87號令背景下的高校采購檔案管理研究

梁梅

【摘 要】本文分析了在87號令頒布后采購檔案工作存在需要注意和完善的地方，旨在更好地學習87號令對采購檔案的新要求，更好地服務好高校采購工作。

【關鍵詞】高校；采購檔案；研究

2017年下半年財政部頒布了《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部87號令），對采購檔案管理提出了多次強調和要求，其中第78條對采購人、采購代理機構“未妥善保存采購文件的”的情形給出了清晰的處罰措施。在《中華人民共和國政府采購法實施條例》中也要求建立采購人建立政府采購內控制度，檔案管理無疑是內控制度中重要的一環。所以目前對高校政府采購檔案管理的規范化、制度化管理顯得尤其重要，加之高校政府采購項目多、專業性強、金額較大，檔案管理中資料的完整性要體現出采購項目實施過程中公開、公平、公正、誠實信用原則。

一、87號令背景下采購檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員對財政部87號令的學習不夠

87號令較之前適用的財政部18號令出現了很大變化，特別是在招標采購中采購人的資格審查由采購人自己完成，且采購人、采購代理機構不得將投標人的注冊資本、資產總額、營業收入、從業人員、利潤、納稅額等規模條件作為資格要求或者評審因素，也不得將除進口貨物以外的生產廠家授權、承諾、證明、背書等作為資格條件，對投標人實行差別待遇或者歧視待遇。這就要求我們采購檔案工作中對資格審查材料歸檔要全面，除了要有采購人的資格設置條件外，還得要將資格審查評審情況進行認真收集。財政部94號令《政府采購質疑與投訴辦法》自2018年3月1日起實施，潛在供應商的質疑與投訴越來越多，完善的歸檔資料對處理質疑與投訴顯得尤其重要。

（二）強化高校政府采購內控制度的調整與完善

隨著2017年10月1日87號令的實施，政府采購歸檔資料進一步明確，如第14條邀請招標過程中的隨機抽取專家，提出“隨機抽取供應商時，應當有不少于兩名采購工作人員在場監督，并形成書面記錄，隨采購文件一并存檔”，這就要求我們的歸檔內容進一步細化和明確，檔案管理應體現整個采購過程的各環節，做到無遺漏。另在采購內控制度中要體現出不相容職務分離和授權審批情況，項目實施的每一步應該體現出這兩個原則。檔案管理的登記統計、收集、歸檔、材料交接等均應有記錄。特別是檔案的統計和利用一直是我們原來制訂制度時的薄弱環節，無論是處理質疑與投訴、后期同類項目的采購、資產配置標準的制訂均需利用歷史檔案，這在我們內控制度中也應得以體現和詳盡說明。

（三）對采購檔案的真實性、完整性、安全保障應有明晰要求

采購的真實、完整應有完善資料體現，如掛網、開標、評標、定標、發出中標通知書、簽訂合同、退還投標保證金等均應有完整資料體現，檔案的真實完整缺一不可，包括資格審查人員、專家委員會評委簽名等缺一不可。另檔案的安全保障也尤其重要，電子招標的電子資料，評標現場活動全程錄音錄像資料等妥善放置在防磁柜中，防止資料損壞與丟失，高校必須配置必要的電子采購檔案存儲硬件設備、環境，從物理層面保障電子檔案的安全性。

（四）隊伍建設保障程度低，檔案人員專業性較差

高校兼職檔案管理人員多，人員流動大，工作調整無工作交接，往往沒有做到上不清下不接，許多資料在人員更新中流失與損毀。對檔案管理人員沒有定期培訓制度和繼續教育體系，特別是采購工作政策調整大，采購方式變化多樣，導致歸檔范圍和資料收集重點難以準確與明晰，加之還涉及到資料的利用，對檔案管理人員要求更高，如何提高對采購檔案的認知程度，保證第一時間可從檔案中查詢出所需資料顯得尤其重要。

二、87號令背景下提高采購管理水平的對策

（一）加強檔案人員對財政部87號令的學習

組織檔案人員強化87號令的學習，重點領悟87號令政策的理解與運用，如87號令多處提到了檔案管理，第45條指出“采購人可以在評標前說明項目背景和采購需求，說明應當提交書面材料，并隨采購文件一并存檔。”這對我們的歸檔工作提出了新的要求，該項目在什么條件下實施，項目背景和采購需求尤其重要，因為我們總是根據采購需求來確定投標企業資質要求和技術參數，根據項目背景來看實施的可操作性，這對我們是否可買到性價比高的適合需求的產品起著關鍵作用。第49條指出“采購人或者采購代理機構應當將變更、重新組建評標委員會的情況予以記錄，并隨采購文件一并存檔。”是因為現在招標一旦掛網若因供應商質疑，我們在核實質疑后可能對項目進行澄清或變更，而這些澄清或變更資料同樣是我們采購檔案應當保存的重要依據，充分反應了我們的采購工作一定是在市場監督下陽光操作。第74條指出“采購人可以邀請參加本項目的其他投標人或者第三方機構參與驗收。參與驗收的投標人或者第三方機構的意見作為驗收書的參考資料一并存檔。”所以若其他潛在供應商要求驗收或者采購人要求其他供應商參與驗收，我們在收集采購檔案時一定要有齊全的驗收報告，上面有要求參與驗收供應商的認可意見，否則就是無效驗收。故采購檔案的歸檔范圍在87號令出臺后隨著采購要求和特點的變化出現了新的規范，我們要組織檔案人員及時學習來適應變化的政策。

（二）進一步調整完善政府采購內控制度

我們要嚴格授權審批制度和不相容職務分離的原則，調整完善高校政府采購內控制度，建立資料移交、收集、建檔立卷、電子檔案管理、查借閱制度、保密制度、銷毀保管等制度，旨在更好地抓住檔案管理的關鍵環節，堵住漏洞。如采購檔案什么時候移交，什么時候組卷，查閱時應注意什么樣的保密制度等等都是我們在制度中應落實的。科學編制采購檔案的分類檢索方式、目錄。

（三）對采購檔案的真實性、完整性、安全保障應有明確要求

采購工作從項目背景分析、需求論證、立項、掛網公示、開標、評標、中標公示、發出中標通知書、簽訂合同、退還投標保證金、履約驗收等每個環節均應保證資料的真實性和完整性，如項目需求的資質要求和技術參數怎樣來的，相關責任人是誰，注重采購檔案的保密，避免商業機密泄漏，配齊相應的安全保管設施設備，如保密碎紙機的配置，檔案借閱的審批流程的確定，復制檔案應注意相關事項做出明確規定。

（四）強化采購檔案人員隊伍建設

素質提升人員是關鍵，首先要有一支專職的檔案管理隊伍，注重隊伍中人員的設置無環節漏洞，保證每個環節均有專人負責，形成事事有人管，件件檔案有人抓的良好局面；二是注重檔案人員檔案專業知識和其他相關知識的培訓，如檔案管理人員若對采購相關業務不熟悉不了解是管不好采購檔案的，許多環節一定是在熟悉采購流程和采購原則的基礎上管理的，業務不熟悉的話我們甚至對歸檔范圍都不清楚，該存的檔案游離于歸檔之外，所以一名優秀的檔案人員應該是檔案管理與業務管理兩手抓；三是加強檔案管理人員的繼續教育和相關業務培訓。如財政部87號令出來后，新的政策和規范對我們的采購檔案管理工作會有新的要求，在此之下我們應該怎樣做，政采項目變化多，特別是高校參數復雜，行業特殊，如何做到采購的高效和規范，檔案管理也尤其重要；四是加強對檔案管理人員檔案利用意識的培養。檔案歸根到底是為了利用，所以應樹立利用意識，讓更多的部門在不斷的檔案利用中糾正錯誤，更好地做好服務。五是加強檔案管理人員的協調和溝通意識和方法的培養。檔案管理工作是多部門工作的總結，既是起點也是終點，按不相容職務分離原則檔案管理工作是多部門在參與，所以檔案管理人員應注重和多部門的協調和溝通，提高這方面的意識和能力。

總之，在87號令頒布的背景下，我們應學習規范，調整制度，更好地為高校采購工作服好務！

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