淺議中學檔案管理的新思維

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(山東省煙臺第二中學辦公室)

檔案管理是歸類知識、整合知識的過程，倘若沒有檔案整理、檔案歸類、檔案收集，人們便無法在需要的時候，從大量的檔案中快速找出自己需要的那一部分資料。且加強對中學檔案的管理，能給學校提供一個較為清晰的發(fā)展歷程，以此幫助學校的管理人員在日后的管理工作中避免重復出現(xiàn)曾經的問題，也能幫助教師對自己的教學水平有一個清醒的認知，并在此基礎上，不斷地反思自己的教學，進而提高自己的業(yè)務能力。因此，中學檔案管理者應更新自己的管理理念，以保證自己進行更好地管理。

一、提高思想認識與自信心

檔案管理是學校發(fā)展中的重要部分。目前，很多中小學校對檔案管理工作仍不夠重視，然而，中學檔案在維護學校正常教學、融會教師教學成果方面卻有著極為重要的作用。因此，管理者要提高自己的思想認識，對做好工作充滿信心。

當今中學管理檔案方式主要為以下流程：首先由校內建立檔案室，將各部門總體檔案交由專人負責管理；其次根據(jù)工作需要將各部門整理的文件及資料經過認真挑選后，立卷或計件整理成冊；最后由檔案室的管理者對各檔案分類、編號，再根據(jù)立案單位、類別、內容等進行統(tǒng)計及存放。這一系列方法能保證文件的規(guī)范管理，隨時收集并分類、編號各種檔案，可以保證在需要查閱時能及時找到。

但僅僅做到以上步驟仍不夠完美。在實際檔案管理過程中，還應注重不斷完善檔案管理的措施及方法。中學檔案管理相關人員應加強管理意識、完善管理工作體系，對處理、使用完畢的檔案應做到及時收納，除校內檔案外，還應注重校外資料的整合，將涉及到中華傳統(tǒng)文化的資料收集到中學檔案之中，再把文化傳承與檔案管理的實際工作結合在一起，將傳統(tǒng)文化的收納及保存視為檔案管理工作的主體，使中學檔案管理不僅注重校內小事，更能順應時代潮流，達成多學科、多門類、多渠道、多層次上的和諧統(tǒng)一，進而更好地管理檔案貢獻綿薄之力。

二、應跟上時代潮流，學習基本的信息技術

任何工作都應順應時代的發(fā)展潮流，檔案管理也不例外，因此，管理者需增強自身的管理能力，同時也要增強管理工作的有效性，迅速掌握與計算機相關的管理技術，并將其熟練運用起來，才能真正做到順應時代的發(fā)展變化。

首先，管理者應提升自己使用計算機的能力與水平。這就要求管理者在日常生活中，多學習，多鉆研，最重要的是多使用計算機，這樣他們在面對這樣較為智能的管理時，不至于出現(xiàn)手忙腳亂的狀況。

其次，管理者應學會熟練操作打印機、傳真機等具有現(xiàn)代化的辦公設備，對于辦公室常使用到的錄像設備、刻盤、攝影等的使用方法，都要有基本的了解，對自動索引、自動借閱等操作要熟練掌握。如此一來，面對不斷更新的新科技，管理者不至于出現(xiàn)手忙腳亂的情況。

管理者只有不斷提升自身的素養(yǎng)，才能更好地投入到工作中去，因此，在新的時代潮流下，管理者應不斷充實自己、不斷學習，樹立起“活到老，學到老”的學習意識，將現(xiàn)代管理理念與前人總結下來的經驗結合在一起，這樣才能更好地進行管理。

三、心細手勤，檔案內容要充實

檔案的內容與數(shù)量在不斷增加，且檔案的保存形式多以“活頁盒”的形式存在，以確保可以隨時增加、借閱。鑒于此，管理者應做到手勤心細。

手勤心細，即管理者要將自己管轄范圍內的檔案數(shù)量理清楚，對要增添的內容及時放入活頁盒。對借閱出去的檔案要隨手記載，對還回來的文件要及時放回，這樣便能避免檔案遺失的情況出現(xiàn)。

除此之外，中學檔案中，相當多的數(shù)量是歷次的考試試卷，管理者對其進行細致地管理、保存，不僅能夠給教師調整教學進度、教學方式提供極大的幫助，即教師通過對歷次試卷的分析，能發(fā)現(xiàn)自己在教學中可能出現(xiàn)的知識漏洞或者錯誤，還能幫助教師保存珍貴的試卷資源。由此可見，檔案不僅對教師反思自身教學很重要，它對整頓教學秩序、改進教學進度，促進教師求知的深度和廣度都起著舉足輕重的作用，因此，管理者在平時的管理中，應做到細致有序，這樣才能為提高教學效率提供幫助。

總而言之，在檔案管理工作中，管理者也應秉持以上觀念，在日常工作中不急躁、不冒進、踏實做事、熱愛工作，在樹立工作自覺的同時將檔案管理精神不斷地匯集在檔案上，更要將其真正融入到日常工作與生活中，從而提升中學檔案管理的工作效率。

參考文獻：

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[2]鄭言平.《檔案法實施辦法》釋義之四，關于檔案的管理措施[J].中國檔案，1999，(12).