數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系發(fā)展趨勢分析

焦曉玲

摘 要：現(xiàn)如今，在檔案管理過程，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理的有效突破，為進(jìn)一步對其進(jìn)行研究，本文基于數(shù)字管理平臺下，重點(diǎn)研究檔案管理工作如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，從而提高檔案管理工作水平，為人們提供更加科學(xué)便利的檔案服務(wù)。希望本文分析能夠進(jìn)一步提高認(rèn)識，以更好地促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)質(zhì)量；檔案管理；數(shù)字化；作用；途徑

數(shù)字化檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了我國各領(lǐng)域中的普及與全面應(yīng)用，數(shù)字化管理工作的展開具有艱巨性及與規(guī)模的浩大性，因此，檔案管理人員就必須對數(shù)字化管理的意義與重要性給予充分認(rèn)識，并結(jié)合實(shí)踐提出相應(yīng)的解決措施，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)質(zhì)量及效率的提升，為社會進(jìn)一步發(fā)展提供良好的服務(wù)。

1 數(shù)字化檔案管理工作的意義及其重要性

1.1 利于保存檔案資料

我國經(jīng)濟(jì)水平的提升加上社會各行各業(yè)的迅猛發(fā)展，很大程度上對檔案管理工作的高效率提出了越來越高的要求。加上人類進(jìn)入到信息社會之后數(shù)字化技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也開始趨于數(shù)字化發(fā)展并且得到了迅速的壯大。數(shù)字化檔案信息能夠有效保存與使用數(shù)字化檔案副本，有效避免了因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的頻繁使用而對檔案原件起到了良好的保護(hù)作用。除此之外，隨著時間的推移紙質(zhì)檔案會因?yàn)榧堎|(zhì)污損及字跡模糊而出現(xiàn)信息無法辨認(rèn)的現(xiàn)象，數(shù)字化檔案就能夠保持檔案信息的完整性。數(shù)字化檔案可以有效應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對紙質(zhì)圖片檔案信息給予修復(fù)，不會造成因?yàn)榧堎|(zhì)檔案自然老化而出現(xiàn)失真的情況。

1.2 提高工作效率

紙質(zhì)檔案文件不論是在存儲上還是在管理上都需要足夠大的空間，數(shù)字化存儲技術(shù)的應(yīng)用降低了檔案占有的空間，并且擴(kuò)大了存儲量，數(shù)字化檔案具有較強(qiáng)的通用性與安全性，還能夠防止出現(xiàn)紙質(zhì)檔案在存儲時出現(xiàn)的損毀等危險。除此之外，因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理的文件錄入、歸類以及存檔等環(huán)節(jié)都必須手工管理，一方面降低了檔案管理的工作效率，另一方面還增加了管理工作的問題。數(shù)字化檔案管理的深入提高了整個工作的智能化，工作人員可以通過智能化的信息檢索輕松找到所需要的文件信息資料。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案在存儲方式及存儲載體上具有極大的局限性，造成了不同地區(qū)的方案信息資料很難實(shí)現(xiàn)共享，而數(shù)字化檔案誕生之后，可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺及信息技術(shù)突破時間與空間的限制，推動檔案信息實(shí)現(xiàn)了異地共享，從而極大的提升了檔案信息的傳播范圍與使用價值。

2 數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系發(fā)展趨勢及策略

2.1 現(xiàn)代檔案管理體系在未來的發(fā)展

首先是先進(jìn)的管理手段。基于信息化以及數(shù)字化的發(fā)展形勢，檔案管理工作必將不斷創(chuàng)新與發(fā)展。全新型且更貼合社會發(fā)展需求的檔案管理模式必將全面取代現(xiàn)今檔案管理模式，新型檔案管理模式不論是管理方法，還是管理理念均會有大突破，而且隨著新型檔案管理模式的應(yīng)用及推廣，相關(guān)管理內(nèi)容也將得以全面革新與深化。基于檔案管理體系的未來發(fā)展趨勢，檔案管理工作畢竟更具快捷性與簡便性，檔案管理人員在工作過程中，要保證具有良好的管理質(zhì)量與效率。因此，新型檔案管理體系必將對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行合理有效的優(yōu)化與完善，例如，檔案調(diào)研、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編制以及檔案采集等，從而推動檔案管理工作全面實(shí)現(xiàn)自動化，致使多項(xiàng)業(yè)務(wù)之間可以實(shí)現(xiàn)無縫銜接。

其次是管理方法多樣化。現(xiàn)階段，數(shù)字化觀念已經(jīng)深入人心，并受到了很多行業(yè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用及大力推廣，隨著社會的發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域必將出現(xiàn)大量的新潮思想與管理理論，除此之外，科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，也將推動檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新，促使其類型更具多樣化，數(shù)量規(guī)模更加龐大，基于這種發(fā)展形勢，檔案管理方法的發(fā)展趨勢必將是多樣化建設(shè)。檔案管理的這種發(fā)展趨勢可以為相關(guān)人員提供一個討論平臺，結(jié)合實(shí)際與理論相連的方式，可以提高人們對新型檔案管理模式的認(rèn)知程度，進(jìn)而對其進(jìn)行有效的革新與完善，促使其成為具有科學(xué)性、合理性、有效性以及可行性的新型管理方法，這種發(fā)展趨勢必將推動我國檔案管理工作實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步完善。

2.2 重視提高檔案管理意識

結(jié)合實(shí)踐分析，部分工作人員存在錯誤認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的對資料信息信息的收集與保存等內(nèi)容，該工作被排除在單位核心工作范圍之外，他們認(rèn)為檔案管理工作并不能為單位創(chuàng)造利益。因此很多檔案管理人員在實(shí)際工作過程中只是做好信息資料的不泄露與不遺漏，對外調(diào)及查詢工作十分敷衍，檔案管理工作實(shí)際上被單位所忽視。數(shù)字化檔案的衍生與廣泛應(yīng)用增強(qiáng)了單位內(nèi)部管理人員的工作意識，要求管理人員應(yīng)當(dāng)對數(shù)字化檔案的具體利用給予充分關(guān)注，單位內(nèi)部必須從投資、工作人員配備、設(shè)備優(yōu)化與改良以及制度貫徹等多個方面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案工作的進(jìn)一步完善，為檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 提高檔案管理數(shù)字化工作質(zhì)量

單位想要進(jìn)一步提升自身數(shù)字化檔案管理的工作質(zhì)量及效率，就必須積極結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況建立健全具有高度科學(xué)合理性的數(shù)字化管理制度。各單位管理部門應(yīng)當(dāng)立足于時代發(fā)展趨勢并結(jié)合實(shí)際工作實(shí)情，完善與優(yōu)化現(xiàn)存的檔案管理制度，積極構(gòu)建出十分完善而系統(tǒng)性的方案管理制度，并且在制度實(shí)際的運(yùn)用過程中通過不斷的實(shí)踐與考證，在管理工作人員的崗位考核內(nèi)容中應(yīng)當(dāng)收納這些規(guī)定與制度，通過這種方式進(jìn)一步提升管理工作人員的工作責(zé)任意識及工作執(zhí)行力度，保證工作人員能夠嚴(yán)格按照相關(guān)流程及規(guī)定展開檔案信息的規(guī)范化管理。數(shù)字化檔案管理在不斷的應(yīng)用及發(fā)展過程中必然朝著互聯(lián)網(wǎng)化、綜合服務(wù)化、信息化以及市場化的模式轉(zhuǎn)移。

2.4 依托先進(jìn)信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化平臺

為完善現(xiàn)代檔案管理體系，首先，定制圖片、文檔、圖像、聲音等資料的采集準(zhǔn)則，進(jìn)一步規(guī)范文書格式，減少無目的的轉(zhuǎn)換，除此之外還要定制與系統(tǒng)相關(guān)的其他應(yīng)用項(xiàng)目的具體準(zhǔn)則，確保信息傳遞與信息共享過程的順暢性。其次，通過新時期先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)數(shù)字化平臺的全面構(gòu)建，科學(xué)合理的應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等信息技術(shù)，人員信息數(shù)據(jù)庫的建立初期，工作人員可以采用分布式的多媒體數(shù)據(jù)庫展開工作，注意文檔儲存模式一定要有一定的復(fù)雜性，預(yù)防在實(shí)際工作過程中出現(xiàn)視頻、圖片等因?yàn)閿?shù)據(jù)容量過大而造成調(diào)用速率低等多種問題，全面實(shí)現(xiàn)管控、更新、調(diào)用以及存放等多種功能。

3 結(jié)束語

總之，經(jīng)過長期的努力，我國的檔案工作終于向數(shù)字化的方向發(fā)展，在這樣的情況下，我國的檔案管理工作水平也得到了非常顯著的提升，然而我們也應(yīng)該看到，在實(shí)際的工作中，依然存在著不少需要解決的問題，所以從整體上來說，還是需要很多部門共同的努力，只有這樣，我國的檔案工作才能更加平穩(wěn)的進(jìn)行。

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