高校推行網上預約報賬的效率優化與管理創新

牛東武

【摘 要】隨著國家對科研、教育的大力投入，高校各類教育、科研經費項目出現陡增的現象，財務資金核算業務量劇烈增加，“報賬周期長、報賬困難大、報賬政策變”等問題日益突出。為根本解決效率難題，高校相繼推行了網上預約自助報賬系統，甚至利用人工智能協助財務管理網絡系統，優化高校報賬解決方案，借此提高工作效率、優化高校財務報賬體驗過程、提高報賬效率。本文從高校推行和實踐網上自助報賬衍生的各類問題及解決方案等方面進行了詳細闡述和分析，并提出優化建議和管理效率方面的創新。

【關鍵詞】高校；網上預約報賬；效率；管理創新

中圖分類號： G647.5 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）30-0269-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.30.119

Efficiency Optimization and Management Innovation of Online Booking and Reimbursement in Colleges and Universities

NIU Dong-wu

（Department of Finance， Nanjing University of Aeronautics and Astronautics， Nanjing Jiangsu 210016， China）

【Abstract】With the vigorous investment of the state in scientific research and education， various kinds of educational and scientific research funds in Colleges and universities have increased sharply， and the business volume of financial fund accounting has increased dramatically. To fundamentally solve the efficiency problem， colleges and universities have implemented online booking self-service accounting system， and even use artificial intelligence to assist the financial management network system， optimize the solution of College accounting， so as to improve work efficiency， optimize the process of financial reporting experience， improve the efficiency of accounting. This paper elaborates and analyzes various problems and solutions derived from the implementation and practice of online self-service accounting in Colleges and universities， and puts forward suggestions for optimization and management efficiency innovation.

【Key words】Efficiency management innovation of online booking reimbursement in Colleges and Universities

隨著國家深化教育綜合改革的不斷深入，國家努力確保教育經費占GDP4%目標持續穩定的發展，高校規模化發展和多校區協同管理運行，高校教學經費、科研經費等資金來源渠道的多元化，高校經費資金數目的不斷增多，報賬困難的現象日益嚴重，迫切需要探索一種方便高效的財務服務模式，來應對新的挑戰，適應學校內涵式發展、可持續發展的需要，實現管理效益和經濟效益雙贏的目標。伴隨信息化進程的不斷推進，網絡智能化時代的來臨，高校網絡信息化平臺的建設加快進行，高校財務也隨著時代的要求不斷完善和發展財務信息化平臺，以求改善各方的協作關系，提高工作效率和管理能力。

1 高校財務網上預約自助報賬系統現狀分析

財務資金每年核算量以億元為單位的增加，使得高校財務部門報賬業務量劇增，在高校財務人員短時間難以擴容擴編的情況下，“報賬周期冗長、報賬任務繁重、報賬政策多變”問題日益突出，報賬人員和財務人員的工作矛盾日益突出和尖銳。一方面是工作量與人員編制的矛盾，出現因財務事項激增，財務工作對象的多元化，新業務的不斷增加，財務人員配備不充足，導致財務工作者的工作壓力隨之增大，甚至不堪重負，造成專業人員流失；而另一方面，業務處理與服務體驗的矛盾，報賬師生需花費大量的時間和精力去處理報賬事務，各個部門主管領導對于頻繁瑣碎的審批簽字也很反感，因報銷問題引起的矛盾日益尖銳。

2 總結高校推行網上預約自助報賬的衍生的主要問題

網上自助報賬這種新穎的模式對提升高校財務報賬工作效率無疑起到了相當重要的作用，但是在實際的操作過程中也會存在一定的問題。

第一，部分報賬業務退返率較高，影響師生服務體驗。因部分業務審核時間長，報銷難度大，如出國業務報銷，涉及的管理部門與經費較多，往往出現很多問題不能一次性解決，報銷師生多次來回無法一次性處理完畢，久而久之產生抵觸情緒，這必然降低網上預約報賬的便利性，影響了用戶體驗。

第二，報賬人與財務工作者溝通不順暢、不及時，影響工作效率。在很難進行面對面溝通的情況下，只能通過電話短信聯絡，時間上很難及時反饋，準確性也無法完全保證。加之審核人員多、電話分機多，經常出現幾天甚至幾周后才反饋回財務部門，這些都造成報賬效率的低下。

第三，報賬人員因為自己要提前核算原始票據，占用大量時間來粘貼原始票據，對此多有意見。但同時又因為種種原因粘貼情況不符規定，反而增加了財務人員的工作量，也造成了報銷師生與財務工作人員的矛盾。

第四，網上自助報賬業務量劇增，加之校園網網絡設施等關聯問題，容易出現集中訪問而導致系統癱瘓無法使用得問題。客觀上也因為財務系統管理員人員少、任務重，不能及時解決系統出現的新情況、新問題，并及時反饋。

第五，部分老師不適應網上操作，又不放心授權給其它老師或研究生，更依賴傳統報賬方式，易產生抵觸心理，影響網報系統的全面推廣。

第六，網上預約報賬退單后，在票據、回執的傳遞過程中容易發生遺失風險。

3 剖析高校財務網上預約報賬問題產生的原因

盡管各個高校財務部門想盡種種辦法，但因每天財務部門所能處理的總體業務量有限，只能在排隊時間和人數總量上稍微有所限制。財務預約報銷“排隊時間長、手續繁瑣、下班時仍有師生不愿離去”導致報賬人員辦理報銷業務時和財務人員的矛盾沖突頻發，探究其根本原因：

一是部分報賬人員不熟悉財務報銷業務處理流程，容易出現業務分類錯誤；報銷總量龐大，報賬排隊的等待時間過長，甚至部分報賬人員在在經歷各部門簽批手續后，仍無法在財務部門完成報賬，因此，問題和意見集中在財務部門爆發。

二是高校財務制度在執行過程中，會不斷產生各種新的執行政策和要求，且許多財務事項均需相關部門協同進行簽批。

三是財務工作量劇增與高校財務人員緊缺的矛盾。高校財務人員，尤其報賬大廳的財務審核人員，均是長時間在高負荷、高強度、限時間緊張地處理財務業務，工作量大，工作要求高，承受的心里壓力也很大，往往無法時時刻刻對所承接的審核業務進行仔細、審慎、專業的判斷，容易出現疲勞和差錯狀況，導致業務處理失察、業務反反復復的情況。長此以往不但嚴重影響高校財務工作人員的工作熱情及工作效率，財務風險也隨之加大、財務工作的管理效率極大的削減。

4 高校財務網上預約報賬的優化和完善思路

第一，增加報賬單據的全程追蹤系統，使傳遞過程清晰透明易于查找。報賬人可以隨時查看單據的現時狀態，及時反饋無需電話咨詢也不需要到財務柜臺來，同時也避免了單據遺失的風險。

第二，繼續加大宣傳網上預約報賬知識，使預約報銷的流程趨向完善。不僅方便廣大教職工，而且能夠大大減輕財務人員的重復性工作量。具體方式有：一、報賬大廳里循環播放具體的網上自助報賬操作流程和財務報銷制度與政策。二、聯合部處、學院開展科研經費管理政策、使用原則、注意事項等。三、多校區定期開展報賬系統知識培訓，講解政策的變化和新的財務規定。

第三、著力降低“單據退返率”，減少反復處理相同的業務。可采取如下措施：（1）加強初審要求，精益求精，逐一反饋問題，減少后續接連退單；（2）將特別注意事項已模塊化的形式，逐條嵌入系統，（3）總結梳理不同財務報銷業務發生退單的原因，預先防止多發問題。（4）利用微信公眾平臺、短信平臺、校園網絡平臺等網絡手段，推送和發布相關報銷執行文件和對于的財務項目，供師生查閱。

第四，構建財務服務新體系——財務聯絡員（財務助理）服務新模式。以財務部門為核心，建立各學院各部處的財務聯系人制度，定期組織培訓一般的財務業務知識，便于迅速推廣和執業。

第五，根據預約報賬大廳情況靈活設置預約時間、預約額度。根據自身報銷業務的數量和難易程度提前預約，避免報銷師生過于集中在某一時間段。預約功能應凸顯精細化，報銷師生可直接預約到具體的時間段、報銷數量、報銷業務難易程度，以及剩余的報銷名額。

5 結語

財務制度的剛性化要求和滯后性現實與多元化財務主體之間的利益需求之間的矛盾不斷加劇，對財務管理的"不滿意"情緒直接影響到了高校對國家財務制度的執行。財務網上預約自助報賬系統，是高校財務信息化的必然道路，不僅能節約報賬時間，提高報賬效率，更能提升財務部門整體的服務水平，緩解財務部門人員編制的壓力，解決了“財務管理難”、“財務政策執行難”和“經費使用難”等問題。但與此同時，新的問題也日益凸顯，需要高校財務工作者在具體的實際應用中不斷摸索、優化和完善財務網上預約自助報賬系統，唯有這樣，才能為高校內涵式、可持續發展提供高效、便捷的財務管理服務。

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