探究企業檔案管理中的信息化建設

蔣惠鈞

摘 要：企業檔案管理信息化建設是企業檔案工作不斷發展而形成的一項任務，新形勢下，要令企業檔案管理工作的與時俱進，就要在強化基礎建設的同時，實現檔案管理信息化、服務化，并基于此而積極探索創新企業檔案管理方式，將企業檔案的價值充分地發揮出來。本文闡述了企業檔案信息化的重要性，指出其過程中所存在的不足并給出了有效的對策與建議。

關鍵詞：企業管理；檔案；信息化；建設

隨著現代科技的不斷進步，信息化已經成為社會發展的一個重要標志，大多數企業都已經認識到加快信息化建設的重要意義。企業檔案作為企業生產、經營、技術變化與科研活動的真實記錄和反映，在企業經營管理的各個方面都發揮著不可替代的作用，在當今環境之下，卻迎來了更加廣闊的發展空間和創新契機。對于企業檔案管理來說，為了適應新時代的發展要求，在具體的工作平臺、制度、管理、服務等諸多方面都需要探索出信息化建設辦法，將企業的檔案管理工作水平提升到一個新的高度。

1 企業檔案信息化的重要性

1.1 傳統檔案管理已被現代企業發展所淘汰

運用傳統檔案管理在歸檔、立卷、裝盒的過程中不僅需要巨大的人力、物力和財力，且調閱也不夠方便，影響到企業運作的效率，所以企業檔案部門往往只收集相對重要的資料。隨著信息技術在企業辦公中廣泛應用，傳統的檔案管理傳統檔案在接收、征集、整理、保管的工作方式與企業發展的不適日趨顯現。文體一體化進程及辦公自動化系統等必將加快信息化檔案取代傳統檔案。

1.2 檔案信息化管理的優勢

一是電子檔案查閱方便，能提高效率，降低成本。檔案管理信息化的主要優勢在于能實現資源共享。在檔案信息化條件下，電子資源是紙質文件及聲音資料等原始檔案資料的總和，存放于檔案管理數據庫中，結合辦公自動化系統等信息化系統，從而打破傳統的消極狀態，實現信息的網絡共享，提高企業正常運轉的能力。二是檔案信息化管理不會導致檔案信息的缺失。檔案管理部門可以化整為零，將企業和部門檔案庫劃分開，有層次地去管理檔案存儲數據庫，給每個劃分部門一定的存儲空間，由其自行負責，從而使資料不會遭到任何的丟失。

2 企業檔案工作存在的不足

2.1 從業人員個人認知缺失

部分管理者對于檔案管理信息化建設還不夠重視，即認識還不足。在現實中，很多企業認識不到管理理念的改變；也沒有考慮到使檔案管理體系信息化。在工作實踐中不能主動地應用檔案信息化管理，也沒有以一個完整的工程來考慮建設檔案管理的系統化。二是企業員工素質有待提高。尤其是各企業檔案管理人員，很多人習慣于使用已有的管理方法，對于計算機管理能力、辦公自動化、技術處理等能力還有待加強，同時還要了解公司工作流程，這給檔案的負責人增加不少困難。

2.2 信息化基礎設施不夠健全

檔案管理網絡化水平取決于基礎設施的完備情況，我國現在許多公司由于自身的信息網絡化程度不高，各種系統的啟用不代表已形成一個完整的應用系統。企業信息化建設需要投入大量資源，如果企業急于推行檔案管理信息化系統建設，可能只會適得其反，進而影響工作效率

2.3 標準規范缺失

當前我國的檔案信息制度化設置還是顯得有些遲滯。我國已經頒布的與檔案信息化相關的標準還比較少。大多官方的內容陳舊不一致，且實施工作落后。具體表現為檔案業務一體化、信息化服務工作無統一標準。對于檔案數據庫建設還沒有完整的建設準則，僅僅體現在一些參考中。根據已有的參考標準，有部分檔案部門還是實時地開發自己的數據庫結構標準（體系），這樣的標準大都存在較大的區域性特點。如果不遵循一致的具體官方衡量準則，則難以實現檔案信息的共建共享化。

3 企業檔案管理數字化建設對策與建議

為了適應經濟社會發展的需要，企業要提高檔案管理數字化水平，即采用信息化網絡和計算機等技術平臺，促進企業檔案網絡資源的整合、保存、管理與共享利用，提高服務的能力和水平，向現代企業檔案管理模式轉變。

3.1 樹立正確的檔案的數字化服務觀

一是要嚴格規范檔案事物的管理，使之制度化、民主化。實施好這些措施，使檔案是信息資源的觀念得以加強，從而為實現檔案工作嶄新局面奠定堅實的基礎，檔案工作可以得到好的落實，適應社會的發展。二是人才的培養是工作的重點。一方面是要加強相關部門的領導班子建設和加大對該方面人員的培養力度，領導有力可以有效帶領此管理人員。另一方面，打鐵還需自身硬，各級檔案部門及人員要抓好自身建設，建立專家庫，始終落實好科學發展觀這一觀念，考慮到現代檔案專業管理人才和傳統的管理者是有本質不同的，要具有創新和能力。為適應當代檔案數字化建設，應盡快重視對核心技術人才的培養，建立一支領導隊伍。

3.2 檔案信息化的基礎設施建設

一是網絡環境建設。根據不同服務對象和范圍，網絡環境建設分為支持內部服務的內網、支持政府部門服務的政務網、與互聯網連接，支持大眾服務的網絡等三個網絡。協調好檔案部門局域網與本單位辦公一體化網絡，并納入本單位辦公一體化的框架中，按照統一的技術體制和標準規范組織建設，保證與辦公自動化網平滑鏈接。二是硬件基礎設施建設。根據功能需要，必須建設大容量的信息資源數據庫、大規模并發用戶的訪問服務管理系統，配置操作系統、數據庫管理系統和其他相關系統等。基本硬件設施主要包括主機設備、瀏覽器、以及其它一些基礎設備等。

3.3 檔案信息資源與標準化建設

一是要加強檔案數字化法制建設。通過法律法規規范約束敦促檔案部門加強對本單位電子文件收集、存檔等工作的督促、引導，保證各單位產生的文件真實可靠，無損壞。二是要研究制訂并宣傳貫徹檔案信息化標準。學習電子檔案的轉接、留存以及制訂電子檔案管理得方法。根據現實需要分階段、分步驟實施。實現館藏全部檔案的信息化和綜合應用平臺的建設。

3.4 檔案信息安全保障體系建設

企業檔案信息數字化建設還有一段很長的路要走。在信息化建設沒有完成時期，仍然要注意保存好紙質檔案，保證企業信息的安全、完整。要建設好企業檔案信息安全保障體系，監督指導檔案信息歸檔工作，保證其真實可靠、不缺失；隔離檔案部門的內部局域網和外網，杜絕檔案信息傳輸的隱患。

4 結束語

綜上所述，檔案作為一種信息資源，在人類文明進步的歷史長河中，一直起著承前啟后的作用。在大力實施信息化建設的今天，加快檔案信息化建設步伐是企業檔案工作發展的方向，只有積極探索適合企業特點的企業檔案管理方法和實施策略，才能節省企業資源，提高企業檔案管理工作效率，實現企業檔案工作實現可持續發展。

參考文獻

[1]包學棟，張楠，曹嵐，谷靜.探析企業管理中的檔案信息化建設路徑[J]. 中國商貿. 2012（11）

[2]劉濤.新形勢下企業檔案管理信息化發展分析[J]. 中國管理信息化. 2015（06）endprint