淺談醫院人事檔案管理存在的問題及優化建議

程新宇

摘 要：醫院人事檔案主要是記錄醫院的醫護人員在醫療和科研過程中個人成長經歷的文字或電子材料，是醫護人員專業技術能力、思想道德素質、科研工作成績的直接反映，對于醫院準確把握醫護人員成長狀態，提高人力資源管理水平，合理配置人才資源方面發揮著重要作用。

關鍵詞：人事；檔案；管理

人事檔案是合理配置人力資源的重要依據，伴隨醫院體制改革，提高人事檔案的利用效率至關重要。然而，人事檔案管理并不能帶來直接的經濟效益，部分醫院對人事檔案管理重視程度仍不足，現代化的認識檔案管理發展滯后，嚴重阻礙了人才的開發與利用。

1 醫院人事檔案管理工作的現實問題

1.1 重視程度不高，基礎設施差

一是基于醫院的行業特點，其管理的重點體現在如何提高醫生的醫療技術水平，改善就醫環境，以更好地為病人提供優質服務，其基礎設施建設更多的集中在病房環境的改善和醫療器械的購置上，對人事檔案管理重視程度不夠，人事檔案的信息化、現代化建設等相對落后。雖有專門的檔案管理室，但辦公環境較差，網絡設備缺少，難以采用電子檔案的形式進行管理。此外，檔案儲存室的基礎設施落后，缺少隔熱、防潮等設備系統，內部儲存的紙質檔案受到環境侵蝕，多出現變黃、霉變、蟲蛀等損失，造成檔案信息的確實。同時也無相應的專管人員，多數人員為兼職管理，無法保障檔案的安全性，影響檔案管理效率。二是管理手段落后。許多醫院仍然采取人工記錄、手工查找人事檔案信息，依舊使用古老的鐵皮柜和木柜存儲檔案，不僅影響工作效率，而且相對空間利用率也低，同時還容易引起檔案的丟失和損壞情況。在基礎設施和條件差的同時，相應的管理手段也落后。

1.2 管理理念缺乏，管理方式落后

一是由于人事檔案管理“終身”制已經無法適應人事制度的不斷改革發展，人事檔案得不到及時補充和修正，阻礙了人才的流動；同時還有些原因造成了人事檔案材料錯漏、遺失，如人們對檔案觀念不強、尚不健全的檔案的管理和轉遞等制度以及偽造等混亂現象。這導致了人才得不到合理的流動和有效配置，進而引起人力資源的極大浪費，制約了許多醫院的人才引進工作，從而阻礙醫院的發展。二是檔案材料的管理現代化水平不高，管理機制不統一，缺乏專門的管理軟件。隨著人事制度的不斷發展和改革，人員流動頻繁，醫院選拔和錄用人才的手續不斷簡化，對人事檔案的要求降低，可以不需要人事檔案簽訂聘用合同，進而確立勞動關系。因此，很多人在流動過程中放棄檔案，人檔分離的現象普遍發生且日益嚴重，檔案資料不能及時補充和修改，使檔案資料失去原有的作用。

1.3 隊伍建設落后，思想覺悟不高

一是醫院人事檔案管理人員較少且沒有經過專業的檔案管理培訓，不熟悉檔案管理業務，對大量的檔案資料常常無從下手，巨大的工作量與有限的工作人員形成反差。管理人員采取傳統的手工方法進行編輯和檢索，不能將人事檔案材料及時整理和歸檔，導致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現象時有發生。同時，兼職從事檔案管理工作的現象也較多，直接導致管理人員的流性大，調換崗位的情況時有發生，工作移交時易引起許多問題，如檔案數量丟失、材料不明確等問題，久而久之形成惡性循環，使檔案管理問題越來越嚴重。二是管理人員專業素質不過硬，思想覺悟不高。由于多數檔案管理人員沒有經過專業的培訓，缺乏相應的工作經驗，且對檔案管理工作認識不夠，無相應的責任感，認為檔案管理無足輕重，對職工檔案的完整性和安全性造成了不良影響。

1.4 應用價值不高，利用效率低

保存人事檔案，僅僅是人事檔案管理的手段，而不是目的，編撰檔案宣傳資料，提供給社會閱覽，使寶貴的檔案資料受益于社會，才是檔案管理的目的。醫院的人事檔案資料是醫院廣大醫務、科研和管理人員長期從事實踐活動的結晶，但目前對檔案資料的應用價值重視不夠，對檔案如何為醫院的醫療、科研、管理服務的目的不明確，人事檔案資料利用領域比較狹小，多數檔案僅具保存價值，不能很好地為醫院的醫、教、研、管服務，不能很好地發揮檔案信息資源服務于社會。

2 做好醫院人事檔案管理工作的優化建議

2.1 健全檔案管理制度

一是健全醫院人事檔案管理制度，規范管理流程，明確管理責任。要對醫院的人事檔案進行定期的更新管理，確保人事檔案各項資料完整詳實，對于部分人事檔案不完整的情況及時跟蹤關注和管理歸檔。規范檔案管理工作流程，明確管理責任，實行“責任到個人”制度，同時對于人事檔案的借閱和查閱要嚴格按照相關管理程序，避免檔案泄漏、遺失等現象的發生。二是強化“三個意識”。提高檔案管理人員的服務能力積極主動地為醫院現代化建設主戰場服務，是新時期人事檔案管理工作發展的方向。要注重強化檔案利用意識，應對現有檔案進行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料；強化開放意識，將編研材料整理成冊編寫出目錄，并將一些文件通過計算機整理出專題目錄，提高查閱速度，方便閱檔；強化服務意識，將被動服務改為主動服務，隨時了解工作動向，及時掌握有關需求的信息，使檔案工作由被動存放、保管變為主動提供利用，不斷提高服務質量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。

2.2 創新提升管理手段

一是創新醫院人事檔案管理手段，提高人事檔案使用效率。醫院人事檔案管理手段的創新使用，需要圍繞軟硬件兩個方面展開。在硬件方面加強監控設備購入和更新管理，通過配備足夠專業的人事檔案管理人員，加強對人事檔案管理庫房和電子機房的維護和保管。在軟件建設方面要強化對新型信息技術手段的引入和使用，有序地將醫護人員相關人事檔案信息歸入到信息管理系統之中。二是加強醫院的人事檔案管理。首先必須明確檔案室的管理職責，醫院要對人事檔案管理中存在的問題，要及時研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責，加強指導和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項制度得到落實。加強對檔案管理人員的培養，造就一支具有現代化管理水平的專業隊伍。加大對檔案人員教育培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加業務培訓、繼續教育等，通過在職學習、短期培訓等方式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業務培訓，不斷提高檔案人員的業務素質。

2.3 加強人才隊伍建設，完善基礎設施建設

一是提高檔案管理人員素質水平，加強業務技術培訓和交流。醫院人事檔案管理人員是人事檔案信息化建設的直接參與者，其專業素養的高低直接影響著人事檔案電子化信息系統建設進程。為此，在人事檔案管理中要重視管理人員的技術培訓，為其創造條件外出參加檔案管理方面的學術交流會議，確保其專業素養的不斷提升。二是強化人事檔案管理意識，提高管理層對人事檔案的重視力度。醫院應通過資金投入、設備更新等多方舉措齊頭并進，確保人事檔案管理體系的革新和完善，強化人事檔案管理意識，積極推動人事檔案管理工作的開展。三是重視檔案的基礎設施建設不斷改善檔案保管條件，建設滿足檔案室的辦公用房，實現醫院檔案管理的現代化。人事檔案室配備掃描儀、數碼相機、刻錄機、數碼錄像機等，提高檔案信息的基礎質量。擴充檔案的種類，使醫院發生的重大事件，都有文字、照片、錄像、多媒體等形式的記錄。

2.4 積極引進先進技術

通過對現代人事檔案管理新技術和新理論的不斷學習和引進，努力開拓創新，加大在檔案管理方面的投入支持力度，借助互聯網多媒體等先進手段和方法，實現對人事檔案信息資料的動態維護和管理，積極開發和所在醫院實際需求想貼近的認識檔案動態管理軟件系統，構建人事電子檔案和數字檔案，采用現代化的檔案管理模式和方法，構建人事信息資料的動態收集、整理、反饋、跟蹤系統，以促進人事檔案管理工作的高質量、高效率、高水平。同時，適應新形勢的發展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，掌握現代化的專業技術。其次，開的檔案軟件，要與現有的辦公、網絡相連，實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，便于提供優質服務。同時，也使檔案管理的各項工作進一步規范化。

3 結論

人事檔案是反映個人經歷、德才能績、工作表現的真實歷史記錄，人事檔案因其真實性、原始性和較強的機密性以及無可置疑的證據作用備受重視和信賴，是考察、了解人才的重要手段，是科學使用人才的重要參考依據。就醫院人事檔案而言，醫院人事檔案管理是為醫院人力資源管理和利用創造條件、提供相關人事數據和信息支持的重要活動，在醫院人才開發中起到了人才“信息庫”的重要作用。在醫院人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，加快人事檔案管理工作信息化建設，提高人事檔案管理人員素質，對醫院合理配置人員、開發人才資源，促進醫院快速發展起著重要作用。我們知道，醫院人事檔案管理的現代化發展，不僅需要人事檔案工作者嚴謹的、科學的工作精神，也需要醫院領導、職能部門和廣大干部職工的大力支持，只有這樣，才能不斷開創醫院人事檔案工作的新局面。總之，提倡人事檔案的個性化特征，打破“千人一面”的固定收集模式，盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發、挖掘和利用，使其發揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫院人事檔案改革的主導方向。