加強文書檔案現代化管理的策略分析

王超

摘 要：在檔案資源中，文書檔案作為其中重要組成部分，其主要來自于行政管理事務活動中，由文書轉化而來，是對機關單位管理發展的全程記錄。隨著文書檔案數量的增加，如何運用現代化技術來對文書檔案管理成為當前文書檔案管理工作中的一個重要課題。因此在當前文書檔案管理工作中，需要采用適宜的策略來推進文書檔案現代化管理的進程，全面提高文書檔案管理的水平。

關鍵詞：文書檔案；現代化管理；優勢；策略

在當前信息化社會，機關單位在快速發展過程中形成大量的文書檔案，部分單位由于沒有采用先進的技術手段，這就對文書檔案管理工作帶來了較大的影響。近年來文檔一體化管理程序在文書檔案管理工作中進行廣泛應用，再加之電子政務的發展和進步，檔案與文書實現了有效的融合，這為新時期文書檔案現代化管理的實現提供了更多的支持。另外，當前在現代化管理背景下，不同部門之間的聯系得以加強，這為文書檔案管理現代化的發展奠定了良好的基礎。因此要加快推進文書檔案現代化管理的步伐，全面提高文書檔案管理工作的效率，確保文書檔案能夠與時代發展需求更好的適應。

1 文書檔案現代化管理的優勢

在當前文書檔案管理工作中，通過加快推動現代化管理的步伐，不僅可以進一步規范文書檔案管理流程，創新文書檔案管理方式，而且能夠全面提高文書檔案管理工作的效率。文書檔案實現現代化管理后，檔案資料的整理和旭檔工作利用計算機技術即可完成，檔案管理人員對文件信息資料的收集、存放和分類等工作更具便捷性，整體工作量大幅度降低，這使檔案管理人員有了更多的時間和精力進行檔案編研等工作，有利于更好的提高檔案服務水平。通過現代化管理方式來對文書檔案進行管理過程中，由于運用計算機技術和網絡技術，因此能夠隨時對檔案資源進行檢索，不僅不受時間和空間限制，而且文件查閱速度大幅度提高，檔案利用工作效率得以提高，實現了資源的節約。文書資料多在日常公文處理過程中產生，在傳遞過程中容易發生丟失的情況。實現現代化管理后，通過網絡即能夠實現對文書資料的傳遞和流轉，可以有效的提高文書資料的傳遞速度，保證文件的安全性。而且檔案管理系統還能夠針對檔案信息的密級來設置具體的操作權限，以此來保證文書檔案信息的安全。另外，電子文書檔案相較于紙質檔案，可以有效的提高檔案信息的利用率。

2 加快文書檔案現代化管理的策略分析

（一）健全文書檔案現代化管理制度

文書檔案現代化管理的實現，需要以制度作為重要保障，因此需要制定完善的文書檔案現代化管理制度，在制度制定出過程中，需要結合各個部門檔案管理制度、檔案管理手段等方面的差異問題進行綜合考慮，并與現代社會發展規律有效結合，全面提升制度的靈活性、合理性和實用性。在實際工作中，針對于傳統的管理方法要及時進行調整，并引進現代化管理模式，重新調整文書檔案管理結構，健全文書檔案管理體系，以此來為文書檔案現代化重審工作的開展提供更多的支持，并重視實際工作中優秀管理方法和技巧的綜合運用，以此來全面提高文書檔案管理工作的質量。

（二）采用現代化技術

在當前文書檔案現代化管理工作中，需要加大資金的投入力度，通過構建完善的網絡體系，并配備齊全的軟硬件設施，以此來推進文書檔案信息化建設進程，全面提升文書檔案管理工作的效率，促進文書檔案的共享。特別是當前辦公自動化系統的普及，在辦公過程中，通過OA流轉即能夠收文和發文，因此檔案管理人員要加快觀念的轉變，充分的利用現代化手段和技術來提高文書檔案的管理水平。可以充分的運用現代化管理軟件，依托于計算機技術來完成文書檔案整理、存儲和查閱工作。同時通過創建OA軟件與現代化管理軟件之間的接口，可以實現辦公系統與檔案管理系統之間的無縫對接，這樣電子文件數據直接就能夠進入到檔案管理系統中，自動完成歸檔工作。而且電子文檔與紙質文檔之間保持了良好的一致性。另外，還可以通過設置登錄權限、信息查詢權限、密鑰技術和系統保護密碼等來保證文書檔案網絡的安全。還可以應用ASA和GFW等技術來深層次對文書檔案信息管理系統運行中的各類數據信息進行分析過濾，以此來保護檔案信息的安全。

（三）提高文書檔案檢索效率

在文書檔案檢索方面，首先通過對當前的文書檔案進行全面的普查，根據各行業發展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進行移除，以減少文書檔案管理工作中內容的重復性；而對文書檔案進行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現標準化與科學化的前提。其次，通過對文書檔案進行組合，對于一些內容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯系明確，以促進文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴格按照相關標準來規范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準確性與效率。因為實施文書檔案的規范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準確性，才能使檔案發揮其具體的效用。

（四）切實落實檔案管理團隊的建設工作

為了促進文書檔案現代化管理水平的提升，需要為檔案管理部門輸送更多素質優秀、專業水平較高的人才。首先，為了對檔案管理人員業務水平、綜合素質等進行提升，需要對其進行適宜的教育培訓，將現代化的先進管理方法、信息技術、專業技能等傳授給檔案管理人員，為文書檔案的現代化管理工作開展奠定基礎。其次，通過招聘機制的完善及調整可以吸收更多優秀的檔案管理人才。招聘過程中需要對人才的管理能力、計算機技術操作水平、管理意識等多方面進行考核與衡量，吸收更多技術全面、專業水平較高的復合型文書檔案管理人才，并且需要對其職業道德素養、責任意識等方面進行考核，為今后文書檔案管理工作的開展、同事之間的團結協作等奠定堅實基礎。最后，對獎懲機制方面進行健全。對文書檔案現代化管理工作中表現突出的人員予以適當的獎勵，對未能認真履行職責的人員予以一定懲罰，進而提高文書檔案管理工作人員積極性，為現代化管理工作開展提供更多支持。

3 結束語

加強文書檔案現代化管理工作，可以加快推進文書檔案由傳統管理模式向現代管理模式的轉變，加快文檔一體化進程的實現，這不僅有利于提高文書檔案管理的效率和質量，而且對促進文書檔案管理的規范化和標準化的實現具有極為重要的意義。由于當前文書檔案管理工作中現代化手段還無法全面的滿足實際工作需要，也無法全面取代傳統的文書檔案管理模式，因此在相當長的一段時間還需要保持兩者共存的情況，通過兩者的互補，更好的發揮出文書檔案的重要作用。

參考文獻

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