探究高職院校學籍檔案管理的規范化路徑

摘要：學籍檔案管理是學校管理工作中不可或缺的一項，能夠使學校第一時間了解學生的個人信息，并推進人才的培養過程。其管理的規范化要從多角度出發，新時期更應以計算機網絡管理作為基礎，加強學習檔案管理。就目前高職院校學籍檔案管理現狀，筆者提出了具體的解決方案。

關鍵詞：高職院校；學籍檔案管理；規范化；路徑

學籍檔案管理模式隨著時代和技術的發展而發生一定的變化，其中紙質檔案向網絡檔案的轉變成為主要特點。這給現代檔案管理人員提出了新的挑戰，信息化檔案管理與傳統檔案管理不同，雖然其存儲變得方便，但是要注重其安全，加強對病毒等問題的防御。高職院校的學籍管理工作受重視程度正在提高，這一定程度上使得學籍檔案管理更加專業，一方面使檔案管理問題明顯地體現出來。

一、 高職院校學籍檔案管理規范性的必要性

檔案管理涉及學生日后的工作和生活，并且對學校管理具有指導作用，因此應得到學校的重視，檔案管理的規范性具有必要性。規范的人事檔案管理要具有與時俱進的特征，適應時代發展的特點，從時代局勢出發，提高學校對于學籍檔案的認知，并且要提高其管理水平。學籍檔案的管理工作還能夠體現出檔案管理的自身價值，并且可就學校建設與發展問題來維持其可持續發展。運用網絡等技術后，網絡信息檔案管理更加合理，并且使學校管理更加便捷，第一時間掌握學生的現狀，為其推薦工作和學習方式。通過學習管理，學校也更加真實地反應學生的情況，從而尊重事實，時刻從事實出發，對學生進行評價和選拔。目前，要完成這一過程中，要從硬件和軟件兩個方面入手，加強檔案管理，才能保證學校管理的順利。其具體的過程下文將具體地分析。

二、 高職院校學籍檔案管理規范性的途徑

（一） 加強文書處理工作

人事檔案管理工作的規范化可以保證高職院校實現學籍檔案管理的規范性，在搞好硬件建設的同時，還應做好文書處理這一基本的工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作之間存在不同，并且具有獨立性，但是文書的檔案來源是保持一致的。因此，學籍檔案的管理從本質上就是文書管理。二者之間緊密相關，首先必須要加強思維管理意識，樹立文書處理工作規范化與檔案工作。規范化同行管理者的思想。時刻要避免檔案管理過程中的重復管理，以節省管理實踐，保證資源的最大利用價值以及最佳的管理方式，在立卷上，應以解決問題為主，堅持立卷規定原則，即歸檔的文件要以本單位生成的文件為主的原則。

（二） 明確立卷重點

學籍檔案管理的本質是文件的管理，學生眾多，高職院校要明確管理重點，才能提高管理效率。因此這一過程中的最主要問題就是準確地掌握文件立卷歸檔的時效性，也就是要完成文件階段的任務后，才能進行接下來的工作。立卷要恰到好處。雖有未完成檢查的檔案信息均不能歸檔，了解重點方便于正確分工和提高效率，在以往的檔案管理過程中，經常出現遺漏或者重復的管理，因此要求明確立卷重點，并以此來構建檔案管理過程是必要的。在這一過程中，還必須保證檔案的完整性，注意全面的保護，進行全面的檔案管理規章制度制定，學校、學生和企業要及時溝通，完善管理流程，重視管理細節，要求函授管理點要嚴格按照規定進行操縱，函授管理是一項重要任務，具有系統性和復雜性，并且檔案管理工作枯燥，因此應適當地提高檔案管理人員的待遇，保證學習檔案管理人員的工作積極性，使立卷歸檔后所形成的檔案不僅完整，詳細且不復雜，推進我國高職院校學籍檔案的規范化管理過程。

（三） 建立并發揮信息化系統的作用

計算機技術在學籍檔案規范化的管理中起到了重要作用，學籍檔案管理要通過軟件和硬件的匹配來提高管理效率和管理安全性。信息檔案數字化管理所應讀出的信息需要檢索技術支撐，當然，現代技術更新較快，學校不可能隨時更換系統，要求其盡量選擇當下最先進的技術。因此現代網絡技術下，學籍檔案管理效率提高，但是也面臨部分問題，其中包括安全性的保證。選擇操作管理系統時應注重信息的真實性，對信息進行核實，并且載體的性質要進行檢查，保證其安全性。要具有可靠性，尤其是操作管理系統的使用更新，要嚴格監管，操作系統會因其他原因而進行更新，技術更新過程中還要注重不穩定因素的排除，尤其是安全隱患問題，信息丟失將造成高校的損失。學籍管理要通過計算機技術建立強大的管理平臺，加強平臺的管理作用和能力，提高其防御能力，畢竟目前所面臨的最重要的問題就是學習檔案丟失，人事檔案信息在進行數字化編輯過程中、剪貼、復制或者是保存的時候，要求具有較高的軟件基礎，避免使人事檔案信息被輕易復制，從而確保該系統具有系統仿真性。

三、 總結

總之，對于高職院校而言，學籍檔案管理是其發展中不可缺少的工作項目，是保證學生信息真實，教學開展的重要手段。學習檔案管理已經逐漸地清晰化和規范化，但是這一過程中存在諸多的問題需要及時解決。針對高職檔案管理現狀，從三個角度對其進行了分析。從高職院校自身發展而言，使學習檔案管理規劃，便于學生和人力資源部門查找是其主要任務，這一過程中要制定合理的管理制度，并且嚴格執行，確保學籍檔案管理積極作用的發揮。

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作者簡介：

林月麗，廣西壯族自治區南寧市，廣西金融職業技術學院。endprint