優(yōu)化兒童福利機構(gòu)檔案工作提質(zhì)升效

◎劉書青

兒童福利機構(gòu)是民政部門直屬事業(yè)單位，是“民政為民、民政愛民”的窗口，服務(wù)對象是備受社會關(guān)注的、特別需要關(guān)愛的孤殘兒童，把這些特殊人群養(yǎng)育好、服務(wù)好，是兒童福利機構(gòu)的職責(zé)，而作為記載養(yǎng)育服務(wù)工作的檔案也顯得尤為重要。提高兒童福利機構(gòu)檔案工作水平，促進(jìn)孤殘兒童收養(yǎng)服務(wù)工作提質(zhì)升檔。

檔案辦理專業(yè)化。鑒于兒童福利機構(gòu)客觀上一定程度存在的以養(yǎng)育業(yè)務(wù)和具體事務(wù)為重，檔案工作的辦理規(guī)范化程度不高，因此應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國家公文辦理程序，不能有絲毫放松，切實從根本上提高檔案實體質(zhì)量。此外，檔案工作者是從公文處理到歸檔利用的主辦者，對綜合知識和指導(dǎo)、協(xié)調(diào)能力的要求都很高，檔案從業(yè)者以高校檔案專業(yè)學(xué)生為理想人選。兒童福利機構(gòu)在設(shè)置檔案專業(yè)崗位、配備檔案人選時，應(yīng)優(yōu)先選拔使用高校檔案專業(yè)學(xué)生，如果暫時條件不具備，也應(yīng)把學(xué)歷高、講政治、業(yè)務(wù)熟、能力強的人員安排到專職檔案管理崗位上，不可因為檔案工作是“軟指標(biāo)”而忽視崗位人選。人選確定后，應(yīng)在教育培訓(xùn)、職稱評聘等方面有所保障，使檔案崗位受重視、檔案人才受尊重、檔案工作過得硬。

檔案收集系統(tǒng)化。兒童福利機構(gòu)形成的檔案，應(yīng)保持其固有的內(nèi)在聯(lián)系，能夠反映出工作全貌。第一，平時收集與年終收集相結(jié)合。根據(jù)公文承辦和形成的具體情況，把已印制成文的紙質(zhì)文件、底稿隨時收集起來，年終再根據(jù)具體情況，把其他體現(xiàn)當(dāng)年度工作的材料全部收齊。第二，重點收集與一般收集相結(jié)合。檔案材料的保存和利用價值是不同的，收集時應(yīng)抓住絕密和機密材料、涉外類資料、批示材料等重點材料，其他能反映機構(gòu)發(fā)展的材料也應(yīng)保證齊全完整，使整個檔案系統(tǒng)有機統(tǒng)一。第三，專職文書收集與兼職文書收集相結(jié)合。以機構(gòu)辦公室文秘人員為主，各科室再確定一名兼職文書人員，形成文書工作網(wǎng)絡(luò)。

歸檔范圍差異化。對于兒童福利機構(gòu)來說，除了按規(guī)定做好行政檔案、會計檔案、工程檔案等的立卷歸檔工作外，還應(yīng)重點做好孤殘兒童養(yǎng)育方面文件材料的立卷歸檔工作，因為這是不同身世孤殘兒童在福利機構(gòu)生活學(xué)習(xí)成長的縮影。比如，棄嬰、棄兒入院時隨身攜帶的衣物；嬰幼兒起居、飲食、衛(wèi)生、游戲、活動、生活能力訓(xùn)練、早期教育等的護(hù)理資料；對患兒開展康復(fù)訓(xùn)練工作的記載資料；兒童餐飲、食譜等方面的記載資料；心理咨詢師所做的兒童心理檔案和日常輔導(dǎo)記錄；組織兒童參觀愛國主義教育基地、農(nóng)田勞動、夏令營等活動記錄，等等。這些檔案資料大多是兒童在院期間的記載，是珍貴的歷史資料，將在以后的查閱利用和向社會展示中發(fā)揮重要的、不可替代的作用，這是兒童福利機構(gòu)與其他機構(gòu)檔案工作的不同之處，尤其應(yīng)當(dāng)做好。

檔案保管精細(xì)化。檔案庫房是存放檔案的場所，是保存、保護(hù)檔案的基本條件。首先，應(yīng)注意兒童福利機構(gòu)的檔案庫房的選址問題，一般建在辦公樓內(nèi)，不宜選在頂層和底層，以防高溫、潮濕、滲水；不宜選在衛(wèi)生間或廚房旁邊，以防有害氣體對檔案的影響或水火患；不宜選在西側(cè)和南側(cè)，以防高溫和陽光直射。其次，注意加固門窗，安設(shè)密封去濕等設(shè)備，安裝監(jiān)控設(shè)施，實施全方位、無死角監(jiān)視，以達(dá)到防盜、防水、防火、防蟲、放光、防塵、防有害氣體的要求。第三，建立健全庫房管理制度和檔案人員責(zé)任制，指定專人負(fù)責(zé)管理，確定四項主要任務(wù)：一是妥善保管檔案，不因各種不利因素而使檔案損壞，對已經(jīng)破損的檔案要及時搶救；二是保證檔案絕對安全，不因工作疏忽而使檔案遺失或被竊、泄密；三是檔案保管要相對集中，不因檔案分散或歸檔不及時而造成檔案損壞、丟失等情況；四是檔案保管工作要做到有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查，方便查閱利用。