信息化環境下美術館檔案管理創新方案分析

李莉

（榮縣美術館（榮縣柳倩詩書收藏館），四川 榮縣 643100）

1 引言

與以往檔案管理工作相比，信息化環境下美術館檔案管理工作更具創新性。計算機網絡及多媒體技術的應用，使美術館檔案管理更加規范，不僅提高了檔案整理效率，檔案資料的分類也更加清晰。檔案管理人員要不斷探索新型檔案管理方法和思路，將美術館中的珍貴資料完整保存下來，為后續研究工作奠定良好基礎，降低檔案資料查詢檢索難度。

2 榮縣美術館（榮縣柳倩詩書收藏館）介紹

“品讀詩書之鄉，吟詠如來福地”。多年來，榮縣美術館一直致力于與柳倩有關的書畫作品收藏。榮縣美術館即柳倩詩書收藏館，位于榮縣首義廣場東側，原榮縣文化館內。館內一共收藏詩書畫作品128件，系柳倩本人創作及收藏的作品。其中，以歌頌祖國大好河山和社會主義制度優越性題材居多，對弘揚民族文化產生了深遠影響。該館除了收集保存柳倩詩書畫作品之外，還會組織開展美術書法創作、研究、展覽活動及學術交流等，涉及到的檔案資料種類繁多，內容多樣[1]。

3 美術館檔案管理工作現狀

在美術館檔案管理工作中，由于檔案資源信息化管理水平低、信息保全方法單一、檢索效率低等，導致美術館檔案管理過程存在諸多問題和漏洞，甚至會出現美術館檔案資料流失、放置不合理等情況，使檔案資源管理工作難度增加，日常檔案管理工作質量及效率難以保證。

3.1 檔案資源信息化管理水平低

當前，信息化建設已經在美術館檔案管理工作中得到了普及。然而，由于檔案資料收集緩慢，信息化建設很難做到與信息收集同步，導致資源信息質量普遍偏低。據統計，我國美術館檔案信息化管理占比不足60%，榮縣美術館因屬于基層文化組織，在信息建設方面存在明顯的滯后性，館藏數據無法滿足檔案資料信息化建設要求，甚至仍有一部分檔案資源沒有實現信息化管理及建設，這在一定程度上阻礙了美術館現代化建設和發展[2]。

3.2 檔案信息保全方法單一

計算機網絡及信息技術的應用，使美術館檔案管理工作更趨便利，但也存在諸多風險。互聯網環境相對比較開放，稍有不慎，便會出現美術館信息泄露情況，造成檔案信息丟失等，嚴重影響美術館檔案管理工作，為基層美術館帶來嚴重的經濟損失，檔案資料信息安全也難以保障。例如，在榮縣柳倩詩書收藏館采用信息化檔案管理方法，審查公開資源時不嚴格，或者沒有及時清除計算機網頁瀏覽信息，產生風險，使信息資料丟失。

3.3 檔案信息檢索效率低

信息化環境下，人們在檔案資源及信息獲取方面更加主動，往往依據自己的喜好，進行針對性地信息檢索。信息技術使美術館信息檢索及檔案管理工作更加簡單。與手工檢索相比，信息檢索難度小，準確率高。然而，美術館中仍有一部分資料和檔案信息化程度低，信息檢索過程中，經常重現重疊情況，而且檢索效率相對比較低，不利于美術館檔案管理工作的有序開展[3]。

4 信息化環境下美術館檔案管理創新方法

信息技術的發展使美術館檔案管理工作更加完善、多元、便捷，減少了檔案資料丟失、錯漏等情況，使美術館檔案管理工作質量和效率兼備。檔案管理人員要結合柳倩詩書收藏館實際情況及具體檔案管理工作要求，制定完善的檔案管理機制，使檔案信息管理工作流程更加科學、有序，營造良好的美術館檔案管理工作氛圍。

4.1 發揮信息化優勢，完善檔案管理機制

將信息化管理方法應用到美術館檔案管理工作中，效果非常好，為數字化美術檔案館建設奠定了良好的基礎。檔案資源的信息化發展是該項工作的前提和保障。該背景下，需要建立一套完整的制度，為美術館檔案資源信息化管理工作服務，使美術館中各類檔案資料更加齊全、真實、有效。借助制度規范對美術館日常工作加以約束，并不斷豐富和完善美術館中的檔案資源。例如，在柳倩詩書收藏館中應用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等，將紙質書畫作品、柳倩本人的采訪資料等聲像文件和電子檔案分門別類儲存到檔案信息庫中。無論檔案目錄，還是全文信息，都要實現數字化[4]。

4.2 結合檔案內容，構建信息化工作流程

檔案資源信息化建設需要以科學的業務流程為前提。該背景下，充分發揮計算機網絡和信息技術優勢，對美術館檔案資料進行精細化管理，優化地區檔案信息服務工作。依據檔案資源信息化建設要求，對柳倩詩書收藏館中的檔案資料加以管理。具體實施方法如下：充分發揮美術館檔案服務中心優勢，對數字檔案收集平臺加以構建，用來對柳倩詩書收藏館中的相關檔案資料進行收集和整理；完成檔案資源收集工作之后，經鑒定合格，對其進行音頻、圖像、視頻、文字等類別劃分；在實體檔案館中存儲數字化及非數字化檔案；對數字檔案進行類別、權限劃分，繼而依托統一管理平臺對其進行管理；建立網絡與信息資源安全管理系統，對美術館檔案和資源進行保全和維護；采用科學的方法，對已收集檔案信息和資料等進行類別劃分，增加檢索及使用過程中的便利度。組織、存儲檔案信息，并實現共享和創新，在該基礎上構建完整的檔案知識服務體系，滿足用戶的知識需求。

4.3 加強檔案信息化硬件設施建設

硬件設施為美術館檔案信息化建設工作提供了基礎和保障。該過程中，涉及到計算機、交換機、服務器、操作系統、安全系統和數據庫管理系統等，囊括了檔案信息化整個網絡體系和硬件平臺。硬件系統的優勢在于使檔案信息化水平得到明顯提高，軟件則使美術館檔案管理更加信息化、網絡化和智能化，很大程度上確保了信息安全及美術館檔案信息的完整性。在柳倩詩書收藏館檔案管理工作中，構建樞紐系統，使其具備檔案資源采集、管理、開發等方面的優勢，結合美術館工作需要及公眾需求，對檔案信息綜合管理系統加以構建，使美術館檔案管理工作具備現代化特點，優化其服務功能[5]。例如，在公共信息服務平臺建立檔案網站，通過主頁形式，為公眾提供檔案服務，并開展檔案宣傳工作。依托該網站為公眾提供檔案服務和交流，并對檔案工作信息、檔案資源信息、檔案利用服務情況等進行發布。

5 結語

綜上所述，美術館檔案管理工作專業性強，難度大，需要兼顧和考量的相關內容及問題比較多。檔案資料管理人員要結合柳倩詩書收藏館檔案資源情況及管理工作要求，明確日常檔案管理工作中存在的問題和漏洞，充分發揮網絡信息化優勢，使美術館檔案資料管理機制不斷完善，并在該基礎上構建完善的信息化檔案管理工作流程，提高檔案信息化硬件設施建設質量，真正實現美術館檔案資源管理工作創新及信息化水平提升。