測繪檔案信息化建設中存在的問題及解決方案

劉麗芳

摘 要：隨著信息化的快速發展，檔案信息化建設已成為促進檔案事業發展的必然選擇。信息技術在測繪檔案管理中的應用，促進了檔案管理的規范化，提高了檔案服務企業發展的工作水平，為企業的穩健發展提供了更好的信息服務保障。

關鍵詞：測繪；檔案管理；發展趨勢

1 前言

檔案作為人類社會活動的產物，以其記錄信息的原始性、真實性，成為信息大家族的重要成員。我們所處的信息爆炸時代更刺激了社會對檔案信息的強烈利用需求。隨著網絡信息技術的發展，必然要求建立與之相適應的檔案信息開發利用方式，為社會各項事業服務。

2 測繪檔案信息化建設存在的問題

2.1 信息化的檔案管理意識欠缺

信息化的檔案管理指的是通過數字形式來處理檔案信息，同時在網絡協助下對其進行集中化管理。受傳統管理模式與思維慣性影響，相當一部分檔案部門，在信息資源建設與檔案服務上，還是沿襲著傳統的條塊分割、重藏輕用的模式。僅僅關注本部門的檔案信息管理，忽視全社會的信息資源整合。只強調檔案信息網絡設施的投入，卻拿不出特有信息資源參與共享。如果建設測繪信息檔案的目的只在于將傳統檔案保管形式轉變為數字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的檔案建設就沒有實質意義了。

2.2 檔案信息資源觀念落后，網絡技術保守

據報道，美國國會圖書館將館藏“大事材料”轉換成便于下載保存的圖像、文本形式，以滿足社會的多樣化利用需求。反觀我國，網絡檔案服務仍以介紹館藏、查詢目錄為主。雖然國家對檔案信息建設十分重視，但對信息共建共享還缺乏統籌規劃、法律制度保障。不同地區、行業間的檔案信息建設各自為戰，重復建設浪費嚴重，整合起來也是困難重重。

2.3 開發標準體系建設失衡

標準化是信息資源共享機制的命門所在。必須對檔案信息資源的標識、存貯、查詢、交換、使用、管理等各方面做出統一標準。標準化是信息化建設的前提與基礎。缺乏統一標準的系統與軟件將嚴重影響檔案信息資源建設的健康發展。

2.4 網絡安全存在隱患

硬件設備、病毒軟件、黑客入侵是檔案信息化建設的主要安全威脅。硬件設備與操作系統的安全性是信息化建設的基礎，軟件服務水平是信息化建設的表現形式，以防火墻技術、各種加密技術為代表的信息安全技術是信息化建設的保障。不排除安全隱患，檔案信息安全就無法保障，網絡共享信息資源只能是個夢想。

3 加強測繪檔案信息化管理的基本途徑

3.1 加快完善檔案管理機制

首先，為了能夠提高檔案管理的科學化水平，要進一步健全完善檔案管理的管理機制，而完善的管理機制的建設離不開責任機制對其所起到的約束及監督作用，要構建合適有效的檔案管理責任機制，要能夠將檔案管理的代表性特征及管理需求兩者相互結合起來。在進行實際的檔案管理工作時，檔案館內部工作人員首先要明確自己的工作崗位，掌握自己的工作職責。同時相關部門要下派指定人員對各個不同崗位的員工進行監督管理，建立多方位的檔案管理體系。另外，加強檔案管理過程中法律法規的建設，利用法律法規對檔案管理工作起到一定的監督指導的作用，不但能夠使得檔案管理機制呈現出一種全面性、立體性等突出優勢，并且確保檔案管理工作的正常運行。

3.2 培養適應檔案信息化發展需要的管理技術人才隊伍

強化檔案管理人員素質培養，建設適應檔案信息化發展需要的管理技術人才隊伍。檔案管理現代化建設對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要有檔案專業管理知識和技能，還要具備一定的計算機和電子文件管理知識和技能。這就要求我們要重視檔案管理人才隊伍建設，采取多種措施積極引進人才；要積極創造條件開展綜合素質培訓、崗位練兵、繼續教育。要開展愛崗敬業和職業紀律教育，培養技術業務過硬、政治思想過硬的檔案管理人員隊伍，促進檔案管理信息化建設。

3.3 加強檔案收集和檔案資源整合，為推進檔案信息化

建設奠定基礎要提高企業的檔案信息化管理水平，首先就要加強檔案的收集與整理。檔案管理部門要與各基層部門聯系，催收重要檔案，及時進行歸檔。檔案管理人員要提高主動意識，自覺對重要文件進行收集；要加強檔案的綜合管理，分門別類地收集和整理各部門的工作資料；要對紙質檔案信息進行綜合和歸納，全面實現檔案管理的系統化標準化；要建立檔案管理工作的獎懲制度，提高檔案管理工作人員的工作積極性，為推進測繪事業的檔案管理信息化建設打下堅實基礎。

3.4 加強檔案管理的現代化建設

在如何提高檔案管理工作的探究過程中，還有一種能夠有效提高檔案管理工作科學化的重要手段，即加快實現檔案管理的現代化水平。而現代化的實現手段需要進一步加強檔案管理的現代化建設，通過加大對檔案管理中所用到的各種設備的資金投入，逐步進行更新換代，將現階段最為先進的計算機技術以及數據庫等應用到檔案管理過程中，這樣不僅能夠有效實現檔案管理的現代化建設，同時還能在一定程度上提高檔案管理的工作效率。與此同時，建立一整套合理有效的計算機檔案管理系統，在實現檔案管理自動化管理的同時，還能夠降低傳統檔案管理所消耗的時間，提高管理效率。

4 結束語

測繪檔案實現信息化管理意義重大，所以我國的測繪部門應該重視測繪檔案的管理工作，不斷創新測繪檔案信息技術，建立完整的檔案管理系統，進一步提升我國測繪檔案的管理水平，促進我國測繪建設平穩發展。

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