新形勢下中醫院文書檔案管理工作的探討

摘 要：文書檔案在中醫醫院日常工作管理起著重要作用。本文對中醫院文書檔案管理的主要特征進行了闡述，對當前中醫院文書檔案管理中存在的問題進行了分析，并從增強文書檔案規范化管理意識，健全文書檔案管理制度等方面提出了相應的對策措施。

關鍵詞：中醫院；文書檔案管理；問題；對策

文書檔案作為中醫醫院日常管理工作的重要組成部分，見證了中醫院建設發展的整個歷程，是中醫院發展變化的精神文化傳承載體，對中醫院的運營發展具有特殊的意義。隨著我國醫療衛生事業改革的不斷深入，越來越多的中醫院將工作的重心放在經濟效益和創收盈利上，一定程度上忽視了中醫院的文書檔案管理工作。文書檔案管理作為中醫院管理工作的重要內容，提高文書檔案規范化建設水平已成為亟待解決的重要問題。

1 中醫院文書檔案管理的主要特點

中醫院文書檔案涉及的領域非常廣泛，綜合性強，能夠將醫院的各項工作全面反映出來，因此它具有與其他醫院檔案不一樣的特點：

1、文書檔案管理的綜合性

中醫院文書檔案的管理工作一般是由醫院辦公室內的相關機構負責完成，不同中醫院的文書檔案管理機構名稱不同，有的稱為檔案綜合管理辦公室，有的稱為醫院檔案庫房（管理中心）。從文書類型看，涵蓋了醫院的人財物、科研設備、黨務等日常工作的方方面面的材料信息資源，內容龐雜，數量眾多。從文書檔案材料的來源看，既包括上級部門和中醫院內部印發的各種文件政策、發展規劃、工作計劃總結，也包括與本單位有業務關系的其他部門的來往文件資料等。

2、文書檔案管理的專業性

中醫院作為我國醫療衛生事業的重要組成部分，具有自身的特色，加之中醫院在日常經營管理中形成的大量的文書檔案資料，這些檔案資料涉及到的一些重要的科學研究或是醫院管理等方面的內容具有很強的專業性。因此，在對醫院文書檔案管理工作中也需要具備一定的專業知識。

3、文書檔案管理的保密性

加強中醫院文書檔案管理工作的主要目的是為醫院的可持續健康發展提供有效的數據信息資源，這些檔案資料不僅專業性較強，而且還具備較強的保密性。醫院文書檔案資料原則上僅局限于本單位內部人員使用。

4、文書檔案管理的階段性

中醫院作為我國的醫療衛生事業單位，醫院內部包含的行政部門較多，與業務科室相比，其對檔案文件資料的整理保存具有明顯的不同。為保證由醫院行政科室牽頭的某一時段內開展的各種活動資料的完整性與系統性，需要醫院對文書檔案管理整理按照一定的周期進行。因此，這就使醫院文書檔案管理工作呈現出階段性特點。

2 當前中醫院文書檔案管理中存在的主要問題

1、重視程度不夠，管理意識缺乏

文書檔案雖然較為完整、全面地記錄了中醫院在業務、活動和實踐行為等各方面的情況，是醫院發展變遷的歷史見證。但從目前中醫院文書檔案的管理實踐看，很多醫院將工作重心放在醫療服務上，忽視了對文書檔案的管理工作，醫院領導對文書檔案管理缺乏足夠的重視。由于對文書檔案管理工作的重視程度不足，對文書檔案的重要性認識不到位，檔案管理中難免出現收集范圍不明確，收集工作不及時，整理裝訂錄入編號不規范等問題，進而影響到文書檔案建設管理的質量與效率。

2、管理規章和制度執行不到位

中醫院文書檔案管理工作是一項系統、復雜、綜合性的工程，這就需要工作開展中必須以健全的規章制度和常態化的工作機制為保障，推進文書檔案管理工作的規范化進程。調查中發現，當前制約中醫院文書檔案管理工作的重要因素是相關規章制度執行落實不到位。雖然很多中醫院內部檔案管理制度較為完善，但這些制度內容或者流于形式，缺乏一定的針對性和可操作性，或者由于缺少具體明確的責任部門和人員去推進，去抓落實，沒有很好地發揮這些制度規章在促進文書檔案規范化管理中的應有作用，而失去了自身的價值和意義。

3、專業人才缺乏，管理隊伍整體素質有待提高

中醫醫院文書檔案工作的特殊性、系統性和重要性，一方面需要醫院領導層高度重視文書檔案管理工作，加大對該項工作的支持力度。另一方面，還需要一支高素質的專業化人才隊伍去管理、執行和落實。但從目前中醫院情況看，高素質專業人才的匱乏已成為文書檔案規范化管理的重要制約因素。目前，很多中醫院文書檔案管理人員是由醫院內部的相關人員兼任，不僅缺乏應有的專業知識，而且工作態度、管理理念、創新意識等方面明顯不足，導致文書檔案管理工作問題較多，混亂無序，管理起來困難重重。

3 提高中醫院文書檔案管理工作水平的對策建議

1、增強規范化管理意識，推進規范化管理進程

做好中醫院文書檔案管理工作，要求醫院領導層要從思想上轉變管理理念，深刻認識到做好醫院文書檔案管理工作的重要性和長遠意義，加大扶持和宣傳力度，引導教育醫院全體干部職工從思想、行為上重視起來、行動起來，強化文書檔案規范化管理意識，加快推進醫院文書檔案規范化管理進程，將規范化管理落實到文書檔案管理的每一個環節和細節，確保檔案管理的每道程序都朝著規范化的方向發展，查漏補缺，確保萬無一失。

2、建立健全文書檔案管理制度，形成常態化管理推進機制

建立健全各項管理制度，形成文書檔案規范化管理的常態化機制是做好中醫院文書檔案工作的根本保障和必要手段。要結合中醫院實際，進一步建立制定科學合理的規章制度和具體措施，明確醫院文書檔案管理范圍和文書資料保管期限，做到有章可循，有據可依。同時，對中醫院日常工作中產生的各類檔案資料，要從收集、整理、分類歸檔、查閱銷毀等各個環節，建立形成一臺科學合理的規章制度體系。在文書檔案管理工作中還要建立常態化的工作機制，要成立專門的組織機構，配備專門人員，全面負中醫院文書檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理規章制度，堅決避免檔案資料亂扔亂放、遺漏、丟失、毀損等現象的發生。

3、培養專業化人才，提高管理隊伍整體素質

人才對做好中醫院文書檔案管理工作發揮著至關重要的作用。一是通過招聘等方式積極引進具有檔案管理知識的專業化人才，不斷優化醫院檔案管理人員結構。二是醫院要加大對做好文書檔案管理的人力、物力、財力投入，為打造一支綜合素質高、業務能力強、富有凝聚力和戰斗力的文書檔案規范化管理隊伍提供強有力的物質保障。三是要定期組織檔案管理人員進行學習培訓，通過業務培訓，不斷提高相關工作人員的業務素質能力，豐富專業知識，全面掌握檔案管理工作的資料整理、分類、歸檔、查閱、到期銷毀等各個操作流程，同時不斷提高他們的責任意識，確保醫院文書檔案管理工作的順利開展。

4、加快文書檔案管理信息化、電子化進程

隨著信息化時代的到來和現代信息技術的快速發展，中醫院檔案工作的電子化、信息化進程已成為必然趨勢。要充分發揮現代信息技術手段，借助計算機、網絡建立中醫院文書檔案網上管理系統。此外，還要利用現代化信息技術，將中醫院檔案管理中涉及到的黨務、醫務、財務、科研、設備等各項工作資料全部納入信息化管理范圍，降低勞動成本，提高文書檔案管理工作效率與準確性。

4 結語

中醫院文書檔案管理工作是一項綜合性、系統性、復雜性的工作，做好文書檔案管理對醫院的可持續發展具有重要意義。這就要求檔案管理人員要進一步增強責任意識和大局意識，不斷提高專業本領，養成認真細致的工作態度，嚴格把好檔案管理每一個環節，每一項程序，健全完善各項管理制度，建立常態化工作機制，確保醫院文書檔案管理工作向著專業化、科學化、規范化的方向發展。

參考文獻

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作者簡介

陳亭君（1971-），女，漢族，山東棲霞人，山東省棲霞市中醫醫院人事科，館員，大專學歷，研究方向：檔案管理。endprint