淺談檔案館如何做好檔案利用過程中的保密工作

摘 要：檔案是人類文明在歷史發展中的重要產物，是人類的寶貴財富，人們通過對檔案進行利用，挖掘其潛在價值，獲得了無數的知識信息，檔案的利用為人類未來的社會發展做出了巨大貢獻。檔案利用工作是一項服務社會、造福人民的重要事業，然而在浩如煙海的各類檔案中，有相當一部分是涉密檔案，既要做到保密，又要能在保密的同時發揮其利用價值顯得十分困難。所以，在對檔案的利用過程中，正確處理好檔案的保密和利用工作至關重要。

關鍵詞：檔案利用；安全性；保密工作

近年來，檔案工作越來越受到國家的重視，已經從冷門行業逐漸成為現代化建設不可或缺的力量。通過對檔案的開發與利用，使得檔案能充分發揮其寶貴價值，更好的服務社會。為了做好檔案利用工作，正確處理檔案的保密與利用關系的問題，應加強利用過程中的安全和保密工作，使檔案能夠更好的服務社會，本文從三個大點探討了如何做好檔案的利用和保密工作。

1 做好檔案利用工作的內容

檔案利用工作的內容包括兩個方面：一是對檔案進行接收、整理、收錄、管理工作和庫房的日常管理工作；二是幫助檔案利用者在專門的檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求，這是檔案潛在利用價值得以實現的直接手段，體現了檔案管理自身的重要價值。檔案利用工作最基礎的就是做好檔案入庫出庫等相關管理工作，并根據社會需求收集整理有價值的檔案館藏，滿足更多大眾。在服務檔案利用用戶的過程中，須熟悉本館館藏檔案的相關信息和內容，了解每份檔案的性質和分類，及時的分析和發現各類檔案信息的特點，把握好社會對檔案信息利用需求的發展規律，為檔案用戶提供及時準確的咨詢服務和所需的檔案及檔案信息加工材料。

2 做好檔案的保密工作

（一）正確處理好檔案保密與利用的關系

自覺保守國家機密是檔案管理工作人員的職責，也是每個公民應盡的義務。在日常管理工作中，檔案管理人員除了對檔案的保密管理要做到盡職盡責外，還需對檔案進行充分利用，努力實現其潛在價值，如何正確的處理好檔案的保密和利用工作將是檔案工作的一項重要課題。目前，大多數檔案館存在重保輕用、利用不足的普遍現象，導致大量有價值的檔案得不到充分挖掘和體現，造成了檔案資源的浪費。很多檔案管理領導不能及時全面的了解到檔案工作的情況，合理利用檔案資源，檔案得不到有效利用，管理領導的管理價值也不能得到充分發揮。要正確處理檔案的保密和利用工作的關系，進一步轉變傳統觀念，保用相協調，不偏頗一方；建立健全檔案利用范疇制度，嚴格全面的規定好各類檔案的利用范圍，利用時間，利用地點等，在合法的范圍內，將檔案利用率提高，實現其利用價值。

（二）做好檔案的密級劃分和開放審查工作

一是做好密級劃分。根據《保密法》規定，保密檔案分為“絕密”“機密”“秘密”三級。檔案的開放范圍是根據該檔案的密級來決定的，檔案的價值能不能被挖掘，最大限度地提供利用檔案，取決于檔案密級的界定。同時檔案密級的確定，檔案工作人員能對不同的密級配置不同的管理措施，方便提供利用。檔案的密級可能隨時跟隨時間形式而改變，一些可以完成解密的文件須立刻處理，所以檔案保密工作的時效性要求檔案工作人員做到與時俱進。做好檔案密級的劃分要嚴格按照《保密法》的規定來進行，對于達到解密的文件須經由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。二是做好開放審查工作。檔案開放審查工作是檔案工作的重要環節，科學合理地劃分、判定檔案的開放程度，控制使用范圍能更好的利用檔案。首先是初審工作，根據國家標準規定，逐件審查開放期限內的檔案，對它的開放程度與控制使用范圍進行初步判定。然后是中審，由政策水平和業務能力較高的同志，對第一輪初審中未能判定開放與控制使用范圍的檔案進行重點審查，以確定其范圍。最后是終審，由相關領導根據初審和中審的情況進行最后的綜合分析、審查，做出最終決定。

（三）做好檔案庫房保密工作

科學的庫房管理，是維護檔案安全，做好保密工作的基礎。要嚴格按照國家規定的庫房管理制度，完善各項設備設施，檔案管理工作人員須做好每日的庫房檢查工作和庫房的溫濕度等設備設施的檢查記錄；對于庫房里的消防措施，每天檢查填寫消防檢查記錄，確保消防設施的可用性。庫房內，做好進出庫房記錄，除工作人員外，無關人員一律禁止進入（特殊原因須經相關領導批準）。

3 做好檔案利用工作

（一）建立健全檔案的接收制度

檔案利用首先要做好基礎的接收工作，只有把基礎打牢，才能在下一步工作中得到提升。一是要進一步提升開放檔案的質量。采取科學系統的分類和整理方法，讓檔案案卷達到排列合理、類目清晰、分類科學，方便檔案利用者檢索查閱；二是要優化檢索工具。優化適時調整檢索工具，以骨干型（目錄檢索）檢索為主，基礎型（標題檢索）檢索為輔，敘述型（文字檢索）檢索工具穿插運用，提升檢索工具途徑的多元化；三是對重要珍貴檔案的修復和拷貝留底。采取拍照、拓印、抄錄等多種方式將珍貴檔案進行副本復制，對于損壞的物質檔案進行技術修復，副本的存檔既能方便查閱，又有利于原件的保存。

（二）嚴格遵守檔案利用制度

對借閱的檔案進行登記記錄，所有檔案利用者的查借閱都須出示單位介紹信和身份證證明，檔案借出經領導批準后按時返回，違者追究責任。鑒于目前的檔案資料數字化改革，非必要的情況下，都以查閱電子檔案為主，不輕易調出原件，以確保對檔案原件的更好管理保存。嚴格管理電子檔案的拷貝復制，如有需要，須經雙方單位主要領導同意，簽訂保密責任書后通過保密U盤或光盤在保密電腦上進行轉換拷貝，禁止在有互聯網的電腦上打開瀏覽，以確保文件的保密性。

（三）加強從業人員素質建設

檔案管理人員是檔案利用制度的直接執行者，對檔案的安全與否負有直接責任，須做到高素質嚴要求。高素質具體體現在以下三點：一是職業道德素質。對檔案職業性質的正確認識，以及高度的政治責任心和對檔案事業的熱心，始終保持全心全意為人民服務的精神追求；二是文化素質。具備分析解決問題的能力，面對檔案利用工作中出現的問題，能利用自身文化素質總結經驗并得出問題對策，及時解決；三是專業素質。從事檔案的工作人員必須具備專業的檔案知識和相關檔案法律法規，以便更好的開展工作。嚴要求體現在：一是嚴格貫徹執行檔案利用制度。對于檔案利用制度規定的規章制度必須嚴格執行，及時學習落實國家和上級部門下發的各項規定和要求；二是嚴于律己。檔案工作者要時刻自檢自查，嚴格遵守規章制度和職業操守，做好份內的工作。三是嚴格監督管理。檔案利用監督工作是做好檔案利用保密工作的一項重要措施，可以有效地避免在檔案利用過程中發生的問題，做到及時糾正。

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作者簡介

吳可可，女，館員，云南省普洱市寧洱縣文物管理所，發表文章2篇。endprint