對提升辦公室文書檔案管理工作的思索

安丹

摘 要：辦公室文書檔案是企事業單位工作發展歷程的記載，客觀反映了規范管理、問題的處理過程及科學決策的實施與成果。辦公室文書檔案的收集與歸檔是一項具有較強技術性與服務性的工作，在單位的規范化管理中發揮著重要作用，在檔案管理工作中占重要地位。本文分析了辦公室文書檔案管理特點，指出其中的問題，并提出提升辦公室檔案文書管理工作的具體對策。

關鍵詞：辦公室；檔案文書；管理特點；問題；對策

一般情況下，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時，還需要對每一個工作細節進行嚴格控制，進一步強化辦公室人員的文書檔案管理素質，完善文書檔案和其他相關工作銜接的合理性。

1 辦公室文書檔案管理的特點

（一）一體化

文書檔案管理工作主要是在文件運轉、收集、承辦的基礎上進行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質量與文書檔案質量息息相關，另一方面，文書檔案是文書工作的終點。

（二）廣泛性

一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內容較為豐富，主要涉及了本單位或者上級制定的協議、文件、責任書、合同、信件記錄、電子檔案以及其他材料等。

（三）保密性

通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護檔案的安全性。比如一些醫院文書檔案由于其自身專業性較強，給相關的檔案應用者帶來了一定的局限，要想尊重醫患關系，需要設定一定的保密要求。

（四）重要性

因為文書檔案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務，這就需要最大化的發揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實實地體現在實際的工作中。

2 文書檔案管理現狀中的問題

（一）認知的不足

文書、檔案這兩項工作起著相互補充、相輔相成的作用，現如今大部分企業仍然將文書、檔案進行分塊管理。在一定程度上分塊管理制度本身具有一定的科學性，但是由于相關的文書管理工作者在具體工作過程中相關檔案意識還較為單薄，難以切實認清自身職責，致使在對工作內容的理解上還不到位，不會積極主動花費精力去進行指導，最終會給檔案工作、文書工作造成一定的分歧，極易導致管轄區中文書檔案管理工作出現滯后，難以達到真正的和諧統一。

（二）相關制度的不完善

一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫房或者檔案室中，相關的辦公室工作者會因為主觀或者客觀上的原因未能切實把文書檔案及時歸檔，通?？陀^的個人原因主要是存放檔案受區域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發生問題，各個部門也會相互進行推諉，嚴重制約著管理工作的順利進行。另一方面，由于對文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導致職責分工不夠明確、管理意識不高，從而使得管理成果難以滿足相關的管理標準。

（三）管理工作者專業性不足

在文書檔案管理工作中，因為文書檔案的管理工作者在文化程度、專業知識上還存在著一定的差異性 。一部分工作者在新知識的儲備上明顯不足，基本工作素養還需要有待加強。而正是由于專業知識的不足致使具體工作中相關歸檔文件材料的質量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責任心還差強人意，未能對相關檔案文件切實地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實性，制約著文書檔案管理工作發展的可持續性。

3 提升辦公室文書檔案管理工作的對策

（一）構建文書檔案管理骨干網絡

要想大力強化實際檔案工作的管理效率，還需要進一步培養具有高度專業素養的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實的庫藏基本功給予支撐，有效記錄、整理文書立卷工作。相關的立卷工作者需要及時對已經完成的單篇文書，納入至預計案卷的范圍中，在收發文登記的基礎上，定期把文件材料展開一一核對，在完成核對之后，實現立卷歸檔相關文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環節、文書處理的結束工作環節有機地結合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅實的基礎。在初始的檔案管理過程中，相關文書檔案工作者的職責未能明確的給予劃分，工作者的業務素養存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經到位的情況下，相關領導要切實針對沒有專人負責的單位，相應的設立相關的文書檔案管理工作者，嚴格依據實際的工作要求以及業務指導展開工作。

與此同時，在文書檔案工作者相關溝通手段上也要保證與時俱進，傳統的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進行溝通，浪費了大量的人力、物力。而隨著現代科技的不斷發展，現代化的通訊技術也是層出不窮，比如 QQ 、微信等，其在一定程度上實現了資源有效共享的目的，強化了溝通的力度 。此外，定期舉行業務指導也是一項必不可少的工作，在一定范圍內每年進行文書檔案業務知識的培訓，對最新的檔案制度、規章以及法律法規進行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動上均能與時俱進。

（二）保證所制定范圍的實效性

在制定文書立卷的范圍時，需要充分考慮和本部門的工作活動的銜接性，保證其具有一定的參考價值。一般情況下不同的文件資料價值也會不同，鑒于此，這就需要在綜合考慮其價值性的基礎上，對保管的期限進行合理明確的劃分。使其能夠科學、有效地對部門主要活動資料進行反映。此外，在經濟建設以及相關研究工作中需要長期查考資料的有效支撐，其資料的價值較大，這就需要較長的保管周期，在此層面上可以知道短期查考的資料的價值相對不高，在保存期限上需要進行縮短。文書立卷本身的因素就是對文件材料價值的區分，同時也被作為文書立卷工作的關鍵要求之一。

（三）遵循規律，實現科學化管理

在實際文書檔案的整理工作中，對一些已經被確立的材料生成規律進行嚴格遵循是一項必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達到科學管理的目標?，F如今隨著單位用人越來越精簡，檔案工作者需要面對的管理工作也越來越精簡。因此，可以將更充足的精力融入至實際的檔案管理中，進一步進行檔案的現代化管理，建設高效的信息平臺。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進行。

綜上所述，針對辦公室檔案文書管理工作，本文分析了辦公室文書檔案管理特點、文書檔案管理現狀中出現的問題以及提升辦公室檔案文書管理工作的具體對策，目的是為了有效地實現與保證辦公室檔案文書管理工作的高效性。

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