優化兒童福利機構檔案工作提質升效

◎劉書青

兒童福利機構是民政部門直屬事業單位，是“民政為民、民政愛民”的窗口，服務對象是備受社會關注的、特別需要關愛的孤殘兒童，把這些特殊人群養育好、服務好，是兒童福利機構的職責，而作為記載養育服務工作的檔案也顯得尤為重要。提高兒童福利機構檔案工作水平，促進孤殘兒童收養服務工作提質升檔。

檔案辦理專業化。鑒于兒童福利機構客觀上一定程度存在的以養育業務和具體事務為重，檔案工作的辦理規范化程度不高，因此應認真執行國家公文辦理程序，不能有絲毫放松，切實從根本上提高檔案實體質量。此外，檔案工作者是從公文處理到歸檔利用的主辦者，對綜合知識和指導、協調能力的要求都很高，檔案從業者以高校檔案專業學生為理想人選。兒童福利機構在設置檔案專業崗位、配備檔案人選時，應優先選拔使用高校檔案專業學生，如果暫時條件不具備，也應把學歷高、講政治、業務熟、能力強的人員安排到專職檔案管理崗位上，不可因為檔案工作是“軟指標”而忽視崗位人選。人選確定后，應在教育培訓、職稱評聘等方面有所保障，使檔案崗位受重視、檔案人才受尊重、檔案工作過得硬。

檔案收集系統化。兒童福利機構形成的檔案，應保持其固有的內在聯系，能夠反映出工作全貌。第一，平時收集與年終收集相結合。根據公文承辦和形成的具體情況，把已印制成文的紙質文件、底稿隨時收集起來，年終再根據具體情況，把其他體現當年度工作的材料全部收齊。第二，重點收集與一般收集相結合。檔案材料的保存和利用價值是不同的，收集時應抓住絕密和機密材料、涉外類資料、批示材料等重點材料，其他能反映機構發展的材料也應保證齊全完整，使整個檔案系統有機統一。第三，專職文書收集與兼職文書收集相結合。以機構辦公室文秘人員為主，各科室再確定一名兼職文書人員，形成文書工作網絡。

歸檔范圍差異化。對于兒童福利機構來說，除了按規定做好行政檔案、會計檔案、工程檔案等的立卷歸檔工作外，還應重點做好孤殘兒童養育方面文件材料的立卷歸檔工作，因為這是不同身世孤殘兒童在福利機構生活學習成長的縮影。比如，棄嬰、棄兒入院時隨身攜帶的衣物；嬰幼兒起居、飲食、衛生、游戲、活動、生活能力訓練、早期教育等的護理資料；對患兒開展康復訓練工作的記載資料；兒童餐飲、食譜等方面的記載資料；心理咨詢師所做的兒童心理檔案和日常輔導記錄；組織兒童參觀愛國主義教育基地、農田勞動、夏令營等活動記錄，等等。這些檔案資料大多是兒童在院期間的記載，是珍貴的歷史資料，將在以后的查閱利用和向社會展示中發揮重要的、不可替代的作用，這是兒童福利機構與其他機構檔案工作的不同之處，尤其應當做好。

檔案保管精細化。檔案庫房是存放檔案的場所，是保存、保護檔案的基本條件。首先，應注意兒童福利機構的檔案庫房的選址問題，一般建在辦公樓內，不宜選在頂層和底層，以防高溫、潮濕、滲水；不宜選在衛生間或廚房旁邊，以防有害氣體對檔案的影響或水火患；不宜選在西側和南側，以防高溫和陽光直射。其次，注意加固門窗，安設密封去濕等設備，安裝監控設施，實施全方位、無死角監視，以達到防盜、防水、防火、防蟲、放光、防塵、防有害氣體的要求。第三，建立健全庫房管理制度和檔案人員責任制，指定專人負責管理，確定四項主要任務：一是妥善保管檔案，不因各種不利因素而使檔案損壞，對已經破損的檔案要及時搶救；二是保證檔案絕對安全，不因工作疏忽而使檔案遺失或被竊、泄密；三是檔案保管要相對集中，不因檔案分散或歸檔不及時而造成檔案損壞、丟失等情況；四是檔案保管工作要做到有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查，方便查閱利用。