試析電子檔案和傳統檔案管理的異同

何為

摘 要：在社會發展中做好檔案的有效保存，可以實現記錄社會變遷的目標。尤其是在當前的發展下，信息技術的不斷進步，電子檔案有了進一步的發展，基于此，本文論述了電子檔案和傳統檔案之間的異同，進而探討了如何提升電子檔案的管理。

關鍵詞：電子檔案；傳統檔案；異同；管理

檔案是信息資料的載體，可反映經濟社會發展的實際情況，有效利用檔案信息可促進經濟社會的協調發展，可見檔案管理的重要性。隨著現代科學技術不斷發展，傳統檔案管理方式已經不能滿足需求，需要應用現代科學技術來科學規范地管理檔案，實現檔案電子化數字化管理，實現檔案信息化并不斷提高其利用率，不斷提高檔案管理水平，促進我國檔案事業的進一步發展，促進經濟社會的協調快速發展。

1 電子檔案對傳統檔案管理造成的沖擊

傳統的檔案管理是將紙質信息裝訂成冊歸檔，并對檔案袋進行整理排序。與無紙化辦公模式相比，雖然二者歸檔流程大致相同，但是歸檔介質卻有了質的變化。由于檔案管理部門所涉及的檔案種類眾多，辦公自動化生產文件只是日常運營中的一部分，可以直接進行電子歸檔，但是傳統紙質檔案需要重新錄入，從而實現電子歸檔。如果單位沒有實現信息化檔案管理模式，那么在日常工作中所產生的電子檔案就無法直接進行電子歸檔，而是需要打印后再以紙質檔案流程進行歸檔。電子檔案是通過計算機生成的檔案文件，并存儲在硬盤、云端中，可以在網絡中進行傳遞。雖然采用電子檔案的形式在查閱中非常方便，但是法律效應卻受到了挑戰。也就是電子檔案的法律效應是否能夠和傳統檔案相同，是否會影響紙質檔案的法律效應等。在電子檔案中，由于檔案信息可以通過格式轉換進行修改，因此，電子檔案存在一定的不安全因素，從而影響電子檔案的法律效應。

2 電子檔案和傳統檔案管理相同點

2.1 兩種檔案管理的基本原則一致

檔案管理的發展從始至終是按照一定的原則進行的，兩種檔案管理方式所遵循的原則是一致的，這種原則就是根據社會發展的需要，采用一定的技術條件在原有管理方法上進行創新形成新的檔案管理模式。兩種檔案管理方式各有自身的優勢和不同，其統一性體現在管理方法和原則的一致性。

2.2 兩種檔案管理的基礎是一致的

電子檔案管理的實現和發展離不開傳統檔案管理方法，從某種意義上講，電子檔案管理只是傳統檔案管理通過計算機技術實現的一種形式，其根本的基礎還是傳統檔案管理。電子檔案管理在對信息資源的分類和存儲歸檔的過程中離不開傳統檔案管理方法的使用。

2.3 電子檔案信息資源是傳統檔案信息資源的延伸

我們知道，電子檔案是依據計算機網絡工程技術，將傳統檔案管理方法進行了延伸和擴展，其最大的優勢就是利用最小的體積儲存空間來實現大量信息資源的存儲。現代科學技術的發展使電子檔案在數據化和自動化方面的發展取得了一定的成就，利用計算機數據庫來尋找需要的檔案信息更加的便捷。電子檔案管理方式的運行較之傳統檔案管理方式節省了很多的時間和空間。

3 電子檔案和傳統檔案管理的不同點

在檔案工作的全新發展過程中，紙質檔案與電子檔案都具有不同的優勢。在現階段的檔案工作中，電子檔案的應用較為廣泛，其特征較為明顯。首先，電子檔案的載體多種多樣，可以選擇磁帶、光盤或者其他形式，這種載體的多樣化特征打破了傳統的紙質檔案單一的載體形式，而且相對于紙質檔案而言，其本身的容量相當大，體積卻十分小，在很大程度上可以節省檔案的存儲空間，進而解決傳統檔案管理中檔案保存空間不足的問題。其次，電子檔案的處理形式是由計算機進行直接處理，在最大程度上減免了傳統檔案管理工作中的存檔和分類環節，使得檔案信息管理變得科學有效，有利于檔案管理效率得到穩定地提高。

紙質檔案是檔案工作中的另一種檔案模式，其在檔案當中屬于發展時間最長的一種檔案管理模式。這種模式的優點主要集中在以下三方面：第一，紙質檔案具備原始性和真實性。通常而言，紙質檔案一旦記錄形成，那么它所記錄的數據內容便不容易進行更改。但是計算機對數據信息的更改卻十分常見，因而紙質檔案之所以能夠在現階段的檔案管理中依舊保持生命活力，與它的信息安全功能有著直接的聯系。第二，紙質檔案并不是一般的文字內容，而且不確定的信息內容并不會記錄在內。紙質檔案在表現形式上相當直觀，便于人們進行直接閱讀，而不需要通過電腦進行檢閱。第三，傳統的紙質檔案往往都會給予一定的鑒定和承認，即基礎的印章和簽字都會配置在檔案中，因而可以作為權威檔案進行使用。

4 傳統檔案管理數字化的措施

4.1 加強基礎建設，完善信息化管理體系

新時期電子檔案的管理實踐與應用，需要以“行業特點”為導向，制定出適合各個行業發展的信息化管理體系發展方案，逐漸完善信息管理體系，為電子檔案管理模式的應用奠定基礎。從實際而言，信息化檔案管理體系建設工作主要集中在設備建設與制度建設兩個方面。其中，設備建設又主要凸顯在軟硬件設備的建設與完善層面：首先，在軟件設備完成上，應該加強檔案管理系統的建設，即結合行業特點與需求，完善管理系統的性能并改進相關功能。其次，硬件設施的建設主要集中在對計算機性能的提升層面，即要全面提升電子檔案管理主機的信息處理能力、檔案存儲能力等綜合性能，為全面開展電子檔案管理奠定必要基礎。新時期電子檔案管理制度建設重點主要是“明確工作職能”“完善管理制度”“明晰管理流程實現精細化管理”等幾方面。一言以蔽之，新時期電子檔案管理的推廣與應用需要強化管理體系建設，以此夯實基礎。

4.2 加強電子檔案標準化規范性建設

數字化檔案管理具有較強的易變性和刪改性，需要一套完善的規范制度來約束檔案管理。在電子檔案的管理過程中，集中管理是可取的，將有效管理措施貫穿在檔案管理全過程，形成全方位管理，需要管理部門統一管理檔案資料收集、整理和歸檔環節，能有效避免檔案原始材料遺漏和丟失現象。在管理電子檔案過程中，應該遵循一定的原則和順序，需切實貫徹和落實全程保護制度和傳遞記錄制度，有利于避免較低的專業水平而降低檔案管理水平，同時能夠加強歸檔文件和其他文件的關聯性，對方便使用電子檔案奠定了堅實的基礎。

4.3 提高數字化檔案安全的水平

保護檔案信息至關重要，目前數字檔案的建設過程中信息保密工作還有許多欠缺和漏洞，很多信息的拷貝和復制都處于無保護措施狀態，所以加強保護措施是很有必要的。首先，保護檔案信息的不被竊取最基礎的方法是檔案加密和網絡的防火墻，對有密級限定的檔案信息，就應采用加密技術，對檔案信息進行隔離處理，以防被他人篡改或截取信息。

5 結語

綜上所述，隨著時代的發展數字化檔案已經體現出了它的優越性，同時為傳統的檔案管理注入新的血液，為人們利用檔案提供新的途徑，提高了傳統檔案管理工作效率。而數字化檔案的安全管理隨著科技的不斷發展會日益完善，人們查詢與利用檔案的途徑也會變得更加便捷。

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