醫學院校教務檔案的管理研究

摘 要：醫學院校教學檔案形成于醫學院校的各個活動里，科學的有效的對教學檔案進行管理和教育教學改革，對大學教學研究的開展和學校教育工作的更有效展開起了很重要的影響和作用，尤其是對醫學檔案的收集和存檔是醫學院教學檔案工作的重中之重，是醫學院檔案工作的核心，其檔案管理的質量直接影響到醫學院校教學檔案作用的發揮。

關鍵詞：醫學院校；教務檔案；管理研究

醫學院校教學檔案的管理是指形成于醫學院校的各個活動里，科學的有效的對教學檔案進行管理和教育教學改革，對大學教學研究的開展和學校教育工作的更有效展開起了很重要的影響和作用。醫學教學檔案如實真實的記錄與描述了大學教學與管理工作中各種活動，等于直接還原了教學的真實全過程和最終結果。檔案記錄對今后的教學工作和教學管理能產生很大的影響，提供了參考依據和標準。醫學院校的教學檔案包括所有教學資料的紙質版、音響資料、視頻、磁盤和醫學性的實物，這是醫學檔案與普通檔案的區別。除了各類的上級教育文件及教學規章制度、學年的教學大綱、教學工作計劃、教研室實驗室的教學計劃、上課的講稿、學生教材、學生各類考試、考試課和考查課的成績、各專業的試卷和試題、教學質量分析、教學成果和科研教學成果、教學改革等各種的教務檔案。

一、 當前醫學院校教學檔案管理現狀

（一） 醫學院校教務管理人員管理意識薄弱

部分醫學院校教務檔案管理工作人員對本職工作認識不足，認為教務處的本職工作是教學安排、教學管理和教學監管，教務檔案的收集和整理工作不是重點，教務檔案的管理應該交由專門的檔案部門負責，于是不重視教學檔案的收集、管理；另外，由于教務檔案都是教師和學生在教學過程中產生的，經常會翻閱，收集難度大，所以對歸檔工作不積極。

（二） 教務管理工作人員專業知識缺乏

當前部分醫學院校沒有專職的檔案歸檔工作，人員沒有經過專業的培訓，都是兼職人員，沒有經過專業培訓，只把教務檔案工作理解為簡單的資料收集，沒有專業的理論知識。

（三） 教務檔案管理混亂

醫學院校高校的教務檔案按照內容可以分為以下幾類：教學管理類檔案、學籍管理類檔案、考試類檔案、教師工作類檔案。教學管理類檔案主要包括上級部門的教學管理文件、日常學年內的培養計劃、教學大綱、教學執行辦法、教學進度表、教學任務下單表、教學日歷、教學檢查材料、各類聽課記錄、學術活動資料、教學工作量統計、教材使用情況統計、試題庫建設、考試相關資料：試卷、考試安排、考場安排、考場記錄、試卷分析報告、學生畢業論文和畢業答辯資料等。學籍管理類檔案包涵入學登記的表格、學生的名冊、學籍異動材料、學生獎罰資料。教師工作類檔案包括教師介紹、教學研究情況、科技情況、培訓材料、獎項記錄等。教務檔案的管理就體現在材料收集、管理、編目和統計等很多方面。當今醫學院校的教學檔案管理出現很多的問題，資料收集不全面。

（四） 不能及時的收集資料

醫學院校教務檔案是指在各種教學活動中和教學管理活動里形成的，都是從教學管理的活動中轉化得來的，和一般性的文獻收集編輯不同，必須要及時的收集和整理，但是目前普遍存在材料不能及時的收集，很多材料都留在個人的手中，一部分就遺失了，無法集中整理收集，就會出現很多重要的活動沒有保留下重要材料，對教務檔案收集十分不利。

（五） 收集的材料不完整

醫學院校教務檔案的所有信息資料非常全面，屬于整系列的高校教學和管理的活動的記錄，與別的來源的材料比教務檔案具有權威性。但目前高校的一些部門在規劃及制定工作制度的時候很少注意材料的整理、收集、歸類和管理工作，最終導致教務檔案的收集和歸類十分困難，許多材料不全，單薄，難以對以后的教學工作提供更便捷和全面的資料支撐。有些檔案材料看上去很完整，其實都是嶄新的，臨時拼湊的，并不是以前的實際真實的材料收集和整理，這些都造成了很多高校教務檔案的收集不完整。

（六） 材料的歸類的標準不一致

醫學院校高校的檔案整理檔案特色不明顯，容易忽視檔案的歸類，這樣就會出現材料歸類不合理、重復歸檔及資料整理死角的出現。

（七） 檔案整理的形式單一，比較落后

目前許多醫學院校的檔案，尤其是教學檔案多以紙質版資料為主，而且紙質版資料的規格和整理標準都不統一，尤其是很多存在合并的學校，因為由幾部分合并，各有各的整理習慣，導致學校教學檔案的歸檔和匯總五花八門。有些學校雖然在教務檔案管理上進行了一些電子信息化改革，但內容都不全面，很多都是淺嘗輒止，及時收集很全面的資料也會因為無法快速提取而影響作用的發揮，總之沒有系統專業的教務檔案整理辦法。

二、 醫學院校教學檔案改革迫切性

醫學院教學檔案工作屬于大學各類重要的組成的部分，做好最基礎的教學檔案工作是學校教學工作的重要組成部分，在做好各類檔案資料的收集、歸類和管理工作，最終為學生教師及學校管理者提供更便捷和方便的服務，使醫學院校的教學檔案工作的價值更完整的實現。作為醫學院院校的檔案工作人員，必須要既提高自我的專業管理知識和專業水平，更要利用日常工作中的學生和教師的反饋，不斷的改進和改善教學管理工作的方法，及時的查漏補缺，以專業的知識和嚴謹的態度把醫學院校的檔案管理工作做得更好，進一步為學校的教學管理工作服務。

參考文獻：

[1]吳彬，王大本.高校檔案管理建設芻議[J].今日南國，2009，（4）.

[2]陳亮亮.高校教務檔案管理的新思考[J].黑龍江科技信息，2008，（1）：191.

作者簡介：

呼俊迪，陜西省西安市西安醫學院。endprint