淺談信息時代高校檔案資源管理機制的構建

孫江麗

摘 要：本文探究了大數據背景下高校檔案資源管理機制的構建的重要意義，剖析了在高校檔案資源機制打造中產生的問題，并有針對性的提出了對策建議。

關鍵詞：信息時代；高校檔案資源；管理機制

在經濟騰飛、科技發展的時代背景下，大數據技術儼然成為當下最為重要的信息科技之一，這就為高校檔案管理提供了較好的數據平臺。隨著互聯網科學技術對整個社會的影響，信息膨脹逐漸明顯，信息的類別也逐步拓展。在大數據發展前提下，高校檔案管理應該進一步強化對檔案的數據化管理，將檔案信息的歸口管理實現數據化操作，運用大規模的數據為師生和公眾服務是高校亟待解決的重要課題。互聯網化和信息化已經成為校園檔案管理的重要手段，高校怎樣應用大數據科技構建多元化、共享化、數據化的檔案管理系統至關重要。

1 信息時代高校檔案資源管理機制構建的重要意義

在信息科技背景下，高校教育改革、轉型升級、合并重組、建設校園企業等繁復的歷史中形成了許多檔案需要歸口管理，需要精準的、高校的檔案管理系統。如何使用多元化、多維度的形式構建高校檔案管理的聯動機制，促使校園資訊不單單為本學校的師生服務，也可以為社會公眾帶來便利。如何打造校園檔案管理信息機制，使得校園信息實現向社會公眾共享的局面，就要求高校運用新興的大數據科技打造檔案管理體系，打造健全的檔案管理信息系統，完成檔案的共享與聯動具有重要的理論和實踐意義。

2 高校檔案資源體系構建問題研究

（一）數據資源不足

在大數據快速發展的市場氛圍下，不同學校還在使用傳統的實體為主要的檔案資源，數字資源利用率不高，傳統實體資源和數字資源所占百分比未能實現平衡，使得高校檔案管理不健全。在大數據因運而生的社會環境下，高校檔案資源管理應該結合大數據科學技術，構建多樣化的數據管理系統。所以，高校檔案資源管理面臨前所未有的挑戰，不但應該實現對紙質檔案的整理和歸檔，還需要在健全的數字檔案資訊，另外對互聯網技術上的非結構化檔案進行梳理歸口。

（二）數據資源未能實現共享

很多高校檔案管理是獨立的、自成一體，尚未形成統一的、聯動的、配合的數據管理模式，不容易形成數據的共享，產生信息孤島。減少了互聯網資源的使用頻率，大大影響了檔案資源的分享和利用效率，也不能滿足師生的實際訴求。要先個改變以上情況，提升網絡資源管理和共享程度，促使高校建立聯動機制，加深學校之間的溝通，包校園檔案管理系統打造成為相互聯系的、統一的信息共享系統，減少信息孤島產生的可能，提升數據分享效果，為社會公眾帶來好處。

3 運用大數據優化高校檔案資源體系建設措施

（一）打造檔案網絡互動服務新平臺

構建大數據服務平臺，運用互聯網的方式使得檔案為社會公眾提供效益，促使社會公眾能夠跨越時空障礙，第一時間獲取所需檔案資料。高校檔案管理組織可以利用互聯網和大數據平臺，有效傳輸校園數據資源，使得師生和社會公眾更有效率的運用數據。進而促使檔案資源的所有客戶需要都能夠得到滿足，進而將高校檔案的客戶數量得到進一步的拓展，提升高校檔案的社會普及率和使用率。為能推動檔案互聯網能夠有效聯動，使得檔案管理平臺可以有效集合互聯網、客戶和管理者的使用和管理需求，產生大數據互聯網平臺。檔案用戶運用自身申請的賬戶登錄網站，依據網絡引導向檔案管理工作和提出個人需求，工作人員在通過網絡驗證后，依據客戶的需要、級別和檔案信息的秘密程度向用戶提供服務，對符合條件的客戶對其供應客戶需要的資訊，輔助器連接到檔案資源管理的有關數據信息系統中，為其供應制度文檔，相反，應該第一時間通知用戶有關授權。當用戶申請運用的信息資源有關資訊在本校的檔案數據庫中不能獲取時，可以利用高效聯動數據信息系統，從其他學校的檔案數據庫中獲取資源，另外，客戶也可以向大數據檔案信息管理員提供信息，實現信息管理的優化，迎合公眾訴求。

（二） 強化資源開發

在大數據背景下，伴隨客戶的增多，對檔案管理的標準已經不限制在檔案素材范圍內，而是隨著客戶需要的變化而變化。比如，高校排名研究、學生就業研究、高校影響力研究、高校社會服務能力研究等不同的用戶群對高校檔案資源的需求，無論是需求內容還是需求形式和資源的整合度等方面都迥然不同。因此，高校檔案管理服務人員應從識別各種可能的需求出發，根據服務對象的需求差異，有針對性地整理、加工和開發檔案資源，在去偽存真、去粗取精的基礎上，將檔案資料整合成深層次、高質量的信息產品。同時，積極借助信息技術優勢，強化互動式服務理念，改進和加強檔案編研工作，有條件地讓目標客戶參與檔案編研，對于克服檔案工作人員視角的局限性，深入汲取檔案信息精華，更好地滿足用戶需求具有重要意義。

（三）擴大數據總量

1.強化實體資源的建設

高校在檔案信息系統建立時，應逐漸加強互聯網、信息科技的利用，使得實體檔案資源數字化、共享化，利用數據的積累達到優化圖書館數據的目的，逐漸加強實體資源的打造，高校檔案資源管理者應該破除陳舊觀念的約束，拓展檔案資源的范疇，強化對有有重要意義的檔案信息的歸口管理，需要逐步對檔案資源分類別展開，進行綜合梳理和整理。

2.強化數字資源的建設

數字信息和實體信息起到了并駕齊驅的作用，對著大數據時期的進一步拓展，數字資源將逐漸演變為高校檔案資源管理的核心。高校要強化檔案資源的聯動化、一體化的打造。這就要求相關單位應該從以下層面做好工作：其一，強化針對歷史檔案展開數字化管理，針對數字檔案資源信息進行梳理，運用大數據平臺展開數據的歸口管理，構建不同方式的數字檔案，包含文檔的線上查閱、專業數據資源等信息獲取方式。

（四）積極開放數據

大數據是信息分享時期，高校檔案信息歸檔體系面向社會的多樣化、豐富的發展趨勢，依據師生每一個特殊的訴求，運用計算機網絡，拓展查詢職能，強化高校檔案管理進程。在大數據蓬勃發展的社會背景下，高校檔案管理應該具備向社會公開的特性，不但應該使用戶方面快捷的運用檔案信息，還應該使得數據在高校之間具備聯動性。

（五）整合數據資源

1.統一數字化資源的標準

高校數據資源整合的一大難點是針對于信息孤島的，打造系統的、完善的體制，提升電子檔案信息管理機制，是檔案管理的關鍵。完善的、健全的檔案管理系統可以避免無目標的研發、以及信息孤島的產生，可以保證數據資源的科學使用，包含了元數據形式、數據交互、檔案歸口管理、數據交換方式、音頻和食品檔案的有效保存等。

2. 對結構化和非結構化檔案數據的歸口管理

高校檔案管理有關資源展開數據歸口管理應首先認清數據的形式，認識結構化、非機構化數據的整合，利用大數據和互聯網+等有關科技為數據檔案展開全新的檔案管理方式。

3. 注重校園與校園檔案管理的聯動

大數據技術背景下，對各個高校的檔案擁有者構建聯動體制。高校要想做好檔案管理，不可以將校園檔案信息局限在本校園內，需要打造學校和學校之間的信息互動，強化不同緯度的資源分享，進一步強化校園檔案管理體制的建設，形成檔案館、圖書館等文獻收藏組織的聯動機制，強化技術、人才的有效配合，排除單獨的、碎片化的數據信息的影響，盡可能的達到信息共享的目的，大數據的職能可以實現有效擴散。

參考文獻

1.陳露 學術期刊 《中國管理信息化》 2014年11期 《從管理角度談高校檔案信息資源建設》

2.李健 學術期刊 《辦公室業務》 2014年3期 《“檔案強國”戰略下高校檔案資源建設研究》

3. 王倩 學術期刊 《城建檔案》 2013年6期 《基于信息化管理的高校檔案建設探討》endprint