談高校教學秘書在基層教學管理中的角色定位及素質要求

曾利華

（廣州南洋理工職業學院，廣州 514000）

1 引言

教學秘書是高校管理的重要組成部分，在教學管理中起著關鍵性的作用。教學秘書是高校基層管理人員，要想提高管理的成果需要做好教學管理中的角色定位，并且要提高綜合管理素質，只有這樣才可以進一步地突顯教學秘書的管理價值。

2 高校教學秘書在基層教學管理中的角色定位

我國大部分高校的管理模式都執行的是分級管理模式，是由學校總體負責管理，院級責任管理的方式，教學秘書是院級管理的重要組成部分，也是各項管理制度的實際執行者和落實者，在教學管理中發揮著至關重要的作用。教學秘書只有做好自身角色定位，牢記自己在教學管理中的使命，通過不斷的學習提高自身綜合素質，才能在基層教學管理中履行好崗位職責，這樣才可以提高教學管理的質量和效率，進而使高校各項管理工作能夠有序推進[1]。

2.1 執行各項教學管理任務

教學秘書是院系管理隊伍中的一份子，高校的各項教學任務和管理目標的貫徹和落實都依賴于院系教學管理去完成，教學秘書是院系管理中基層管理人員，在執行和落實各項教學管理任務中具有重要作用。教學秘書在基層教學管理中的職責主要有2個方面，一方面是協助領導做好教學管理工作，另外一方面就是要處理和教學活動有關的行政事務，也就是通常所說的教務工作，包括教學任務落實、學校調課計劃和通知、補考通知和教學檢查通知等，同時還要及時地向教師和學生通知考試安排[2]。教學秘書服務的對象較簡單，大多只涉及院系的教師和學生，但工作內容卻十分繁雜，需要協助領導做好教學計劃、教學質量、教學協調和教學監督等方面的管理工作，還要負責檔案的管理和考試管理等工作，這就要求教學秘書必須涉獵到各個方面的知識，也就是說需要良好的知識結構，同時還要具備較強的協調能力和處理各項事務的能力，只有這樣才能高效地完成基層教學管理工作[3]。

2.2 協調好各方關系

教學秘書在基層教學管理中起到了紐帶的作用，這是由其特殊的工作性質所決定的。學校教務處不管是和教師還是學生都很少有直接接觸，教學秘書要和教務處接觸，輔助教務處做好行政管理工作，還要及時了解上級領導和教學管理部分的各項規章制度，然后將其原原本本地傳達給院系全體人員，除了肩負上傳下達的職責以外，教學秘書還要做好各個部門和師生的協調工作，將院系的教學管理情況以及實際運作中出現的問題及時反饋給教務部門，包括教師和學生對教務活動的意見和建議，這樣就能幫助院系做出更為科學的決策[4]。

2.3 樹立服務意識

高校教學秘書的工作內容決定了其具有管理和服務2種性質，教學秘書在實際開展教學管理的過程中，要認真履行為教學工作服務的角色，這也是教學秘書從事教學管理的核心思想。教學秘書要學習和研究高校制定的教學目標和任務，全身心地投入教學管理工作中去，要時刻樹立著服務于教學，服務于教師和學生的意識[5]。教學秘書要協助好領導開展各項教學工作，做好各項工作的統籌和安排工作。教學秘書需要隨時掌握高校在執行已制定教學計劃時的情況，發現教學過程中存在的問題和不足，將一些好的教學方法在院系內推廣和宣傳，還要做好教學資源的優化配置工作[6]。教學秘書要深入教師和學生中間去，要聽取各方聲音和意見，最后要將教學管理和教務工作存在的問題反饋給上級領導部門，以便管理層根據基層意見作出教學計劃和管理任務，并進行有針對性地調整。教學秘書管理的事務比較多，需要處理好各個方面的關系，要有良好的知識結構和溝通能力作為支撐，才能提高基層教學管理的效率，教學秘書的價值也就能最大化地發揮出來。

3 高校教學秘書在基層教學管理中的素質要求

3.1 思想道德方面

教學秘書是高校基層管理人員，不管是對教師還是對學生都有一定的示范帶頭作用，教學秘書要以身作則，在平時的教學管理過程中，要嚴格要求自己，只有這樣才能起到榜樣的作用。另外，教學秘書要提高職業道德素質和思想道德素質，要以從事教學管理工作而感到自豪，要積極主動地投入到教學管理中去，根據教學管理的實際需求不斷調整管理方法，只有這樣才能達到預期的管理效果，進而保證教學工作的順利開展[7]。

3.2 專業技能方面

信息技術在教學管理中具有很多的優勢，其在高校教學管理系統中的廣泛應用不但提高了管理效率，還提高了管理的質量，使高校教學管理朝著高效化方向發展。教學秘書作為高校基層管理的實際執行者，需要加強自身的計算機應用能力，確保能夠熟練應用計算機處理教務工作。另外，現在上到學校、院系，下到教師和學生獲取信息都是計算機上，教學秘書要利用計算機發布各種信息，以便于更加快速地將領導層的各項規章制度傳達給院系教師和學生。

3.3 專業素質方面

教學秘書要想提高教學管理效率，需要具備專業化的知識，這樣在教學管理的過程中才能胸有成竹，進而科學合理地部署各項工作，協調好各方的關系。教學秘書要全方位地掌握教學管理工作，明確教學管理規律和工作中需要注意的事項，了解各種問題的處理方法，并且能夠應對突發狀況，這樣才能保證教學管理工作的有序開展。也就是說，教學秘書只有掌握了專業知識，在從事教學管理工作過程中才會得心應手，不但能夠提高工作的效率，還能更好地為教師和學生服務。部分教學秘書沒有接受過系統化的教學管理學習，自身的知識儲備無法達到要求，這就要求教學秘書通過不斷地學習來提升自身的專業素質，要充分了解所在院系教學管理工作的特點，然后創新教學管理方法，全身心地融入教學管理工作中去，樹立主人翁的意識和自覺性。

3.4 組織協調方面

教學秘書除了需要做好教學管理工作，同時還要和各個職能部門、教師和學生打交道，這就需要教學秘書具有良好的溝通能力，并且要有極強的應變能力，進而協調好各個群體之間的關系。

3.5 創新能力方面

任何崗位的工作人員都需要有創新意識和創新能力，教學秘書也不例外。隨著教育教學改革的深入推行，教學管理工作也出現了一些新的變化，如果教學秘書仍按照原來的方法開展教學管理工作，將不能達到預期的管理效果。因此，教學秘書工作要與時俱進，根據教學管理的實際需要不斷地完善和優化管理方法，只有這樣才能打破束縛，開拓創新。

4 結語

高校教學秘書在基層教學管理中發揮著重要作用，在實際工作中需要找準定位，不斷提升自身的綜合素質，從而提高工作效率，保證各教學工作的高效運行，更好地為教學管理工作服務。