新形勢下如何做好文書檔案管理工作

申新彪

摘 要：隨著我國經濟的不斷發展，建筑工程也得到了快速的發展，由此人們愈來愈重視建筑工程文書檔案管理工作。科學的文書檔案管理工作不僅能夠引導工程建設決策人員做出正確的決策，而且能夠促進工程建設單位的進步，提升工程建設的效率。因此，本文論述了在新形勢下做好文書檔案管理工作中出現的問題，以及改進措施。

關鍵詞：文書；檔案管理

文書檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。所以，要充分認識到文書檔案管理工作的重要性。特別是當今在國有企業深化改革中，管好用好文書檔案對國有資產保值增值起著重要的作用。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文件材料轉化而成，文件是法定機關、團體、企業事業單位和個人在各種活動中，為互相聯系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。

1 新時代文書檔案管理工作存在的問題

1.1 制度有待完善

目前文書檔案管理在制度方面還有待進一步創新與完善。尤其是我國的部分國企與事業單位，在經營管理方面制度創新力度較大，但在文書檔案管理方面就缺乏一定的重視度，文書檔案管理工作大多是幾十年一貫制，帶有濃重的機關檔案管理特色，甚至一直沿用傳統的管理制度與方法，這種現象嚴重影響了檔案管理的科學化、制度化、規范化進程。

1.2 文書工作與檔案工作銜接存在脫節

在現實工作中，文書工作與檔案工作具有較強的聯系，但又具有各自的特點，在分工上各有不同之處。因此在現實工作中，這兩者之間需要相互配合，這樣就可以形成一個分體式的管理體系，這種管理制度具有有效性和科學性，但也正是由于這種體制的存在，在一定程度上導致文書工作與檔案工作之間的距離不斷拉大。再加上在實際工作中，文書人員檔案意識較為淡薄，而檔案人員對文書工作也不甚了解，導致文書工作和檔案工作之間不能良好地銜接，存在脫節的情況，兩者的銜接主體上存在較多不規范的情況。

1.3 單位領導缺乏對文書檔案管理改革的重視

有些高層管理員沒有深入理解文書檔案管理工作，缺乏正確的認識。甚至一些領導干部人為所謂文書檔案管理就是簡單的將信息進行收集和存儲，并沒有清晰的管理方法，導致改革效率普遍較低，且沒有達到理想的效果。部分單位管理人員只是簡單的口述一些管理要求，更細致的指導規劃沒有預案，總之就是在工作中沒有給與足夠的重視。

1.4 檔案管理技術落后

目前，文書檔案管理機制并不是特別合理，過于強調檔案的“嚴格管理”，忽視了檔案管理工作的文化服務功能，未能充分開發和利用檔案資源，沒有實現檔案資源的社會價值。另外，當前檔案管理技術較為落后，傾向于人工管理模式，信息化管理水平較低，給檔案調閱、更新工作帶來了一定的難度，不能滿足文書檔案信息化管理的標準要求。

2 加強文書檔案管理工作的措施

2.1 實現文書檔案的規范化管理

文書檔案公文種類、形式和處理程序是否規范對最終檔案管理具有重要的影響，特別是在電子信息化快速發展的及今天，文書檔案規范化管理的重要性突出。建筑工程很多文件歸檔工作都需要在文件形成之前做好，為此，要求有關人員在文書工作處理程序上要做好和檔案管理的銜接，比如對于文件的鑒定、分類和歸檔編號工作，需要在文書文件形成之前完成登記，實現文書和檔案的統一化協調管理。另外，有關人員要進一步規范文書檔案管理工作的程序和方法。首先，全方位地進行案卷普查，及時剔除一些無用的文件，有效避免計算機應用時的低效率和重復問題。其次，實現對案卷的重新整合。將一些過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷，從而實現對有關聯案卷的重新整合，提升對案卷的有效利用。最后，實現對題名的規范，提升檢索工作的查全率。文書檔案檢索的準確需要精準的題名作為保證，因此，需要有關人員保證題名工作的查全、查準。

2.2 培養管理人員的學習能力

新時期下，對參與管理檔案的工作人員提出了更高的要求，那么對文書檔案人員進行定期培訓顯得十分重要，建國初期對檔案管理人員的要求僅限于識字、懂分配、工作踏實負責等，如今隨著社會的發展進步，需要不斷的提高管理人員的工作和分析能力，培養其養成高尚的職業素養，文書檔案員是管理檔案的中堅力量，本質上要求檔案人員熟悉工作內容，不斷進行深層次學習，對現代化技術，特別是計算機網絡技術有一定的了解，以便在日后的工作中進行應用。

2.3 加強部門協作，相互配合

做好文書檔案管理工作文書檔案中的許多有利用價值的檔案文件材料往往來源于各立檔部門。因此，處理好與各立檔部門的關系，不斷完善檔案的結構，提高歸檔質量，是檔案部門的一項重要工作。檔案管理人員必須做到“三勤”，即嘴勤、腳勤、腦勤。嘴勤，即經常主動了解各部門開展的業務工作及內容；腳勤，即經常到各部門走訪，注意多收集檔案工作信息；腦勤，即要根據本企業的實際情況，思考檔案與企業業務工作的關系，本著為企業科研生產服務的原則，探討全面提高檔案管理工作的方法。同時要加強與各部門的協調和溝通，保證檔案收集渠道的暢通，還要著重收集能夠體現企業的歷史演變、重組變革、重大事項的檔案文件材料，為企業將來拓展業務領域提供科學根據，切實發揮檔案部門在企業發展中的參謀助手作用。

2.4 提高文書檔案管理工作的信息化水平

新時期建筑工程檔案文書管理工作發展的重要基礎和保障是現代化的管理技能。計算機技術的應用，能夠將檔案文書的形成、運行、積累、轉換等工作環節和自動化辦公進行銜接，從而實現文件起草、修改、刪減、檢索等工作的系統化發展。信息化、現代化的管理方式是現代工程建設文書檔案管理的必然要求，也是未來文書檔案管理工作人員需要努力的方向。此外，文書檔案的信息化管理能夠提升文書檔案管理的高效性和安全性。為了保證文書檔案的安全管理，有關人員需要建立相關管理機制和制度保護措施，從而在享受信息化便利的同時有效避免因為計算機事故帶來的文書檔案信息丟失問題。

3 總結

文書檔案管理工作是一項專業性、實踐性、嚴謹性很高的工作，對有關人員的工作能力提出了更高的要求。所以，做好新形勢背景下的文書檔案管理工作，檔案管理機構需要建立完整的文書檔案管理機制，培養管理人員的學習能力，強部門協作，相互配合，同時要提高文書檔案管理工作的信息化水平，這樣才能使文書檔案管理工作更上一個臺階。

參考文獻

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