍵在領導

檔案管理工作不能滯后于企業發展步伐，傳統的管理方式，對實行檔案科學管理起著極大的阻礙作用。企業檔案如果不被利用，常年沉睡在庫房里，就會成為企業的負擔和包袱，企業領導就不會重視檔案工作。任何一個企業的某一項工作，都必須有領導的重視，才能順利開展。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。

精細化管理的發力點在于抓落實。領導是企業運營的核心組織者和指揮者，具有決策、指揮、創新和人事管理等方面的職能。把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。企業檔案實行精細化管理，需要領導者發揮組織職能，充分了解檔案管理工作在企業發展過程中的重要性，使企業檔案為企業的發展服務，為在市場競爭激烈的環境中實現跨越與發展。對檔案人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響、爭取領導對工作的重視。要使一個企業的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。同時，企業領導要把企業檔案管理納入企業管理體制，實行檔案集中統一管理，保證檔案管理工作在企業領導心中的特殊地位。這樣有利于企業檔案工作的統籌規劃和發展，有利于理順企業部門及上下級之間的關系，使檔案工作更好地為企業服務。因此，實行檔案精細化管理的關鍵在領導，各級領導共同協作，互相配合，進一步抓好企業檔案管理工作，充分發揮核心的組織和指揮職能，為實現企業檔案精細化管理創造條件。

4 以精細化管理為目標，加快檔案信息化進程

隨著科學技術的發展，以計算機技術為核心的現代信息處理技術正在深入到檔案管理之中，運用現代科學技術手段和方法，達到優化檔案管理的過程。顯然，計算機技術在檔案管理中的廣泛應用是檔案管理現代化的主要內容和核心。檔案管理現代化不僅涉及新的技術裝備、新的技術手段的運用，而且涉及檔案事業管理思想、管理方法的現代化等很多問題。

隨著企業的發展，各類檔案材料數量、種類、載體形式等的日益增加，給檔案管理提出了越來越高的要求。因此要跟上發展的步伐，就要切實做好企業檔案基礎管理工作。在信息時代，信息資源的共享與網絡、溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、數據信息的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現。檔案管理信息化是檔案管理工作實現信息資源共享，為經濟建設提供有效服務的主攻方向，是企業精細化管理的發展方向之一，也是檔案事業發展的必然趨勢和戰略選擇。企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業精細化管理和信息化的進程。

利用計算機系統管理檔案，則可以收到事半功倍的效果。計算機將以前手動檢索查閱檔案的方式改變為計算機檢索查閱，大大的縮短了查找時間。在文檔的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還、利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制卷內目錄。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮了計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于企業。

“天下大事，必做于細?！睂嵭芯毣芾碛兄谔岣咂髽I的競爭力，推動企業向縱深發展。新時代企業檔案管理工作是集諸多事項為一體的過程，其形成的最原始、最真實的記錄，是企業檔案管理工作中重要的組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的重要性、基礎性工作，用精細化管理手段保存好各門類、各載體檔案是所有企業檔案管理的重中之重。企業檔案管理人員必須有一種積極進取、開拓前進、知難而進的創新精神，切切實實做大量艱苦細致的工作，才能有效地把精細化管理方法運用到檔案工作實際中來，取得應有的效果。

參考文獻

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作者簡介

郭佳，女，漢，陜西渭南，館員，本科，神華新疆能源有限責任公司，研究方向：企業檔案管理。