試論檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值

沙金

摘 要：進入到21世紀，各個領域的發展都和信息化緊密相關。檔案管理工作亦是如此，檔案管理中合理運用信息技術，將日常管理的“死”檔案轉變成可利用的“活”資源。極大的提高了檔案資源利用率，還加快了檔案信息化建設的腳步。

關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；信息化建設

1 檔案信息化建設的基本概述

1.1 檔案信息化建設的目標

首先，在目前的信息手段下，實現檔案在存儲、信息集成和信息利用方面高度集成；二是實現信息檔案管理模式在科技的發展的帶動下不斷創新，成為社會發展的動力；第三，根據當今人們對檔案需求實現對檔案的網絡化和數字化；第四，根據網絡資源共享的特點實現信息化檔案內容共享網絡平臺。

1.2 檔案信息化建設的特征

構建存檔信息的早期階段包括以下特征，首先，網絡平臺的信息共享有利于網站內與檔案信息相關的信息檢索功能的開發和利用，相關檢索功能的利用和檔案信息的數據化建設，也促進了檔案信息化發展。其次，信息化在建立檔案信息的早期階段的積極意義反映著這樣一個事實，即不僅縮短了編目和重建檔案的工作時間，而且節省了人力和物力，在減少檔案管理經費方面發揮了積極作用。

1.3 檔案信息化建設的價值

在信息化的背景下，檔案管理在很大程度上依賴于檔案信息的審查和選擇，該工作流程對于實現醫院資產評估、測試、單位規劃和檔案管理等方面至關重要。

檔案信息技術的構建加速了“數字化檔案時代”的出現，檔案內容的使用不再僅限于單一形式，可以利用網絡平臺、數據庫和電子管理網站等，讓檔案擁有電子存儲形式，如CD和USB閃存驅動器等，將原有的具象檔案管理方式逐漸過渡為“虛擬電子檔案”形式。

此外，檔案管理信息化的建立在單位信息資源的共享和更新中發揮著重要作用。檔案信息管理不僅可以實現接收、傳送、儲存和發布等工作的全方位融合和使用，還可以提高檔案信息的及時性并減少跨部門之間的冗余。

2 推進檔案信息化建設中存在的主要問題

2.1 缺乏統一標準和規范

目前，許多部門忽視檔案信息資源的標準化建設，側重開發先進通信設備和購買高端計算機系統。具體表現如下：計算機軟件開發整體規劃不完善，軟件多樣性和實用性方面存在嚴重缺陷，計算機及相關設備型號不同，設備等級不均勻，硬件環境不統一，綜合檔案信息的分類和編碼準則不完整且不統一，由于缺乏技術組織、系統和網絡技術上的支持，導致缺乏統一管理、業務和技術性標準，這些問題限制了檔案信息交換的深度和范圍，嚴重影響了建設檔案信息化的速度。

2.2 檔案管理人員結構“老化”

目前檔案管理人員的結構面臨著“老化”的問題，雖然對于紙質檔案的管理理論、原理、方式和技術已經詳細了解，但卻并不了解電子文檔的形成、信息儲存、傳輸、檢索和利用先進的技術。但是較為年輕的檔案管理人員又只了解電子計算機技術和數據通信技術，卻不了解檔案管理中的基本知識、管理原則和管理方式，這在現在的檔案管理中是一個常見問題。目前，幾乎各個機構檔案部門的檔案管理員都只是常規計算機操作員，他們不僅在管理檔案方面沒有經過專業的學習，更沒有經過系統培訓，有時出現了問題也只能等待專業的技術人員來出面解決，這些問題的存在嚴重限制了整個檔案行業的創新和發展。

2.3 檔案信息化建設的基礎實施不足

即使許多檔案館購買了有關檔案管理的硬件設備，但軟件應用程序級別和使用效率并不高，大多數是單機和簡單的在線操作，它們僅限于簡單的查詢和使用，并沒有真正發揮作用。此外，他們也沒有考慮到購買的新信息化軟件是否與原始軟件兼容，以及是否會影響將來的升級等問題。

3 檔案信息化建設的重點

3.1 加強檔案工作標準規范的建設

檔案信息化的第一重要任務就是規范檔案業務，改進檔案信息系統的配置，嚴格遵守規章制度要求進行相關操作，確保各級責任能夠明確到個人。各級檔案部門應根據有關技術標準，加強電子檔案的分類和日常管理，確保檔案電子檔案的可靠性、完整性和安全性，以符合電子檔案管理規定的要求。

3.2 建立檔案信息化系統

要構建全面的存檔數據庫，需要一個功能強大且全面的檔案數據庫做支撐，滿足全文和圖像信息的建立，具備數據統計等其他功能，以滿足原始文本搜索并實現信息資源共享。將檔案信息系統集成到單位辦公區域，為用戶提供活躍，現代，大眾和個性的服務方式

3.3 提高檔案管理人員的信息服務水平

檔案管理人員首先要有“信息化”的概念。檔案管理員必須具備高水平的知識儲備和先進的計算機運用技能，不應只滿足于一般的計算機使用操作技能。面對新形勢，檔案管理員必須積極響應，逐步獲取并熟知信息技術，熟悉檔案使用規律，并提高服務的適用性，從而不斷提高服務水平，滿足時代發展需求。

4 檔案信息化建設的作用

4.1 提高檔案管理水平

檔案管理人員手動收集、分類、管理，然后讓單位使用，工作量大，效率低，需要消耗大量的時間和精力。在實施檔案信息化之后，數據可以在單個記錄中多次使用，數據共享可以在檔案管理中執行，從而提高工作效率。輸入數據后，可以方便快捷地打印相關的文件和匯總表，并打印檔案的背面、封面、目錄和測試列表等。存檔的信息需要統計信息并創建由計算機處理的報告，這可以在一定程度上提高檔案管理水平。

4.2 檔案信息檢索查詢方便

就傳統的檔案管理工作而言，檔案管理人員一般都是根據自己登記的檔案管理目錄表，查找檔案信息。這種檔案信息檢索辦法不僅增加了管理人員的工作量，并且檔案信息檢索的效率極其低下，不適合現代管理理念。但是檔案完成信息化管理，管理人員就可以進行實時查詢，從分類檢索、組合檢索以及模糊檢索中選取最有效的檢索模式，這樣檔案信息檢索查詢更加方便有效。

4.3 提高整個部門的工作效率

首先，檔案管理部門可以借助計算機技術處協助檔案管理員工作，信息化系統能夠根據檔案的信息，將檔案保管到合理的文檔中，檔案管理員可以更好地參與到檔案的收集和編輯中，改進職能部門的業務效率。其次，檔案實現信息化管理后，相關人員只需登錄賬號密碼就可以訪問檔案信息庫，這樣檔案管理就變得更加便捷；最后，單位科技人員負責檔案信息化系統的開發，能夠顯著的提高單位資源利用率，這樣讓檔案資源的管理成為單位的信息共享中心。

5 結語

綜上所述，我國檔案信息化建設還處于初級階段，仍需要在檔案管理實際應用中不斷的改善與進步。加強檔案工作標準規范的建設，進而可以建立完善的檔案信息化系統，大幅度提高檔案管理人員的服務水平，然后充分發揮出檔案信息化在檔案管理中的作用，使得檔案管理工作能夠更加有序的進行，為社會政治穩定提供條件。

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