探究企業(yè)檔案管理中的信息化建設(shè)

蔣惠鈞

摘 要：企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)檔案工作不斷發(fā)展而形成的一項(xiàng)任務(wù)，新形勢下，要令企業(yè)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，就要在強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、服務(wù)化，并基于此而積極探索創(chuàng)新企業(yè)檔案管理方式，將企業(yè)檔案的價(jià)值充分地發(fā)揮出來。本文闡述了企業(yè)檔案信息化的重要性，指出其過程中所存在的不足并給出了有效的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；檔案；信息化；建設(shè)

隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志，大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到加快信息化建設(shè)的重要意義。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)變化與科研活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，在企業(yè)經(jīng)營管理的各個(gè)方面都發(fā)揮著不可替代的作用，在當(dāng)今環(huán)境之下，卻迎來了更加廣闊的發(fā)展空間和創(chuàng)新契機(jī)。對(duì)于企業(yè)檔案管理來說，為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，在具體的工作平臺(tái)、制度、管理、服務(wù)等諸多方面都需要探索出信息化建設(shè)辦法，將企業(yè)的檔案管理工作水平提升到一個(gè)新的高度。

1 企業(yè)檔案信息化的重要性

1.1 傳統(tǒng)檔案管理已被現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展所淘汰

運(yùn)用傳統(tǒng)檔案管理在歸檔、立卷、裝盒的過程中不僅需要巨大的人力、物力和財(cái)力，且調(diào)閱也不夠方便，影響到企業(yè)運(yùn)作的效率，所以企業(yè)檔案部門往往只收集相對(duì)重要的資料。隨著信息技術(shù)在企業(yè)辦公中廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理傳統(tǒng)檔案在接收、征集、整理、保管的工作方式與企業(yè)發(fā)展的不適日趨顯現(xiàn)。文體一體化進(jìn)程及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等必將加快信息化檔案取代傳統(tǒng)檔案。

1.2 檔案信息化管理的優(yōu)勢

一是電子檔案查閱方便，能提高效率，降低成本。檔案管理信息化的主要優(yōu)勢在于能實(shí)現(xiàn)資源共享。在檔案信息化條件下，電子資源是紙質(zhì)文件及聲音資料等原始檔案資料的總和，存放于檔案管理數(shù)據(jù)庫中，結(jié)合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)，從而打破傳統(tǒng)的消極狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)共享，提高企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的能力。二是檔案信息化管理不會(huì)導(dǎo)致檔案信息的缺失。檔案管理部門可以化整為零，將企業(yè)和部門檔案庫劃分開，有層次地去管理檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫，給每個(gè)劃分部門一定的存儲(chǔ)空間，由其自行負(fù)責(zé)，從而使資料不會(huì)遭到任何的丟失。

2 企業(yè)檔案工作存在的不足

2.1 從業(yè)人員個(gè)人認(rèn)知缺失

部分管理者對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)還不夠重視，即認(rèn)識(shí)還不足。在現(xiàn)實(shí)中，很多企業(yè)認(rèn)識(shí)不到管理理念的改變；也沒有考慮到使檔案管理體系信息化。在工作實(shí)踐中不能主動(dòng)地應(yīng)用檔案信息化管理，也沒有以一個(gè)完整的工程來考慮建設(shè)檔案管理的系統(tǒng)化。二是企業(yè)員工素質(zhì)有待提高。尤其是各企業(yè)檔案管理人員，很多人習(xí)慣于使用已有的管理方法，對(duì)于計(jì)算機(jī)管理能力、辦公自動(dòng)化、技術(shù)處理等能力還有待加強(qiáng)，同時(shí)還要了解公司工作流程，這給檔案的負(fù)責(zé)人增加不少困難。

2.2 信息化基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化水平取決于基礎(chǔ)設(shè)施的完備情況，我國現(xiàn)在許多公司由于自身的信息網(wǎng)絡(luò)化程度不高，各種系統(tǒng)的啟用不代表已形成一個(gè)完整的應(yīng)用系統(tǒng)。企業(yè)信息化建設(shè)需要投入大量資源，如果企業(yè)急于推行檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，可能只會(huì)適得其反，進(jìn)而影響工作效率

2.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失

當(dāng)前我國的檔案信息制度化設(shè)置還是顯得有些遲滯。我國已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)還比較少。大多官方的內(nèi)容陳舊不一致，且實(shí)施工作落后。具體表現(xiàn)為檔案業(yè)務(wù)一體化、信息化服務(wù)工作無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)還沒有完整的建設(shè)準(zhǔn)則，僅僅體現(xiàn)在一些參考中。根據(jù)已有的參考標(biāo)準(zhǔn)，有部分檔案部門還是實(shí)時(shí)地開發(fā)自己的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)（體系），這樣的標(biāo)準(zhǔn)大都存在較大的區(qū)域性特點(diǎn)。如果不遵循一致的具體官方衡量準(zhǔn)則，則難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共建共享化。

3 企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)策與建議

為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，企業(yè)要提高檔案管理數(shù)字化水平，即采用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等技術(shù)平臺(tái)，促進(jìn)企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)資源的整合、保存、管理與共享利用，提高服務(wù)的能力和水平，向現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)變。

3.1 樹立正確的檔案的數(shù)字化服務(wù)觀

一是要嚴(yán)格規(guī)范檔案事物的管理，使之制度化、民主化。實(shí)施好這些措施，使檔案是信息資源的觀念得以加強(qiáng)，從而為實(shí)現(xiàn)檔案工作嶄新局面奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，檔案工作可以得到好的落實(shí)，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。二是人才的培養(yǎng)是工作的重點(diǎn)。一方面是要加強(qiáng)相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)和加大對(duì)該方面人員的培養(yǎng)力度，領(lǐng)導(dǎo)有力可以有效帶領(lǐng)此管理人員。另一方面，打鐵還需自身硬，各級(jí)檔案部門及人員要抓好自身建設(shè)，建立專家?guī)欤冀K落實(shí)好科學(xué)發(fā)展觀這一觀念，考慮到現(xiàn)代檔案專業(yè)管理人才和傳統(tǒng)的管理者是有本質(zhì)不同的，要具有創(chuàng)新和能力。為適應(yīng)當(dāng)代檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)盡快重視對(duì)核心技術(shù)人才的培養(yǎng)，建立一支領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍。

3.2 檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

一是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和范圍，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)分為支持內(nèi)部服務(wù)的內(nèi)網(wǎng)、支持政府部門服務(wù)的政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)連接，支持大眾服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)等三個(gè)網(wǎng)絡(luò)。協(xié)調(diào)好檔案部門局域網(wǎng)與本單位辦公一體化網(wǎng)絡(luò)，并納入本單位辦公一體化的框架中，按照統(tǒng)一的技術(shù)體制和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組織建設(shè)，保證與辦公自動(dòng)化網(wǎng)平滑鏈接。二是硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)功能需要，必須建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫、大規(guī)模并發(fā)用戶的訪問服務(wù)管理系統(tǒng)，配置操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等。基本硬件設(shè)施主要包括主機(jī)設(shè)備、瀏覽器、以及其它一些基礎(chǔ)設(shè)備等。

3.3 檔案信息資源與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

一是要加強(qiáng)檔案數(shù)字化法制建設(shè)。通過法律法規(guī)規(guī)范約束敦促檔案部門加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件收集、存檔等工作的督促、引導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的文件真實(shí)可靠，無損壞。二是要研究制訂并宣傳貫徹檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)習(xí)電子檔案的轉(zhuǎn)接、留存以及制訂電子檔案管理得方法。根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要分階段、分步驟實(shí)施。實(shí)現(xiàn)館藏全部檔案的信息化和綜合應(yīng)用平臺(tái)的建設(shè)。

3.4 檔案信息安全保障體系建設(shè)

企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)還有一段很長的路要走。在信息化建設(shè)沒有完成時(shí)期，仍然要注意保存好紙質(zhì)檔案，保證企業(yè)信息的安全、完整。要建設(shè)好企業(yè)檔案信息安全保障體系，監(jiān)督指導(dǎo)檔案信息歸檔工作，保證其真實(shí)可靠、不缺失；隔離檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)和外網(wǎng)，杜絕檔案信息傳輸?shù)碾[患。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案作為一種信息資源，在人類文明進(jìn)步的歷史長河中，一直起著承前啟后的作用。在大力實(shí)施信息化建設(shè)的今天，加快檔案信息化建設(shè)步伐是企業(yè)檔案工作發(fā)展的方向，只有積極探索適合企業(yè)特點(diǎn)的企業(yè)檔案管理方法和實(shí)施策略，才能節(jié)省企業(yè)資源，提高企業(yè)檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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