企業檔案管理工作的重要性分析

摘 要：隨著我國經濟的發展與社會的進步，企業檔案管理工作也發生了很大的變化，企業檔案是企業存儲信息的一個非常重要的載體，記錄著企業生產經營過程中的許多數據，是企業管理過程中不可缺少的要素，對于企業的發展有重要作用。

關鍵詞：企業；檔案管理；作用；研究

檔案管理工作是企業管理中不可缺少的存在，做好檔案管理工作不僅能夠提高企業管理水平與企業的整體競爭能力，是衡量企業發展水平的重要因素，但是在當前情況下企業檔案管理過程中還存在著許多問題，不利于檔案管理工作的正常開展。

1 檔案管理工作的基本概述

檔案管理工作包含的內容比較廣，而且其定義很廣泛，廣義的檔案管理工作指的是國家的檔案管理事業，而狹義的檔案管理工作中就包含著本文即將要分析的企業檔案管理工作，企業檔案管理工作是在企業內部進行的直接保存圖表、文字、資料等元素的一項工作。企業的檔案管理人員必須要明確的知道自己的工作職責，要對企業內部的檔案進行收集、分類、整理，讓檔案的管理更加科學有效，給其他部門提供更加優質的服務，降低檔案查詢的難度，做好檔案的移交工作。嚴格遵守相關規定。檔案管理工作中包含的內容比較多，每一項工作都有不同的內容，每一項內容在檔案管理工作中都是不可缺少的。所以，檔案管理人員必須要了解每個工作環節的內容，一般來說檔案管理工作包含著檔案的收集、整理、保管等八個內容。

1.1 檔案收集

買企業日常運行的過程中各部門都會收發一些文件，而這些文件一般都是分散開的，這就需要發揮檔案管理工作的作用，相關工作人員必須要挑選出價值較高的文件，這一環節就是檔案的收集工作，這一工作是檔案管理工作中最基礎的一項工作。

1.2 整理工作

一般情況下檔案收集完成之后檔案都是雜亂無章的，而且檔案數量非常多，內容非常豐富，想要為今后的工作的有效開展就必須要對雜亂的檔案進行管理。根據檔案的內容和類別來進行歸納，讓文件更加整齊，這項工作是檔案管理工作中最關鍵的一項工作。

1.3 檔案的鑒定

隨著時間的流逝企業中的檔案數量會不斷的增加，但是這些檔案價值會隨著時間的流逝而改變，有些檔案越來越珍貴有些檔案越來越無用，在這一情況下檔案的鑒定工作就顯得非常重要了，鑒定人員必須要有效的分辨檔案的價值，并將不同價值的檔案分開保存。

1.4 保管儲存工作

近幾年來我國科技發展水平得到了很大的提高，網絡應用的范圍在不斷的擴大，但是在當前發展狀況下網絡并沒有有效的應用到檔案管理中。大多檔案都是紙質版，而紙質版檔案非常容易受到外部環境的影響，從而發生褪色、發霉等現象，導致很多檔案被動的失去價值，有時還會給企業帶來很多損失，所以必須要做好檔案的存儲工作，盡可能的提高檔案管理水平，讓檔案的壽命更長久。

2 企業檔案管理工作的重要性分析

企業檔案中記載著許多企業發展過程中的精華，體現著企業發展的基本歷程，對于企業的發展有很重要的借鑒作用，能夠讓企業內部人員更加了解企業的發展經過，能夠為企業的發展進步提供基礎依據，還能夠為企業內部各部門搭建聯系的橋梁，讓各部門更加有效的合作，檔案管理工作是企業內部信息最多的區域，也是企業內部有價值信息存儲的區域。檔案管理工作直接體現著企業的內部形象與外部形象，檔案管理工作的價值體現在企業發展的始終，所以，企業必須要積極的投入到檔案管理工作的過程中。

3 檔案管理工作中的問題分析

當前情況下許多企業對于檔案管理的重視程度不足，沒有清晰的認識到檔案管理工作的重要性與檔案的價值，對于檔案管理工作的作用與開展原因等認識不清，還有一些企業認為檔案整理工作只是簡單的收集歸納一些資料，并沒有實質性的作用，做這項工作不僅費力而且費時。還有許多企業的檔案管理工作并沒有實質性作用，這項工作的開展只是為了應對檢查，而且企業內部對于這項工作的開展不夠重視，導致管理人員缺乏工作積極性。很多企業對于檔案管理的投入非常少，很多檔案管理人員都是由企業其他人員兼任的，而這些人普遍不了解關于檔案的相關知識，導致檔案管理工作不能夠有效的進行。而且檔案管理工作人員的整體素質也偏低，其對于檔案的編號、保管年限、類別等認識不清，很容易出現管理錯誤的現象，導致檔案管理不規范，導致檔案查詢難度大，不能夠給企業其他部門人員提供優質的服務，最終導致檔案管理工作水平低下，檔案管理的作用不能夠被充分的發揮出來。在當前情況下很多企業檔案的管理工作依舊在使用傳統的手工管理方法，現代化網絡等技術沒有有效的應用到實際管理過程中，導致檔案管理的整理質量較差。還有很多企業對于檔案管理工作的投入較少，導致檔案管理工作的開展沒有充足的資金支持，影響著檔案管理工作的正常開展。一些企業沒有明確的規范檔案的種類，檔案管理的側重點都不相同，在管理過程中很容易忽略很多細節，導致檔案的管理缺乏完整性。此外，在企業發展過程中還存在著很嚴重的檔案流失的現象，有些檔案在記錄的過程中丟失，還有一些檔案由于存儲不善而導致丟失，最終使得檔案斷代而失去很大一部分的價值。而且很多企業管理人員對于檔案的重視程度不足，不善于從檔案中汲取精華，學習借鑒優良經驗，導致許多檔案被閑置其作用不能夠被有效的發揮出來。

4 做好企業檔案管理工作的措施

4.1 轉變檔案管理思想觀念

隨著社會的進步，檔案管理事業也在逐漸的優化 ，管理水平得到了有效的提高，檔案管理部門必須要順應時代發展潮流，對檔案管理方法、理念等進行創新，要讓檔案管理工作人員樹立檔案就是財富的觀念，提高其對檔案的重視程度，從而有效的提高工作人員的工作積極性，提高其工作水平，進而提高檔案管理工作的整體水平。

4.2 創新管理體制

近幾年來企業也在順應時代發展趨勢進行體制改革，傳統的檔案管理體制與企業新體制之間的矛盾逐漸顯露出來，所以企業必須要對管理體制進行創新，讓其能夠滿足當今企業內部體制的基本需求。首先要對檔案管理方法進行創新，豐富檔案管理的內涵，擴大檔案收集范圍，將互聯網融合到管理過程中，實現企業內部資源的共享。在企業檔案管理體制機制創新的過程中必須要清晰的認識到自身的不足之處，敢于面對錯誤，轉變檔案管理方式，將檔案的作用有效的發揮出來。

4.3 提高工作人員素質

檔案管理人員是檔案管理工作的主力軍，直接決定著檔案管理的整體水平，所以企業必須要加大投入力度，對工作人員進行培訓，讓其能夠掌握檔案整理工作的要點，聘用相關優秀人才來為他們進行講解、培訓，提高檔案管理工作人員的工作能力，從而提高整理管理水平，為企業的發展奠定良好的基礎。

5 總結

企業檔案管理工作對于企業發展水平的提高有重要推動作用，在當前發展情況下企業必須要提高對檔案管理的重視程度，加大投入力度，優化管理結構與管理方法，學習借鑒先進管理經驗，提高企業檔案管理水平，促進企業的發展。

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作者簡介

任季平（1969-），男，籍貫包頭市，出生地呼和浩特市，內蒙古交通設計研究院有限責任公司，高級經濟師。